Lean Thinking in azienda, cosa si può imparare dalle startup

Il Lean Thinking, letteralmente “pensiero snello”, è una strategia operativa che nasce nel mondo automotive, ma ha il grande vantaggio di essere adattabile a qualsiasi settore, contesto o area aziendale. Scopriamo di più su come nasce e come funziona, qual è il suo rapporto con il mondo delle startup e come applicare concretamente il Lean Thinking in azienda.

Nel mondo degli affari di oggi, le aziende devono affrontare una concorrenza sempre più agguerrita e clienti con aspettative sempre più elevate. Questo mette una pressione costante sulle risorse aziendali, spingendo le organizzazioni a cercare soluzioni innovative per ridurre gli sprechi e migliorare l’efficienza.

Ma come possono le aziende identificare e affrontare efficacemente questi problemi, trovando al contempo modi per soddisfare e superare le aspettative dei clienti?

Ecco dove entra in gioco il Lean Thinking. Nel corso di questo articolo, esploreremo come questa potente metodologia possa aiutare le aziende a individuare le aree di miglioramento, eliminare gli sprechi e ottimizzare i processi per raggiungere un livello di efficienza e agilità senza precedenti.

Inoltre, analizzeremo come il Lean Thinking possa essere applicato con successo in diversi contesti, dalle startup alle aziende più consolidate, offrendo soluzioni concrete per affrontare le sfide del mercato odierno.

Cos’è il Lean Thinking, significato e definizione

Il Lean Thinking è una modalità di management che si concentra sull’abbattimento degli sprechi, con l’obiettivo di mettere a punto processi standardizzati che siano a basso costo e al tempo stesso altamente efficienti. Come? Sfruttando la possibilità di ottimizzare la realizzazione dei prodotti e dei servizi erogati in funzione della domanda.

Una strategia da attuarsi non solo con il contributo delle figure chiave nell’organigramma aziendale, ma anche di tutto il team e i collaboratori, compresi i soggetti esterni che si relazionano all’impresa, come i fornitori.

Questo perché il Lean Thinking abbraccia l’intera realtà aziendale, dai valori alla produzione, passando per il management. Coinvolge tutti gli aspetti pratici, compreso il lavoro quotidiano delle persone, il cui apporto, di conseguenza, è indispensabile per realizzare una conversione concreta al pensiero snello.

Il Lean Thinking, come vedremo in questo articolo, tiene in grande considerazione la misurazione dei risultati per apportare continui miglioramenti alla strategia applicata.

Tutte caratteristiche e best practice, queste che abbiamo appena elencato, che le startup mettono spesso in azione “automaticamente”, perché avendo poche risorse devono necessariamente ottimizzare i processi e fare in modo da misurare con grande attenzione i risultati.

Nel Toyotismo le radici del pensiero snello

La strategia del Lean Thinking è stata concettualizzata a partire da un preciso sistema di management, il Toyota Production System (TPS), che ha portato ottimi risultati concreti. Il TPS è stato sviluppato in Giappone negli anni del dopoguerra sotto la guida dell’ingegnere meccanico Taiichi Ohno, e si focalizza sui principi di efficientamento, lotta agli sprechi e continuous improvement.

Non è facile riassumere il concetto in poche righe, ma possiamo dire che seguendo il TPS si produce in base alla domanda del mercato e si valorizzano le capacità degli operai. Inoltre, si sfrutta l’automazione in maniera flessibile, si organizzano in modo funzionale gli operatori e più in generale si usano le risorse disponibili nel modo più produttivo possibile, per incrementare al massimo ma con intelligenza la produzione.

Nel dopoguerra, l’intero comparto industriale giapponese soffriva per la mancanza di risorse, il TPS è stato ideato dalla Toyota per superare il grave e lungo momento di crisi. Va sottolineato che la Toyota, a differenza delle grandi aziende automobilistiche americane, negli anni ‘50 non aveva un grosso impianto produttivo su cui contare.

Il toyotismo si contrappone al fordismo, che agli inizi del Novecento sancisce la nascita della produzione in serie di oggetti dalle caratteristiche omogenee, grazie alla catena di montaggio e all’organizzazione del lavoro in operazioni semplici, che anche i meno esperti possono eseguire.

La produzione di massa vera e propria è quanto di più lontano da un sistema di lean management. Prima di tutto perché non bada a spese o sprechi e inonda il mercato di prodotti. In secondo luogo perché non valorizza affatto le capacità dei membri del team.

La nascita ufficiale della strategia lean

Attenzione, il Toyotismo non coincide con il Lean Thinking ma è, piuttosto, il suo precursore. La prima volta che troviamo il termine il Lean Thinking è il 1990, in una ricerca del Massachusetts Institute of Technology (MIT). 

Poi ritroviamo il concetto raccontato e analizzato in modo approfondito nel libro “The machine that changed the world” di James P. Womack, Daniel T. Jones e Daniel Roos (coinvolti anche nello studio del MIT).

Quando il libro viene pubblicato per la prima volta, la Toyota era grande la metà della General Motors. Venti anni dopo, invece, Toyota era diventata l’azienda automobilistica più grande del mondo.

Il legame tra startup e pensiero snello

Alla base del Lean Thinking si trova l’idea di fare di più con meno, usando quello che si ha a disposizione nel modo più produttivo possibile. Come sappiamo bene le startup non hanno molte risorse, soprattutto economiche. Ma spesso possono contare su un team forte, proprio come la Toyota negli anni del Dopoguerra.

Ecco perché, guardando alle startup e al loro percorso di crescita, è possibile trovare moltissimi spunti per applicare concretamente il pensiero snello in azienda, valorizzando le competenze delle persone, producendo servizi e prodotti in linea con i reali bisogni del mercato, ed evitando qualunque spreco.

Le startup, infine, sono abituate a misurare costantemente i propri progressi perché devono informare eventuali soci, investitori, advisor e business developer di “come sta evolvendo il business”. Avere in mente precisi benchmark per misurare quanto ogni azione sta funzionando (oppure no) è fondamentale per il successo di ogni impresa.

Perché il Lean Thinking produce cambiamenti concreti in azienda

Grazie al pensiero snello, in azienda si stabiliscono nuove best practice che permettono di produrre di più consumando meno risorse. In questo modo non solo si favorisce lo sviluppo della competitività nel proprio settore di riferimento ma si riesce anche a garantire un minore impatto della propria attività sull’ambiente, un tema oggi quanto mai importante.

Come abbiamo già sottolineato, quando si decide di applicare i principi del Lean Thinking, tutta l’azienda viene coinvolta, perché si tratta di una visione di insieme che modifica ogni processo, nessuno escluso.

• Prodotti e servizi vengono progettati in modo tale da ottimizzare il flusso delle operazioni di realizzazione senza sprecare tempo, energia o materie prime.
• Lo studio del mercato di riferimento consente di realizzare quello di cui la clientela ha bisogno dal punto di vista della qualità e della quantità.
• Tutti quegli ostacoli che rendono il lavoro più difficoltoso vengono eliminati per migliorare l’operatività.
• Le forniture vengono gestite in modo intelligente, senza fare scorte “inutili”, con una produzione che privilegia il just in time.

L’ottimizzazione riguarda anche gli uffici amministrativi e le attività di marketing.

Le origini del Lean Thinking provengono dall’ambito manifatturiero ma oggi il pensiero snello viene applicato con successo a tutti i processi operativi: progettazione e sviluppo del prodotto, logistica, amministrazione eccetera. Vediamo insieme qualche esempio.

Esempi e spunti per applicare il modello Lean Thinking

Le metodologie del Lean Thinking si possono applicare a tutte le aree di lavoro all’interno di un’impresa. Ecco alcuni esempi concreti ,partendo dal comparto produzione.

L’impatto potenziale del Lean Thinking sul comparto produttivo è dirompente. Pensiamo a quanto possa essere significativo riuscire a ridurre i costi del prodotto per essere più competitivi sul mercato. 

Come? Grazie al pensiero snello si può riorganizzare operativamente la produzione: ottimizzare l’uso degli spazi, ridurre i tempi di esecuzione delle operazioni più critiche, diminuire le scorte di materiali grezzi, semilavorati o prodotti finiti, e molto altro ancora.

Contrariamente a quello che si potrebbe pensare, coinvolgendo direttamente il personale nella strategia di Lean Thinking, è possibile fare tutto questo e al tempo stesso incrementare l’affidabilità del sistema produttivo in termini di rispetto della programmazione. Meno scorte non deve significare più rischi di consegnare in ritardo.

Le startup che scelgono di lanciare i propri prodotti sul mercato tramite campagna di reward crowdfunding, offrendo sconti e promozioni agli early adopters, adottano una forma originale di lean thinking. 

Di solito, infatti, producono solo il numero di prodotti richiesto dai partecipanti alla campagna e al contempo testano il reale interesse del mercato.

Pensiero snello per gli uffici

Molto spesso il personale d’ufficio lavora per “compartimenti stagni”, quindi chi si occupa delle vendite o della fatturazione, ad esempio, non si coordina con l’ufficio acquisti o con il marketing. Le giornate di lavoro tendono a essere disomogenee con periodi di sovraccarico che si alternano a momenti in cui l’operatività è bassa.

Anche per questo può essere difficile capire qual è il numero giusto di addetti di cui si ha bisogno. Inoltre, spesso gli uffici sono angusti, scarsamente illuminati, oppure rumorosi, disordinati eccetera, in una parola: non sono adeguati a dare al team quello di cui ha bisogno per lavorare al meglio.

Applicare il pensiero snello negli uffici significa talvolta proprio ridisegnare gli spazi, focalizzandosi su luminosità, ergonomia e ordine. Ma soprattutto vuol dire ripensare i processi di lavoro per renderli più efficienti, abbandonando alcune tecnologie e strumenti digitali in favore di altri, misurando nel tempo i risultati ottenuti.

I team delle startup, spesso ridotti all’osso nelle fasi iniziali di pre-seed e seed, spesso mettono in campo competenze multidisciplinari ottimizzando il proprio tempo in azioni concrete a vantaggio dello sviluppo della neonata società. 

Inoltre, lavorando in co-working e hub sono spesso inseriti in un contesto che stimola la creatività, la collaborazione e il networking. E di certo nelle loro giornate non ci sono tempi morti…

Pensiero snello per magazzini e forniture

Quando si applicano le strategie di Lean Thinking, in un certo senso si eliminano i confini tra azienda e fornitori. L’obiettivo è sempre quello di migliorare il servizio e garantire di consegnare per tempo prodotti o servizi di qualità, senza per questo riempirsi di scorte o anticipare eccessivamente l’esecuzione di alcuni lavori, sovraccaricando il personale.

Si lavora quindi per ridurre i tempi di fornitura e i costi totali di acquisto, intervenendo non tanto o comunque non solo sul costo del singolo componente in sé, ma su tutti i costi collegati. Come quelli di gestione dell’approvvigionamento, movimentazione interna e simili. 

Questo ricordandosi sempre che le persone fanno la differenza. Quindi il pensiero snello applicato alla gestione del magazzino prevede, ad esempio, di fare formazione al personale, offrendo corsi e strumenti per la crescita professionale. Ma anche di coinvolgere i fornitori negli obiettivi del progetto di impresa.

Per fare un esempio, la startup Fedro, realtà distributiva di prodotti agroalimentari a filiera corta e trasparente per la ristorazione, seleziona e certifica i produttori dando loro visibilità e inserendoli in una community di promozione delle più virtuose filiere produttive agricole. Il fornitore diventa parte attiva del successo dell’azienda.

Pensiero snello per il management

Le figure chiave dell’organigramma aziendale dovrebbero comprendere, come prima cosa, che le modalità di organizzazione del lavoro e le metriche “classiche” orientate alla produzione di massa di prodotti e servizi sono contrarie al Lean Thinking. 

Quindi, è necessario riprogrammare il proprio modo di pensare e di agire. Bisogna cambiare mentalità per mettere in campo con soddisfazione le strategie del pensiero snello. 

Il Lean Thinking negli uffici amministrativi e nel management prevede, ad esempio, lo snellimento dei processi amministrativi, riducendo lo spreco di tempo e le azioni ridondanti o inutili. E di instaurare un diverso rapporto con i sottoposti, promuovendo una maggiore suddivisione dei compiti e responsabilizzazione dei lavoratori.

I manager spesso fanno fatica a demandare. Il lean thinking prevede un confronto più aperto con il personale e la creazione di team più orientati all’interdisciplinarietà. Vanno stabiliti obiettivi condivisi e misurabili e revisioni periodiche dei risultati conseguiti.

Nelle startup, soprattutto nelle prime fasi di crescita, c’è un grande scambio tra founder e team e tutti possono contribuire al progetto di impresa, proprio come promuove il lean thinking.

Cosa fare per mettere in campo il pensiero snello

Il Lean Thinking non è affatto un modello astratto o uno slogan ma un veicolo di trasformazione concreta. Per dare un quadro generale di come applicare il Lean Thinking in azienda riassumiamo i suoi principi.

1. Il punto di partenza è sempre l’identificazione dei processi, delle azioni e delle abitudini che rappresentano uno spreco di risorse. Bisogna capire cosa porta valore e cosa invece è superfluo, dal punto di vista dei processi ma anche per quanto riguarda i prodotti e i servizi offerti, ricordandosi che l’offerta ha valore nel momento in cui soddisfa la clientela target. Quei prodotti e servizi che incontrano i bisogni delle brand personas danno la possibilità di trasferire i costi sui clienti, tutti gli altri no.
2. In seconda battuta è necessario tracciare il flusso di valore per ogni prodotto o servizio, mettendo nero su bianco le attività necessarie a ottenerlo. Analizzare il flusso di valore serve ancora una volta a capire meglio dove si spreca e soprattutto quanto si spreca. Esistono anche attività che non creano valore ma sono comunque necessarie, perché non si possono eliminare in modo semplice o veloce. Ma magari si potranno eliminare in futuro, facendo investimenti su macchinari, strumenti digitali, infrastrutture eccetera. Poi ci sono sempre, invece, una serie di ostacoli che si possono abbattere in modo più o meno immediato.
3. A questo punto vanno eliminate le attività che non creano valore e riorganizzare tutte le altre in un flusso continuo. Si abbattono le barriere e le divisioni tra i vari “compartimenti” dell’azienda. Questo concetto è più facile da comprendere se si pensa al mondo produttivo, generalmente organizzato per funzioni, lotti, code di lavoro. Il Lean Thinking punta invece a un flusso continuo di lavoro dalla materia grezza al prodotto finito. 
4. A questo punto bisogna fare in modo che il flusso sia guidato dal cliente e non dalle esigenze dell’azienda o dalle idee dei manager. Significa progettare, programmare e realizzare solo quello che la clientela target vuole nel momento in cui lo vuole. Da questo punto di vista le startup sono spesso molto capaci, perché offrono prodotti dall’elevato contenuto tecnologico e innovativo, che vengono studiati proprio per risolvere un problema inevaso all’interno del mercato di riferimento. 
5. Definito un flusso che permette di ridurre sprechi e costi ottimizzando spazio, tempo e risorse, arriva il momento di perseguire il miglioramento continuo. Il Lean Thinking promuove l’analisi continua del lavoro svolto e sprona a misurare i risultati in termini oggettivi. Ogni volta che emergono nuovi sprechi bisogna eliminarli per ottimizzare ulteriormente il lavoro.

Hai bisogno del Lean Thinking se…

Vediamo una serie di situazioni che il Lean Thinking può risolvere con grande efficacia. 

1. Reparti che non riescono a collaborare
2. Mancanza di condivisione della vision e dei valori aziendali
3. Errori ripetuti che impattano negativamente sui profitti
4. Carichi di lavoro mal distribuiti
5. Emergenze continue e picchi di lavoro che richiedono grande spreco di risorse
6. Costi fuori controllo
7. Personale impegnato in tante attività secondarie non strettamente collegate alla realizzazione del prodotto o del servizio
8. Costi elevati del prodotto o del servizio finale, che fanno perdere terreno rispetto alla concorrenza
9. Mancanza di obiettivi chiari
10. Basso grado di innovazione dei processi e formazione del personale

Conclusioni

Qualsiasi azienda può essere migliorata dal Lean Thinking. È importante però che le figure chiave nell’organigramma ci credano e trasmettano fiducia a tutto il team su quanto può essere realizzato, modificando abitudini consolidate e strategie ormai date per scontate.

Il Lean Thinking è un insieme di strumenti che trasformano completamente le aziende. Le società che fanno proprio questo paradigma ragionano e lavorano in modo diverso e altamente innovativo, proprio come le startup. E possono così riuscire a crescere in modo significativo, facendo molta meno fatica.