Indicatori chiave di performance per le PMI del settore Quaternario

Leggendo il titolo di questo articolo, sono certo che molti di voi avranno strabuzzato gli occhi chiedendosi il significato di una locuzione così complessa.
Per cui è necessario che prima di affrontare i concetti chiave, provveda a definire puntualmente alcuni concetti:

Cosa sono gli indicatori chiave di performance?

Normalmente abbreviati in inglese con il termine KPI, rappresentano una misura quantificabile del raggiungimento degli obiettivi prefissati operativi e strategici.

Qual è il settore Quaternario?

Il Settore Quaternario, talvolta indicato come settore terziario avanzato, consta di quelle aziende che offrono i seguenti servizi: information technology, ricerca e sviluppo, information generation, media, consulenza, formazione, graphic & design. In buona sostanza include tutti quei servizi che si fondano sulle informazioni e sulle competenze. La quasi totalità delle aziende facenti parte di questo settore hanno in comune tra loro il fatto che offrano ai propri clienti un servizio e non un prodotto fisico.
Dall’esperienza maturata in questi anni in Seedble con alcuni clienti del servizio Smart Management  è risultato che gli indicatori più utilizzati dalle aziende facenti parte di questo settore, per monitorare gli andamenti del proprio business, erano troppo spesso legati solamente alla prospettiva finanziaria e agli indici di bilancio.
Seppur non si possa prescindere da questi ritengo che non siano in alcun modo sufficienti a rappresentare (soprattutto nel lungo termine) l’andamento di un’azienda.
È necessario infatti che vengano stabiliti e monitorati KPI che attengano anche a queste tre prospettive:

• Organizzativa
• Strategica
• Di Posizionamento sul mercato

Ovviamente non si può iniziare dal nulla a implementare dei KPI all’interno di un’azienda. Essi infatti, come già detto in precedenza, sono solo una misura per cui, per essere realmente utili, devono discendere da una pianificazione strategica e devono essere supportati da un sistema di misurazione efficiente.
Di seguito ecco alcuni esempi di KPI che potreste tenere in considerazione nel caso foste titolari o manager di aziende facenti parti del settore quaternario:

• Win Rate: che potremmo definire come la percentuale di proposte che si trasformano in lavori effettivamente svolti. Percentuali molto basse dovrebbero aprire una riflessione del management sul metodo di “qualificazione” delle opportunità di business, sul pricing e sul proprio target di riferimento.
• Scostamento percentuale tra preventivo e consuntivo: di norma consulenti, professionisti e designer effettuano preventivi stimando il tempo che andrà dedicato allo svolgimento di una determinata attività. È opportuno, al termine di ogni lavoro, misurare e confrontare le stime con l’effettività al fine di analizzarne le differenze.
  Nel caso in cui dall’analisi ci si accorga di avere una percentuale di scostamento molto elevata, bisogna andare a fondo per capire se è stata l’azienda consulente a sottostimare oppure se è il cliente che se ne è approfittato. Nel primo caso, sarebbe opportuno che il management nelle volte successive applicasse una percentuale in aumento sul prezzo finale. Nel secondo caso invece, al fine di evitare questi comportamenti opportunistici (che si trasformano in perdite) potrebbe essere conveniente dedicare più tempo e soldi alla contrattualistica al fine di tutelarsi.
• Tasso di insolvenza o ritardo nei pagamenti: questo indicatore a mio avviso è uno dei più importanti e sottovalutati. Mio malgrado ho avuto a che fare direttamente o per mezzo dei miei clienti con situazioni nelle quali i professionisti o le aziende rilevavano un tasso molto elevato di questo KPI.
  Seppur sia un fattore da loro non direttamente controllabile, è opportuno che vengano poste in essere delle procedure al fine di minimizzarlo. Questo può essere fatto con un adeguato utilizzo della contrattualistica e dei mezzi di pagamento (SDD, Ricevute Bancarie), nonché dall’analisi della solidità finanziaria (Crif, Banche dati etc…) dei clienti.
  Talvolta può essere più conveniente dire no ad un cliente, piuttosto che imbarcarsi in una lotta per la riscossione del proprio compenso (che oltre che al tempo porta via molte energie nervose e, spesso, economiche).
• Percentuale di turnover del personale: un valore elevato di questo KPI può essere esplicativo di molte problematiche aziendali. Partiamo dal presupposto che ogni licenziamento o dimissione di un dipendente in primis rappresenta un esborso economico per l’azienda o professionista. Inoltre alla problematica economica diretta, si collega anche quella di “perdita” di tempo per ricercare una nuova risorsa e per inserirla all’interno della routine aziendale.
  L’analisi delle motivazioni di eventuali valori elevati di tale KPI, potrebbe consentire all’azienda di rivedere il proprio processo di HR, di inquadramento e di remunerazione.

Questi sono solamente esempi di possibili KPI da tenere in considerazione. Come già ribadito è necessario che ogni azienda ricerchi quelli che più siano più rappresentativi per la propria struttura e per il proprio Business Model. Al fine di mantenere un giusto bilanciamento tra monitoraggio e attività core, ogni azienda non dovrebbe scegliere più di 12-15 KPI da tenere in considerazione (meglio se suddivisi uniformemente tra le varie prospettive).
Scrivimi quali sono i KPI che implementeresti per definire la tua migliore strategia di business.