Gli spazi di lavoro ibridi e la dimensione phygital: l’unione perfetta tra digitale e reale

Ormai non possiamo più considerare il remote working come una parentesi dovuta all’emergenza pandemica. Anche nel post-Covid e nel new normal, infatti, il lavoro da remoto continuerà a rappresentare una parte fondamentale del nuovo modo di lavorare. Ed è proprio per questo, quindi, che si è iniziato a parlare dei cosiddetti spazi di lavoro ibridi.

Questi, nella loro accezione più basilare, rappresentano semplicemente gli spazi di lavoro caratterizzati non più da un’unica dimensione di luogo (l’ufficio), ma da più dimensioni che si alternano tra di loro (ufficio, casa, treno ecc). Per le aziende più innovative, però, lo spazio ibrido non è solo questo: nella sua accezione più avanzata (che si è affermata negli ultimi mesi), infatti, questo arriva a connotare anche una nuova dimensione (c.d. phygital) caratterizzata da una commistione, integrazione e contaminazione tra le diverse realtà di luogo (siano esse fisiche o virtuali) in cui le persone si possono trovare a lavorare oggi. Si tratta dei cosiddetti uffici virtuali, di cui già da un po’ si è iniziato a vociferare. 

Gli uffici virtuali sono luoghi dedicati all’incontro ed al lavoro online con i colleghi, ai quali le persone possono accedere direttamente dallo smartphone o dal pc, indipendentemente dal luogo fisico in cui si trovano. Chi segue Spremute Digitali si ricorderà, ad esempio, dell’articolo sulla startup Coderblock. 

Poiché abbiamo riscontrato che l’attenzione e l’interesse verso questo tema sono sempre più insistenti, abbiamo deciso di parlarne in un webinar dedicato proprio all’hybrid workplace insieme a Danilo Costa, CEO & Founder di Coderblock, all’interno di Unlock Innovation – il percorso di Seedble in più appuntamenti online, ideato per diffondere l’innovazione. 

Nella nostra chiacchierata sull’hybrid workplace, abbiamo analizzato nel dettaglio i vantaggi offerti dallo spazio di lavoro ibrido ed approfondito le modalità più efficaci per crearlo.

I vantaggi dello spazio di lavoro ibrido

Quali vantaggi sarà possibile raggiungere tramite l’implementazione di spazi di lavoro ibridi? Vediamone insieme i principali:

• Possibilità di scegliere

Prima della pandemia e della diffusione del remote working, pochissime persone avevano la possibilità di scegliere il luogo da cui svolgere la propria attività lavorativa. Oggi, invece, questa diventa una possibilità concreta e reale: adesso che infatti non ci sono più ostacoli tecnologici a frenarci, o retaggi culturali da sradicare (o quasi!), possiamo scegliere di volta in volta la dimensione di luogo da cui lavorare; è proprio questo il concetto fondante dell’ABW (Activity Based Working), la metodologia alla base del ripensamento dei luoghi di lavoro in funzione del flusso di attività svolte, in cui l’esperienza di interazione della persona con lo spazio è volta a garantire produttività e flessibilità tramite diverse configurazioni dell’ufficio.

Per fare questo, ovviamente, sarà necessario che gli spazi di lavoro siano adeguati (anche in termini di tecnologie) e pensati proprio per essere al servizio delle attività che le persone si potrebbero trovare a svolgere al loro interno (e la metodologia ABW, in particolare, individua 4 esigenze fondamentali che ogni ufficio dovrebbe tutelare con spazi dedicati: contemplazione, comunicazione, collaborazione e concentrazione). 

• Produttività

È una diretta conseguenza della possibilità di scegliere. Potendo lavorare in spazi diversi a seconda del tipo di attività, le persone potranno scegliere dove lavorare anche in base al luogo dove performano meglio (e, quindi, in maniera più efficiente e produttiva) per quella specifica attività che devono svolgere. 

• Sviluppo e condivisione di idee

Un grande vantaggio degli spazi ibridi, nella loro accezione più avanzata, è sicuramente rappresentato dalla possibilità di recuperare (almeno in buona parte) il famoso momento di socialità con i colleghi, che prima era garantito dagli incontri casuali in azienda (si pensi al famoso momento davanti alla macchinetta del caffè) e che adesso, in remoto, manca così tanto. E, badiamo bene, la socialità non manca solo alle persone, ma anche alle aziende: le conversazioni alla macchinetta del caffè, infatti, sono momenti non programmabili e di estremo valore per il knowledge sharing aziendale.

La riduzione di questi momenti di “collisione” si traduce, infatti, in un numero ridotto di interazioni volte a portare condivisione di idee e conoscenza tra i colleghi – cosa che va a svantaggio dell’ innovazione all’interno dell’azienda.

• Ingaggio delle persone/attaccamento all’azienda

Riuscire ad avvicinare persone lontane (e, quindi, anche chi lavora da remoto con chi lavora dall’ufficio) potrebbe far recuperare alle aziende l’attaccamento al brand che inevitabilmente si è perso con il remote working. Chi non respira più quotidianamente l’ambiente dell’ufficio, infatti, vive anche meno l’azienda e quindi si sente per forza di cose meno legato alla stessa.

Questo fenomeno è adesso particolarmente sentito dalle aziende, dato che accresce il tasso di turnover e il rischio di perdita dei talenti (più facilmente suscettibili alle sirene provenienti da realtà esterne). Lo spazio di lavoro ibrido, quindi, permette anche di aumentare l’engagement delle persone e l’attaccamento all’azienda.

Come costruire uno spazio phygital

L’avvento del lavoro da remoto ha portato con sé molti interrogativi. Quella che all’inizio poteva infatti sembrare un’ottima opportunità per conciliare (o ancor meglio, integrare) la vita personale con il lavoro (chi non si è specializzato nel cucinare o fare lavatrici tra una call e l’altra, scagli la prima pietra!), si è poi rivelato un modo di lavorare più complesso del previsto e ricco di risvolti inaspettati.

Nel pre-Covid, ad esempio, davamo per scontata la valenza sociale dell’ufficio, mentre oggi è l’elemento che forse più manca a chi lavora molto da remoto. Avendo ormai assodato che questa nuova modalità lavorativa è tutt’altro che una parentesi emergenziale, dobbiamo dunque rimboccarci le maniche e far sì che la dimensione remota si integri e dialoghi con quella fisica.

Per poterlo fare, va da sé che ogni dimensione lavorativa dovrà essere organizzata al meglio, in modo non solo da mettere le persone nella possibilità di lavorare in maniera efficace e soddisfacente da ogni luogo, ma anche in modo da collegare ed integrare tra di loro tutte le varie realtà di spazio. L’esperienza lavorativa è passata, infatti, da essere generalmente relegata ad un’unica dimensione di spazio, ad essere caratterizzata da molteplici dimensioni – e accezioni – di luogo. La sfida che si pone dinanzi alle aziende è allora proprio quella di integrare al meglio tutti questi “luoghi” di lavoro, in modo che le persone possano trarre il massimo in termini di esperienza da ciascuno di essi. 

Ma come fare per integrare le varie dimensioni di spazio? Affinché ci sia una perfetta commistione tra tutti i nuovi luoghi di lavoro, è necessario che questi si contaminino a vicenda:

Contaminazione dello spazio fisico con elementi che lo avvicinino allo spazio remoto

Il luogo fisico dell’ufficio dovrà rivestirsi di nuove tecnologie in grado di facilitare l’incontro virtuale con i colleghi che lavorano in remoto; questo comprende, ad esempio, anche la costruzione di un ufficio dotato di tecnologia IoT (Internet of Things).

Ma non basta: l’ufficio, infatti, dovrà anche reinterpretare i propri spazi per essere in grado di garantire non solo la presenza di luoghi adatti al lavoro di gruppo di persona, ma anche di luoghi più piccoli ed insonorizzati per garantire un’efficace esperienza di lavoro in gruppo, anche qualora una parte di questo sia in remoto (e lo stesso vale, ad esempio, anche per gli spazi creativi di collaborazione o di sviluppo di idee).

Contaminazione dello spazio digitale con elementi che lo avvicinino allo spazio fisico

La tecnologia oggi ci offre tutte le soluzioni di cui abbiamo bisogno per avvicinare tra di loro le persone che lavorano a distanza. La realtà dell’ufficio virtuale, ovviamente, ne rappresenta la massima espressione: un ufficio da poter vivere sullo schermo e dove poter ritrovare collaboratori e colleghi con cui poter interagire socialmente o lavorare (tramite integrazione di sistemi di videochiamata, chat ecc.).

Coderblock ne è un esempio: da quando è nata, infatti, questa startup ha non solo costruito (dalla programmazione al design) gli uffici virtuali di molte aziende, ma ha anche “ospitato” nei suoi spazi virtuali fiere ed eventi aziendali. Va da sé che la realtà virtuale, ovviamente, non sostituirà del tutto il contatto umano, ma renderà possibile il contatto sociale in tutte quelle occasioni in cui questo non potrebbe altrimenti essere ipotizzabile.

L’ufficio virtuale costituisce quindi un’ulteriore evoluzione (in grado, infatti, di favorire anche l’interazione sociale) delle piattaforme per il lavoro e la collaborazione da remoto che già da molti mesi si sono affermate: si veda ad esempio Miro, una piattaforma virtuale per collaborare in gruppo su lavagne condivise e fare brainstorming (con tanto di post-it e flussi di idee), o Lumapps, la piattaforma di comunicazione interna che funziona da employee hub, connettendo ed integrando le piattaforme digitali dell’azienda in modo da offrire un unico access point per i lavoratori.

Leggi anche Quale piattaforma di digital collaboration fa per te?

È chiaro che quello verso lo spazio di lavoro ibrido è, ovviamente, un percorso fatto di varie tappe, ma dobbiamo pensare che i primi passi li abbiamo già fatti e li stiamo già facendo, nella misura in cui abbiamo già alcune persone che lavorano da remoto e persone che lavorano dall’ufficio; si tratta quindi adesso solamente di costruire degli spazi dedicati ad entrambe queste realtà, in modo che le stesse possano integrarsi al meglio. È importante anche tenere presente che questo tipo di attività si incastra, comunque, anche all’interno di un più ampio progetto volto ad innovare l’intera employee experience, da ripensare in base ovviamente alle caratteristiche peculiari di ogni azienda (come sottolineato anche quando abbiamo parlato di Cultura Innovativa e dell’importanza di avere una cultura aziendale a supporto di questi progetti verso l’innovazione).

All’interno del percorso Unlock Innovation, Seedble, infatti, ripercorre le varie tappe attraverso cui le aziende devono passare per trasformarsi in realtà innovative. Ti consiglio quindi di non perderti i prossimi webinar perché continueremo il nostro percorso volto a democratizzare l’innovazione e parleremo anche di Data Driven Company, per capire come sprigionare l’innovazione partendo dai dati ed efficientare processi e attività per un miglioramento delle performance.

Hai seguito il webinar o vuoi farmi sapere cosa ne pensi degli spazi di lavoro ibridi? Scrivilo nei commenti! Oppure ascolta la nostra Audiospremuta con Dario Saramin su ufficio e lavoro del futuro.