Come redigere un budget aziendale

In questi anni di esperienza come advisor e mentor, non ho ancora trovato un’azienda che, nel corso della propria attività, non si sia trovata, almeno una volta, con il problema di dover incassare delle fatture, oppure di non aver sufficiente liquidità per procedere con pagamenti a dipendenti e fornitori.
Analizzando queste situazioni, di primo acchito, possiamo attribuire la causa delle difficoltà a fattori esogeni (insolvenza clienti, mancanza di lavoro, imprevisti di natura straordinaria) non controllabili dall’imprenditore o dai manager.
A mio parere invece buona parte della colpa è da attribuire alla mancata pianificazione aziendale.

Il piano di budget lo strumento indispensabile per l’impresa

Un buon manager dovrebbe essere in grado di prevedere i rischi della propria attività, e dovrebbe porre in essere delle best practice che gli permettano di farsi trovare pronto e di affrontare le difficoltà che gli si presenteranno davanti.
Uno strumento dal quale non si può prescindere è il piano di budget, attraverso il quale l’azienda stabilisce come allocare le proprie risorse disponibili (al momento presente e in momenti successivi). L’orizzonte di tempo da prendere in considerazione di norma è l’anno solare, ma soprattutto per le micro e piccole imprese, necessita di essere scomposto in trimestri solari.
Per poter costruire un budget che sia affidabile, il primo punto dal quale partire è quello di avere una contabilità affidabile e aggiornata al minuto prima: devono essere registrate tutte le fatture, riconciliati gli estratti conto bancari e il danaro in cassa, nonché deve essere presente un piano dei conti ben strutturato.
Una volta aggiornati i dati possono essere inserite le voci di entrate e uscite.

Come costruire un budget di impresa affidabile?

• ENTRATE: si procede con la determinazione della liquidità (incasso fatture clienti, nuovi contratti, finanziamenti bancari, crediti di imposta, contributi pubblici etc) che l’azienda avrà a disposizione per l’intervallo di riferimento. Non si tratta solamente di fornire una definizione quantitativa, ma andrà fatta anche una analisi qualitativa che tenga conto delle incertezze legate a queste voci (an e quantum).Per poter effettuare tali valutazioni ci si può basare sui risultati storici dell’azienda e su delle valutazione oggettive che il manager dovrà mettere in atto.
  Potrebbe essere utile assegnare un punteggio di rischiosità per ogni voce e, a livello aziendale, potrà essere stabilita una propensione massima al rischio oltre la quale l’azienda non dovrà andare; tutto ciò sarà molto utile ai manager in quanto eviterà di doversi ricordare troppo tardi e a cose fatte di quel famoso e odioso proverbio “non dire gatto se non ce l’hai nel sacco“.

• USCITE: la determinazione delle uscite per spese correnti e investimenti, richiede un processo iterativo leggermente complesso. Per prima cosa vanno definiti con precisione i costi fissi di struttura (affitto, oneri condominiali, utenze, costi societari) e i costi per personale e collaborazioni professionali.
  Anche in questo caso si dovrà tenere conto dell’incertezza dei valori, e prudenzialmente è sempre consigliabile attribuire un fattore di rischio legato non tanto alla manifestazione del costo, ma soprattutto all’entità dello stesso che potrebbe subire delle modifiche in eccesso (per esempio al venir meno di alcune condizioni, come sgravi contributivi o crediti di imposta).Una volta inserite queste voci di costo si dovrà procedere con una prima analisi del saldo, dal quale si potrà evincere il budget a disposizione per attività come promozione, ricerca e sviluppo e nuove collaborazioni professionali.
  La determinazione di tali voci deve essere fatta in maniera molto dettagliata: ha poco senso e, soprattutto, porta a imprecisioni nell’ammontare, scrivere ad esempio “spese di ricerca e sviluppo € 1.000″ senza aver definito nello specifico obiettivi e utilizzi.
  Bisogna porre attenzione al fatto che il saldo disponibile sarà formato anche da quelle entrate per i quali si è attribuito un profilo di rischiosità per tale motivo le uscite che verranno finanziate con questa liquidità, dovranno essere collegate al manifestarsi dell’evento, al fine di non far mancare la copertura economica.

Una volta completato il budget previsionale, l’attività non è terminata, ma è richiesto che esso venga costantemente aggiornato per rispondere al mutamento delle esigenze e delle necessità aziendali e, soprattutto al termine dell’orizzonte di riferimento, è necessario procedere con la valutazione degli scostamenti da quanto preventivato, in modo da poter essere maggiormente precisi per i periodi successivi.

Il piano di budget è fondamentale per la fase di decision making

Il piano di budget è uno strumento essenziale per imprenditori e manager nella fase di decision making, in quanto è meglio prevedere e affrontare per tempo le crisi di liquidità aziendale piuttosto che trovarcisi dentro e con margini di manovra pressoché nulli.
Il tool più utilizzato per la redazione di un piano di budget è senza dubbio Excel (in quanto alla portata di tutti dal punto di vista economico e di conoscenze), ma ha la limitazione del dover inserire i dati manualmente.
Il mio consiglio per imprenditori e manager è quello di investire un po’ di tempo e risorse per provare a dotarsi di un software che attinga i dati dal proprio software di contabilità o, per i più evoluti, dal proprio software ERP o CPM.