Come fare Digital Transformation in azienda oggi?

Molte aziende e realtà imprenditoriali sottovalutano la trasformazione digitale, ma è ormai una scelta fondamentale per aumentare il valore e la competitività di una realtà professionale e autorevole sul mercato. Un importante passo verso la modernità è un percorso attento e curato per rendere un’azienda pubblica o privata in grado di gestire e padroneggiare al meglio i vari strumenti digitali per fare il proprio lavoro. 

La pandemia di Covid ha inciso in maniera notevole sull’accelerazione dei progetti di trasformazione. L’espansione dei servizi digitali è diventata una necessità imprescindibile quando è risultato impossibile interagire con i clienti in modo analogico.

ha detto Oliver Wyman

Con la diffusione dello smart working in seguito alla pandemia la trasformazione digitale è diventata ancora più necessaria per rendere la tecnologia una valida alleata nel lavoro. Ma prima di addentrarci in questo processo è bene comprendere cosa intendiamo quando parliamo di digital transformation.

Cos’è la digital transformation

Per qualcuno si tratta di una vera e propria rivoluzione all’interno dell’azienda, e questa idea non è molto lontana dalla realtà. Infatti la trasformazione digitale implica un percorso di change management per predisporre il personale a fare il passo in avanti verso un nuovo modo di lavorare.

Vengono introdotti alcuni metodi di automazione, servizi abilitati per la digitalizzazione, un nuovo disegno dei vari processi, tutto sotto la guida del CIO, una figura tra l’ambito IT e il business che viene incaricata di ricoprire il ruolo di Digital Officer o Marketing Technologist e seguire tutto passo dopo passo.

Chi è e cosa fa il CIO – il Chief Innovation Officer

Questa figura professionale è fondamentale all’interno di un’azienda che vuole affrontare la trasformazione digitale. Il CIO deve costruire un business plan completo ed efficace e una strategia di IT modernization con adozione del cloud tenendo bene a mente gli obiettivi e le esigenze della propria azienda.

In questo processo deve provare a ridurre i costi, semplificare l’IT per operazioni più facili e veloci, e controllare i vari passaggi per raggiungere un cambiamento operativo e culturale che possa rendere la propria azienda al passo con i tempi.

Digital transformation: obiettivi e vantaggi

Prima di tutto è bene definire degli obiettivi chiari e quali iniziative adottare per raggiungerli. McKinsey in un suo studio sull’argomento ha sottolineato che

solo il 30% delle organizzazioni su scala globale e di ogni industria alle prese con la trasformazione digitale è soddisfatto dei risultati ottenuti.

La Digital Transformation passo per passo

I passi che di solito caratterizzano la digital transformation sono:

• un cambiamento del modo di lavorare dei dipendenti dell’azienda, i quali devono iniziare a utilizzare i vari strumenti digitali
• la modernizzazione dell’IT
• la definizione della leadership
• una forma di comunicazione trasparente verso tutti i vari dipartimenti
• collaborare e condividere le nuove strategie per un buon risultato finale.

Non esiste un processo univoco, perché ogni azienda ha le proprie esigenze e peculiarità, pertanto bisogna studiare una strategia adeguata e metterla in pratica.

Analizzare prima di tutto la situazione di partenza, mappare i flussi di lavoro e valutare le competenze digitali del personale, nonché i bisogni dei clienti. E iniziare quindi a rinnovare il sistema mettendo in atto progetti stimolanti e dettagliati, senza guardarsi indietro.

Digital transformation in azienda: quali strumenti utilizzare

Esistono una serie di soluzioni hi-tech per una completa ed efficace trasformazione digitale all’interno di un’azienda. A disposizione ci sono i servizi basati sul cloud, le tecnologie del mobile internet, le tecnologie web, i big data, il design thinking, strumenti di intelligenza artificiale, la robotica, le tecniche di machine learning neurale come il deep learning, la stampa 3D.

Ogni azienda può valutare lo strumento più efficace in base alle proprie esigenze e adottare la strategia più giusta per raggiungere i propri obiettivi.

Non solo tecnologie, ma anche processi: elaborare una roadmap

Esistono soluzioni più o meno sofisticate che concorrono tutte a un aumento e diversificazione delle abilità tecnologiche dell’azienda, la quale così è in grado di competere sul mercato nell’ambito professionale di interesse.

Si consiglia di elaborare una roadmap con i vari punti da seguire:

• Chi coinvolgere nel processo?
• Quali miglioramenti implementare grazie alla trasformazione digitale?
• Le tempistiche previste.
• Il budget da investire.
• Le attività necessarie per istruire il personale alla cultura digitale.
• Quali strumenti digitali adottare per l’intera popolazione aziendale?

Digital Transformation: addio carta e benvenuta automazione

Uno dei passi fondamentali della trasformazione digitale è eliminare la carta il più possibile e quindi avviare la fase che viene chiamata “dematerializzazione” che prevede di sostituire i documenti cartacei con documenti digitali. Il data entry manuale però ha i suoi buoni margini di errore, pertanto è bene procedere con un’automazione del processo di back office.

Pensiamo per esempio alle aziende che gestiscono ogni giorno numerose fatture e contratti. Il gestionale deve essere veloce e intuitivo, ma soprattutto automatico. Le tecnologie che possono aiutare in questa soluzione sono molteplici, dall’RPA (Robotic process automatico) alle piattaforme di gestione documentate e BPM (Business Process Management), oppure app mobile, big data e analytics, Internet of Things e Machine Learning.

Se opportunamente configurati questi software possono emulare le attività di una risorsa umana e interagire con le applicazioni, sollevando il personale dell’azienda dalle incombenze dei processi amministrativi come i controlli, l’acquisizione e l’inserimento dei dati.

L’RPA in particolare ha un costo competitivo e aiuta a velocizzare i processi, 15 volte più di un essere umano, senza il minimo impatto sui sistemi informativi e richiede tempi e costi di sviluppo molto bassi.

Il BPM invece comprende tutte quelle attività necessarie per definire, ottimizzare e monitorare i vari processi aziendali con il fine di rendere efficace e competitivo il business.

Dopo aver stabilito gli obiettivi e i benefici da ottenere occorre studiare alcuni esempi di successo di digital transformation e capire i dati utili che possono aiutare a pianificare una strategia di raccolta vantaggiosa e completa. Tra i vari passaggi del BPM sono previsti analisi dei processi in tempo reale, condivisione di informazioni tra applicazioni aziendali diverse, e l’utilizzo di tool per individuare i punti deboli e rimediare.

Prima di lasciarti voglio consigliarti la lettura di questo articolo di McKinsey per approfondire come creare una Roadmap per la Digital Transformation.