Aumentare la produttività del tuo team: consigli pratici

Aumentare la produttività dei team di lavoro è da sempre una delle grandi priorità di ogni azienda che voglia scalare i processi e aumentare i profitti. Tuttavia, non sempre le due cose vanno assieme e scendere a compromessi è spesso inevitabile.

Una cosa resta costante, però: per ottenere gli obiettivi prefissati è necessario essere efficienti, massimizzando la produttività e aumentando le performance. L’efficienza, però, si ottiene da un mix di vari componenti che creano un team produttivo.

E dall’implementazioni di processi e strumenti adeguati. In questo articolo scoprirai come creare una piattaforma di collaborazione per il tuo team e rendere il flusso di lavoro efficace, gestire delle attività e la comunicazione con le soluzioni ONLYOFFICE potenti e sicure.

Che cos’e la suite per ufficio ONLYOFFICE?

Un pacchetto open source self-hosted ONLYOFFICE Docs è una valida alternativa alle soluzioni di Microsoft e Google per un lavoro in collaborazione su documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni e moduli digitali in tempo reale. Inoltre, puoi aprire e persino convertire i file PDF per poter cambiare i contenuti.

La suite è compatibile al 100% con i formati Office Open XML e OpenDocument: gli utenti possono aprire e modificare i documenti creati con Microsoft Office o qualsiasi altra suite alternativa. Dunque, ONLYOFFICE Docs lascia il look e la formattazione di file prodotto nelle varie suite uguale, sia quando lo apri che dopo che hai apportato le modifiche.

ONLYOFFICE punta sulla privacy e sicurezza. Il pacchetto è conforme con i regolamenti di protezione dei dati e normative GDPR. La suite per l’ufficio è sviluppata da Ascensio System, con la sede a Riga, Lettonia.

Integrazione con l’archiviazione dei dati

Creando uno spazio collaborativo per il tuo team, dovresti scegliere un luogo comodo, protetto, disponibile su vari dispositivi e tipi di accesso. ONLYOFFICE Docs è altamente flessibile nel modo in cui puoi archiviare i documenti. Puoi utilizzare ONLYOFFICE Docs all’interno di ONLYOFFICE Workspace, una piattaforma di collaborazione nativa. Lo spazio collaborativo omonimo fornisce di un proprio sistema di gestione e condivisione dei documenti, funzionalità di gestione dei progetti, posta, CRM, calendari, chat e altri strumenti di collaborazione. È disponibile come distribuzione interna sulla rete privata o come servizio cloud nel cloud pubblico.

La versione più recente della piattaforma di collaborazione è dotata di numerosi miglioramenti:

• Maggiore sicurezza dell’autenticazione
• Condivisione di cartelle tramite collegamenti esterni
• Modalità scura
• Posta migliorata
• Impersonificazione e altro.

Tuttavia, la suite ONLYOFFICE completa può essere integrata con il tuo ecosistema preferito:

• Piattaforme di e-learning come Moodle e Chamilo,
• Servizi CMS come WordPress, Drupal, ShaRePoint,
• Piattaforme sync&share – Nextcloud, ownCloud e Seafile,
• Soluzioni di issue tracking e gestione di flusso di lavoro come Jira e Redmine.

È inoltre possibile utilizzare il protocollo WOPI e delle versatili API ONLYOFFICE per abilitare integrazioni con altre ecosisteme.

Altissimo livello di sicurezza

Сon la maggior parte degli uffici che passa al lavoro da remoto o a modelli di lavoro ibridi, la sicurezza dei dati è una cosa essenziale. Pertanto, il software scelto per l’ufficio online deve essere sicuro e protetto durante su ogni tappa di lavoro. E qui la possibilità di integrare la suite d’ufficio ONLYOFFICE sul server proprio potrebbe escludere la maggior parte dei rischi.

ONLYOFFICE Docs offre ancora più opportunità per rafforzare la sicurezza dei contenuti. Lavorando sui documenti, sei libero di aggiungere firme digitali per verificarne l’autenticità. L’aggiunta di filigrane può aiutare a proteggere qualsiasi informazione riservata o sensibile. L’utilizzo della protezione con password non consentirà a nessuno di accedere al tuo documento senza una giusta combinazione. 

Per proteggere i tuoi dati, puoi anche limitare la copia, il download e la stampa di determinati documenti. È possibile abilitare la crittografia end-to-end per i file archiviati e persino per la modifica e la collaborazione in tempo reale per proteggere i dati più sensibili. Infine, ONLYOFFICE docs include JWT che esclude accesso non autorizzato e consente di limitare manualmente la durata della cache.

ONLYOFFICE Docs è un prodotto open-source, il che significa che il codice è pubblicamente disponibile per essere esaminato dall’interno e conoscere i metodi utilizzati per l’elaborazione dei dati.

Condivisione di file in modo sicuro 

Lavoro con i contenuti aziendali è inseparabile dalla domanda di condivisione e protezione dei dati sensibili. ONLYOFFICE tiene sotto controllo i tuoi documenti durante la modifica, l’archiviazione e la collaborazione e proteggere i tuoi dati da alterazioni o perdite. 

La suite ti offre vari diritti d’accesso a seconda delle tue necessità: accesso completo, sola lettura, revisione, commenti, compilazione di moduli e filtro personalizzato applicabile nei fogli di calcolo. 

Vera collaborazione senza limiti

Collaborando sui documenti, puoi condividerli con i colleghi o tramite link esterni. Lavora sullo stesso documento applicando varie modalità di co-editing – Fast per le modifiche visualizzate in tempo reale, o più privata, con blocco paragrafi, chiamata Strict.

Applica vari strumenti collaborativi:

Commenti. Aggiungi commenti per porre domande e risolvere problemi, 

Tag. Menziona gli utenti in essi per ricevere notifiche sulle tue richieste e condividi istantaneamente file con nuovi utenti,

Track changes. Puoi tenere traccia delle modifiche per far sapere agli altri cosa suggerisci di aggiungere, modificare o eliminare o rivedere le modifiche degli altri, navigare, accettarle e rifiutarle.

Confronto file. Allo stesso modo, puoi confrontare due documenti separati utilizzando Confronto documenti per sfogliare le differenze evidenziate e creare una versione finale del tuo contratto, articolo o modulo da file diversi.

Riprestino. La cronologia delle versioni in ONLYOFFICE Docs consente di esplorare chi, che cosa e quando ha modificato e permette di ripristinare qualsiasi versione del documento se desideri recuperare il contenuto perso o ripristinare le modifiche.

Comunicazione perfetta

Costruire connettività nel team è uno dei punti principali. Comunicare in una maniera efficace tra i colleghi significa che gli strumenti utilizzati sono a portata di mano e in linea con tutte le esigenze del team in termini di funzionalità nella pratica quotidiana.

Puoi discutere il processo dal vivo con i tuoi colleghi nella chat nativa dell’editor o connettere il tuo messenger Telegram utilizzando il plugin ufficiale per comunicare senza uscire dalla finestra del browser. 

Riunioni audio o video, webinar e streaming sono disponibili in pochi clic direttamente negli editor grazie al plugin Jitsi.

Le funzionalità estendibili

Parlando di plugin, si tratta di utilissime app in Docs per inserire video, modificare immagini, creare bibliografie con Mendeley, Zotero o EasyBib, tradurre testi con Google Traduttore o altre app di traduzione disponibili. Controlla la grammatica e ortografia con LanguageTool, inserisci i tuoi post nel blog direttamente dall’editor con il plugin WordPress, crea mappe mentali, organigrammi e infografiche con il servizio Draw.io integrato in ONLYOFFICE Docs, e molto altro ancora.

I plugin si possono aggiungere sia negli editor di testo sia nei fogli di calcolo e nelle presentazioni in soli due clic grazie al plugin Manager.

Moduli digitali personalizzabili e compilabili

ONLYOFFICE offre inedita funzionalità per creare modelli di moduli o documenti con i campi altamente personalizzabili da compilare ovunque tu sia. I moduli OFORM sono praticamente le funzionalità di Microsoft Office Content Controls insieme alla flessibilità di configurazione di Adobe Forms disponibili online come open source. 

Una volta compilati, puoi salvare i tuoi file in PDF, in modo che altri utenti possano aprire i moduli utilizzando qualsiasi editor PDF. I moduli ONLYOFFICE sono persino compatibili con Adobe Forms, il chè è un grande vantaggio. 

La soluzione supporta diversi tipi di campi che possono essere inseriti in un documento, come campi di testo, elenchi a discesa, pulsanti di opzione, immagini, caselle di controllo ecc. Puoi creare un nuovo modulo da zero o utilizzare un file DOCX esistente come modello. I modelli gratuiti sono disponibili sul sito web ufficiale e puoi scaricarli in qualsiasi momento o richiedere quelli di cui hai bisogno.

ONLYOFFICE Docs è l’ideale per il lavoro online, ma il suo client gratuito per Windows, Linux e macOS ti consente di creare moduli PDF compilabili anche localmente. Inoltre, ci sono app mobili gratuite per Android e iOS che consentono di compilare moduli in movimento. 

Gli editor ONLYOFFICE permettono di convertire un file PDF in DOCX per ulteriori modifiche ai documenti in pochi clic grazie al principio di lavorare con i file PDF significativamente riprogettato.

Le funzionalità aggiornate insieme alla possibilità di creare moduli ONLYOFFICE interattivi e altamente personalizzabili rende il tuo lavoro con i file PDF più fluido senza dover usare applicazioni di terze parti.

Lavoro offline e mobile all’interno della stessa struttura

Con ONLYOFFICE Desktop Editors, puoi trascorrere delle funzionalità online sul tuo desktop e utilizzare tutte le impostazioni locali di cui potresti aver bisogno. L’app offline è disponibile per Windows, Mac e Linux.

Collegando la tua app desktop a qualsiasi cloud di tua scelta, ottieni le stesse funzionalità per la collaborazione all’interno del tuo team.

L’app mobile ONLYOFFICE Documents per iOS o Android ti consente di utilizzare tutte le funzionalità della suite d’ufficio direttamente sul tuo dispositivo. È facile rimanere in linea con tutti gli ultimi aggiornamenti del tuo team, gestendo le loro attività online dal telefono ovunque tu sia.

Entrambe le app sono gratuite e possono funzionare come soluzione autonoma.

Uno dei punti principali della collaborazione in squadra è migliorare il lavoro sui documenti nel team che grazie alla nuova versione 7.3 di ONLYOFFICE Docs è diventato ancora più fluido e potente.