HR Outsourcing: quando esternalizzare ha i suoi vantaggi

La Direzione Risorse Umane occupa sempre di più un ruolo strategico all’interno delle organizzazioni. Concentrare le competenze dell’HR su attività di core business esternalizzando alcuni processi, può portare a vantaggi concreti di efficacia ed efficienza.

To Outsource: cosa si intende?

Con Outsourcing si intende l’affidamento strutturale e non occasionale a un fornitore esterno di funzioni, servizi o interi processi aziendali, produttivi o di supporto. Il fornitore è lo specialista di attività non core del Committente, poiché fa di queste, la propria attività principale.
L’outsourcing si contrappone al modello di integrazione verticale, ovvero alla gestione ed esecuzione interna di tutte le attività produttive e di supporto al proprio business (In-house), adottato in particolare dalle aziende occidentali.
Aziende specializzate nella fornitura di servizi in outsourcing esistono fin dagli anni ’60, ma il termine ha iniziato ad essere popolare tra i manager negli anni ’90.
Il contesto sempre più competitivo, dinamico e in evoluzione dei mercati, richiede alle imprese di focalizzarsi sul proprio business e soddisfare la domanda attraverso una differenziazione e un miglioramento della qualità dell’offerta, limitando i costi.    
Il ricorso all’outsourcing consente alle aziende di accedere a competenze professionali, indispensabili allo svolgimento di alcune funzioni o processi fondamentali e necessari, ma non core per l’azienda, mantenendo in casa le competenze chiave e specifiche per la sua attività principale.
La scelta di andare in outsourcing dipende dalle strategie aziendali. Partendo da una mappatura delle attività, delle competenze e dei processi aziendali, quali attività conviene ed è strategico gestire in-house o esternalizzare?
È possibile delegare ad un fornitore esterno diverse attività aziendali, quali ad esempio i servizi informatici, la sicurezza e la qualità, gli affari legali, la logistica… E alcune funzioni di gestione delle Risorse Umane.

HR Outsourcing perché conviene?

Pensiamo alla nostra Direzione Risorse Umane. La vediamo navigare quotidianamente tra due scogli: management e Persone. Le attività da svolgere sono tantissime e di natura contrapposta perché sono finalizzate a garantire da una parte (verso il management) risultati in termini di monitoraggio e strategia, dall’altra tutela e crescita personali, professionali ed economiche nel rispetto del patto siglato con ogni collaboratore nel momento dell’assunzione.
Le attività insite alla Direzione Risorse Umane comprendono:

• Amministrazione: gestione delle presenze e delle variabili mensili, elaborazione paghe e contributi, pratiche amministrative, rapporti con gli Enti previdenziali e assistenziali, rapporti con le banche, scadenze e adempimenti di legge;
• Gestione: elaborazione di politiche retributive, piani di welfare, previsione e monitoraggio dei costi, rapporti sindacali, risoluzione dei conflitti;
• Sviluppo: mappatura delle competenze, valutazione delle performance, pianificazione di percorsi formativi.

La complessità dipende dalla realtà aziendale, ma per adempiere a tutte queste attività, gli addetti ai lavori dovrebbero possedere diverse competenze:

• Economiche: elementi di organizzazione aziendale, project management, contabilità e controllo di gestione;
• Psicologiche: per la gestione delle relazioni, dei conflitti e delle negoziazioni;
• Trasversali: capacità di organizzazione, pianificazione e gestione del lavoro;
• Giuridiche: al fine di garantire la conformità normativa;
• Comunicative: al fine di assicurare una corretta condivisione delle informazioni aziendali;
• Digitali: per promuovere e guidare la digitalizzazione dei processi HR e aziendali.

Analizzando le attività e le competenze, quali sono strategiche per l’azienda? Quali sarebbe conveniente delegare a un fornitore esterno? Perché?  
L’Outsourcing per la Direzione Risorse Umane interessa principalmente tre macro aree:

1. Gestione stipendi o payroll (per un approfondimento, vedi: Payroll delle mie brame)
2. Reclutamento, formazione e sviluppo
3. Sistemi informativi per l’HR

Quali sono i vantaggi di esternalizzare una funzione, un processo o parte di esso?

I vantaggi dell’HR Outsourcing in termini di efficienza e di efficacia sono molti. Se volessimo racchiuderli in tre parole:

• COSTI

Uno dei principali fattori che spingono le imprese a scegliere il modello di outsourcing è la riduzione e la flessibilità dei costi. Spesso però la valutazione del costo è approssimativa e legata solamente ai costi diretti, senza considerare la diminuzione dei costi indiretti, derivanti dagli impatti delle inefficienze di un processo sugli altri processi aziendali e difficilmente misurabili, e che dovrebbero incidere maggiormente sulla scelta di esternalizzazione.

• TEMPO

L’opzione di ricorrere all’outsourcing permette di ridurre il tempo dedicato ad attività amministrative e di routine, quindi recuperarlo per concentrare le risorse interne ad attività strategiche per l’impresa.

• QUALITA’

Un progetto di HR Outsourcing strategico consente di migliorare il servizio generale della Direzione Risorse Umane grazie alla possibilità di: accedere a una maggiore professionalità (messa a disposizione dal fornitore per la funzione specifica delegata); ottimizzare i processi quindi ridurre la complessità gestionale; aumentare la capacità di innovazione.
Il ricorso all’outsourcing potrebbe essere un’opportunità per allineare la People Strategy alla Business Strategy. Think about it.