Come migliorare la gestione del tempo in un team di lavoro

La gestione del tempo di un team non è un argomento qualsiasi, è molto più simile all’apertura del vaso di Pandora. Esistono strategie e programmazione, ma poi esiste l’essere umano. E questo concetto deve essere chiaro a chiunque sia a capo di un team di lavoro e si occupa di team management per avere buone performance e un clima aziendale sereno. Quindi come migliorare la gestione del tempo in armonia alle esigenze delle persone?

Leggendo fino alla fine questo articolo. Troverai una serie di indicazioni che faranno certamente la differenza.

Facciamo una doverosa premessa. La gestione del tempo è una tematica molto pertinente con il concetto di procrastinazione. In questo articolo, infatti, abbiamo parlato proprio di suggerimenti pratici per ridurre la possibilità di dissipare in maniera improduttiva il proprio tempo.

Ecco quindi il primo punto da considerare nel time management: trovare il percorso per la produttività il più congeniale possibile al team di lavoro.

Migliorare la gestione del tempo in un team di lavoro. Come?

In un team di lavoro rapportarsi a persone differenti, con talenti variegati e tempi di esecuzione diversi per ogni soggetto è una prerogativa della persona che deve guidare la squadra, portandola a ottenere i risultati e a raggiungere gli obiettivi prefissati abbandonando la procrastinazione. Per ottenere una migliore gestione del tempo bisogna lavorare su più fronti, come la direzione di un’orchestra.

8 step attraverso i quali, chi è a capo di un progetto, potrà aiutare il proprio team a performare al meglio, a essere maggiormente consapevole della direzione comune e della responsabilità del singolo.

La riduzione di tempi morti e l’abbandono della procrastinazione saranno una naturale conseguenza. Leggi l’articolo fino alla fine e verifica se in qualche modo sei a conoscenza di tutti questi aspetti.

8 passi per migliorare il time management di un team di lavoro

1) Fornire tempestivamente e agilmente le informazioni

Ci sono due consuetudini comuni che si palesano nelle aziende. O la totale mancanza di comunicazione, o l’attuazione di una comunicazione invadente. In entrambi i casi, il risultato è un’incalcolabile perdita di tempo.

Quando la figura responsabile non fornisce informazioni tempestivamente, la prima conseguenza sul team sarà la necessità di rincorrere ogni singola informazione mancante, e di inserirla in corso d’opera nel quadro generale. Questo a cosa porta? A errori continui, ed è quasi impossibile che un progetto portato avanti senza informazioni tempestive, venga concluso privo di conseguenze negative.

D’altro canto, l’eccesso di comunicazioni non ha un esito migliore:

• Riunioni senza fine
• invii di e-mail come non ci fosse un domani
• continui riscontri richiesti. 

Se da un lato, non fornire al gruppo di lavoro informazioni tempestive è un problema enorme, dall’altro riempire di comunicazioni con una meticolosità ossessiva non offre un risultato migliore. Ci sono situazioni nelle quali si passa più tempo a leggere e scrivere mail – o immersi in infinite riunioni – che attuando realmente lo sviluppo del progetto.

Una comunicazione agile e precisa è la carta fondamentale per non perdere informazioni per strada e per non ingolfare il motore del gruppo. Aiuterà inoltre a mantenere alta la percezione del progetto nel suo insieme.

Hai mai pensato se da leader hai obiettivi chiari e sei in grado di trasmetterli? Dedica alcuni minuti di lettura anche a questo articolo. Sarà sicuramente utile per focalizzare meglio priorità e operatività.

2) Gestione del tempo attraverso una to do list efficace

Una lista efficace è la diretta conseguenza di una comunicazione efficace. Una persona a capo di un qualsiasi progetto deve esserne consapevole. Mettere il proprio team nella condizione di farsi un piano giornaliero – e complessivo – non è un’opzione. È un obbligo. 

Viviamo in un’epoca estremamente rapida. Lo scopo stesso del nostro progetto viene costantemente rivisto. Rielaborare punti già definiti per cambiate esigenze, è all’ordine del giorno. 

Ogni rielaborazione, è il trampolino di lancio per un errore dal quale ne conseguirà un altro ancora. Fornire informazioni precise consente di strutturare un programma di lavoro progressivo funzionale.

Un programma di lavoro funzionale sarà fondamentale per ovviare all’instabilità intrinseca del mercato. E non in ultimo, finalizzerà la gestione del tempo, riducendo la procrastinazione.

3) Gestione del tempo attraverso livelli di importanza e urgenza

Addentriamoci per un attimo ancora nel discorso pianificazione e chiariamo un ulteriore punto a dir poco fondamentale. 

Se tutto è urgente, allora nulla è urgente. Se tutto è importante, allora nulla è importante. Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante.

Dwight Eisenhower

Questa frase è attribuita a Dwight Eisenhower, ex presidente degli Stati Uniti d’America. Sulla base di questa frase nasce la Matrice Eisenhower, della quale non parleremo in questo articolo, ma ne daremo un significativo accenno. 

Urgente ed importante non sono sinonimi. Va compresa la differenza.

Urgente è un concetto legato ad un’unità di tempo.

Importante è un concetto legato alla rilevanza di un compito nel quadro complessivo.

Se sei a capo di un team, confondere urgenza ed importanza rappresenta uno scacco matto irrimediabile, per te e per tutto il gruppo di lavoro. Avere chiare le priorità e le tempistiche è fondamentale per consentire a tutti di organizzarsi adeguatamente e di conseguenza evitare perdita di tempo e procrastinazione.

Urgenza ed importanza sono alla base del concetto di Decision Making. È fondamentale avere chiaro a mente questo punto, sia per chi è a capo del progetto sia per chi deve rispondere alle direttive. Puoi approfondire ulteriormente questo argomento in questo articolo.

4) Inquadrare il momento

Una delle consapevolezze spesso ignorate in ambito di pianificazione, è il non considerare che i giorni della settimana sono diversi tra di loro. Alcuni compiti è bene svolgerli in determinati giorni piuttosto che altri.

Vi è capitato di leggere la mail di Google rivolta ai dipendenti diventata campagna pubblicitaria? Vi do un accenno del punto che ci interessa.

La nostra resa è differentemente a seconda del giorno della settimana:

Lunedì: fase di crescita; ideale per organizzazione e pianificazione. 

Martedì e mercoledì: fase costante; problem solving, analisi, sviluppo, creazione. 

Giovedì: fase di calo; ideale per riunioni dove l’attenzione richiesta non è decisionale ma di valutazione.

Venerdì: picco più basso; ideale per pianificare a lungo termine e creazione relazioni di lavoro.

Quando organizzi il lavoro per il tuo team, tieni conto di queste considerazioni? Se non lo fai, il rischio di portare a procrastinare i tuoi collaboratori è dietro l’angolo. 

5 ) Per migliorare la gestione del tempo, conosci il tuo team

Ogni dipendente è diverso da un altro. C’è la persona più rapida ed intuitiva e c’è la persona più tecnica e meticolosa. C’è chi finalizza meglio la creatività e chi invece perfezionerà un aspetto tecnico.

Attenzione. Non stiamo parlando di mansioni differenti. Pur nella medesima mansione, agiamo e performiamo con inclinazioni diverse. Ed è un bene che sia cosi. Non è una penalizzazione, semmai un vantaggio.

Perlomeno lo è se, chi è a capo, è in grado di leggere le diverse caratteristiche.

Sei consapevole che capire il vero talento di un individuo è un bene per tutto il team ed è la base per una corretta gestione del tempo?

6) Definire chiaramente i ruoli 

Questo aspetto è strettamente collegato al punto precedente. Comprendere le capacità di chi collabora con noi, significa inquadrare il ruolo che meglio riuscirà a ricoprire. Troppo spesso capita che sia la sbagliata ripartizione dei ruoli e dei compiti a condizionare in negativo la buona riuscita di un progetto.

A tutti è capitato di collaborare con persone totalmente fuori posto e di vivere sulla propria pelle le difficoltà che ne conseguono.

Se sei a capo di un progetto, hai due compiti fondamentali che stanno alla base di tutto. 

• Innanzitutto imparare a conoscere chi collabora con te e indirizzare verso compiti congeniali. 
• In secondo luogo dovrai fare in modo che tale differenziazione di compiti, scaturita dalla profonda conoscenza del gruppo, sia chiara a tutti.

Ogni persona deve sapere in maniera approfondita chi fa cosa. E l’intero gruppo deve sentirsi totalmente partecipe del lavoro del team e del raggiungimento degli obiettivi.

7) Stabilire obiettivi, individuali e collettivi

Avere obiettivi chiari e compiti ben definiti abbasserà notevolmente le possibilità di procrastinazione.

Verticalizzando solo per un attimo il concetto espresso sopra, ci saranno obiettivi comuni e obiettivi per ogni componente del team. Seguire ogni persona direttamente, dando indicazioni e finalizzazioni è fondamentale per focalizzare il lavoro.

Focalizzarsi è il presupposto per bypassare la procrastinazione e per una gestione del tempo ottimale.

8) Fornire supporto continuo

Chi è a capo, non dà solo disposizioni. Deve essere un punto fermo al quale rivolgersi ogni volta che una certezza vacilla, ogni volta che è necessario avere un’informazione determinante. Troppo spesso capita che chi è al comando non sia sul pezzo.

Tale attitudine destabilizza l’intero team. Se chi ha responsabilità latita, per quale motivo io che collaboro devo compensare alle sue mancanze?

Di contro, se chi ha responsabilità, ha il pieno controllo della situazione, tutto il team sarà concentrato a svolgere il compito. Ci sarà consapevolezza che nell’incertezza troveranno una persona in grado di sostenerli. 

Avere una sicurezza di questo tipo alle spalle, sarà un tassello fondamentale per una giusta gestione del tempo.

A tal riguardo, ti sei mai chiesto come appari ai tuoi collaboratori? Per esempio, saresti in grado di dire qual è il tuo stile di leadership e che effetti ha sul team?

Ti suggerisco questo articolo, che illustra le differenze tra 6 tipologie di leadership secondo Goleman. Ti sarà certamente utile.

La gestione del tempo di un team è buona, quando il team stesso funziona

La gestione del tempo sul lavoro non dipende da un unico ambito. Abbiamo visto 8 punti estremamente legati tra di loro che convogliano verso la stessa direzione: la consapevolezza che il team lavora bene quando tutti gli aspetti sono curati e in sinergia.

Non si può delegare il problema procrastinazione al singolo, se a capo del progetto c’è una figura non all’altezza. Essere all’altezza è un gioco di cesellature che spazia dalla preparazione tecnica fino – soprattutto – all’intelligenza emotiva.

Non tutte le figure di comando hanno le stesse capacità emotive. C’è chi sarà più portato agli aspetti tecnici e chi meno a livello di gestione del team, così come potrebbe accadere il contrario.

La verità però è che alla base di tutto c’è la consapevolezza del fatto che, ogni aspetto va preso in considerazione. Già questa presa di coscienza, di suo, farà tutta la differenza possibile.