Quali sono gli elementi chiave dello Smart Workplace?

Termini come Smart Working e Smart Workplace da oltre un anno sono diventati di uso comune nel mondo del lavoro. La pandemia ha accelerato notevolmente i processi di cambiamento e la cosa è innegabile; ma è pur vero che già da tempo molti lavoratori erano alla ricerca di nuovi stimoli e nuove flessibilità che il vecchio contesto produttivo non era in grado di concepire. 

Tutto, ovviamente, ruota attorno al termine “smart”. Molto semplicemente questo termine si può tradurre con intelligente, brillante, rapido; tutte accezioni che danno un po’ il quadro generale di cosa vuol dire Smart Working. Parliamo di un tipo di lavoro flessibile, intelligente ed in grado di adattarsi alle esigenze dei dipendenti; parliamo di un qualcosa di “leggero” che non deve sottostare all’imposizione dettata dalle quattro mura di un ufficio e alla scomodità di una sedia da lavoro. Stiamo parlando di un qualcosa di estremamente malleabile, che può essere plasmato a proprio piacimento su altri parametri che camminano di pari passo con la produttività; elementi come il tempo libero e la vita personale, che chiaramente si coniugano male con il classico concetto di lavoro in ufficio tra spostamenti in città e le canoniche otto ore.

Ovviamente a questo fa seguito il concetto di Smart Workplace, perché questa rivoluzione non cambia solo le persone, ma anche i posti.

Il luogo di lavoro è diventato il punto in cui si incontrano, anzitutto, nuove tecnologie: il cloud, l’automazione, l’Intelligenza Artificiale e via dicendo. 

Poi, ovviamente, non si parla più di ufficio nel senso classico del termine: ormai è sufficiente un computer o uno smartphone e una connessione; a prescindere che ci si trovi in casa, sulla cima di una montagna, in riva al mare o in una caffetteria in centro. A sparire sono state fisicamente le quattro mura e la scrivania nel senso classico del termine.

Infine è cambiato anche il rapporto con il posto di lavoro. Sono entrate in gioco tante dinamiche che tengono in considerazione lo spazio e il tempo, ma non quello passato fisicamente in ufficio, ma quello da gestire a seconda dei propri bisogni che, se ben usato, coincide con un aumento di produttività non indifferente.

Perché la necessità di Smart Workplace?

Se questa domanda fosse stata posta all’inizio dell’emergenza sanitaria la risposta sarebbe stata decisamente più semplice: perché sono cambiati i bisogni delle aziende e dei lavoratori davanti a una criticità imprevista.

Pensiamo agli strumenti di produttività personale e a quelli per la collaborazione e la comunicazione. Una vera e propria rivoluzione nei modi e nei tempi di lavoro, che fino a due anni fa difficilmente avrebbero attecchito con la stessa “facilità”.  Volendo scattare un’istantanea della situazione attuale troviamo il predominio delle e-mail, della messaggistica istantanea, degli strumenti per la condivisione e la gestione da remoto dei documenti e via dicendo.

Tutte soluzioni smart che permettono di essere produttivi in qualsiasi posto e in qualsiasi momento. 

E lo stesso discorso vale per l’interazione con i colleghi che è diventata anch’essa più smart e più veloce. Applicazioni di messaggistica e videoconferenze sono diventate all’ordine del giorno. Forse si è persa un po’ quella vicinanza che caratterizzava il vecchio mondo del lavoro; ma sicuramente è stato un grande risultato in termini di comunicazioni di lavoro e gestione di documenti e materiali.

Tuttavia, ad oggi, mentre scrivo, dopo 18 mesi dall’inizio della pandemia, la risposta potrebbe essere ben diversa e includerebbe tutta una serie di nuove dinamiche che hanno “sconvolto” la vita dei lavoratori.

Anzitutto si è riscoperto il valore del proprio tempo. Non si parla più di tempo di lavoro prendendo come riferimento le canoniche otto ore, ma si immagina una gestione dei ritmi produttivi più vicina ai bisogni del singolo. Intendiamoci, i dipendenti in Smart Working non lavorano di meno, gestiscono il tempo in maniera differente e più in linea con i propri bisogni. 

Stesso discorso per i nuovi strumenti utilizzati per fronteggiare l’epidemia che sono diventati dei preziosi compagni di viaggio. Tutto ciò che oggi viene utilizzato per semplificare comunicazione e collaborazione aziendale difficilmente potrà essere dimenticato a beneficio dei vecchi e macchinosi metodi del passato. 

Ovviamente poi c’è la riscoperta degli spazi di cui sopra, che ha portato le persone a scegliere un posto differente dalle canoniche quattro mura; un posto più in linea col proprio benessere fisico e mentale, che rende più produttivi e più appagati.

A fronte di tutto questo è evidente che la risposta al perché si ha la necessità di un posto lavoro più smart si trova nel fatto che è cambiata la vita (produttiva e non) delle persone. Paradossalmente è stato un cambiamento totalmente inaspettato a dettare i nuovi paradigmi del mondo del lavoro ; eppure solo adesso ci si rende conto di quanto questo sia stato necessario e indispensabile.

Tecnologie e strumenti di collaborazione che non possono mancare negli uffici intelligenti

Come già detto, poter pensare di mettere in atto questa rivoluzione senza gli strumenti giusti sarebbe stato inconcepibile, e se questo cambiamento ha preso piede ed è diventato una vera alternativa il merito è anche di tante soluzioni pensate per modernizzare il mondo del lavoro e tutto ciò che vi ruota attorno.

Secondo il Politecnico di Milano esistono quattro categorie di strumenti che identificano lo Smart Working e elementi chiave dello Smart Workplace:

• Applicazioni per la Social Collaboration, le quali hanno il compito di potenziare e agevolare la comunicazione e la condivisione tra le persone. Pensiamo alle mail, alla messaggistica istantanea, al file sharing, al cloud e agli strumenti per le videoconferenze.
• Sistemi per la Security, che consentono l’accesso ai file e ai sistemi aziendali da qualunque dispositivo in maniera sicura; tutelando la privacy e i dati stessi.
• Strumenti per la Mobility, i quali consentono di poter lavorare in qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Pensiamo agli smartphone, ai pc portatili…
• Soluzioni per la Workplace Technology, focalizzate sull’efficienza dei posti di lavoro, pensando anche ai servizi per aiutare i lavoratori agili. Pensiamo ad esempio ai sistemi per le teleconferenze, alle reti mobili…

Fortunatamente parliamo di strumenti giusti nel momento giusto. Se da una parte è vero che queste tecnologie sono state in grado di agevolare la diffusione di concetti come Smart Working e Smart Workplace, è anche vero che sono arrivati nel momento giusto.

Pensiamo se questa situazione fosse capitata 15 o 20 anni fa, con la rete internet lenta e con cellulari e computer ingombranti e, ovviamente, non sempre connessi. Probabilmente sarebbe stato molto più complesso in questi termini definire il lavoro con aggettivi come agile o smart.

Quali sono gli elementi chiave dello Smart Workplace?

Sicuramente tutte queste tecnologie di cui abbiamo parlato sono parte integrante della definizione di Smart Workplace; ovviamente senza di esse, come abbiamo appena visto, difficilmente si sarebbe arrivati alla situazione di adesso con la stessa “tranquillità” e la stessa dinamicità.

Poi un altro degli elementi chiave è la comprensione del cambiamento in atto da parte di aziende e Pubblica Amministrazione. Se per il futuro già si pensa a un sistema ibrido tra lavoro da remoto e lavoro in presenza; o addirittura a figure professionali completamente in Smart Working, si deve soprattutto alla percezione che hanno avuto i dirigenti nel saper comprendere le nuove dinamiche e capire la direzione che prenderà il lavoro.

Per questo in prospettiva della ripartenza dell’Italia e del mondo intero, in molti hanno già fatto i conti con il futuro, riuscendo, per certi versi, ad anticiparlo e a saper sfruttare tutte le opportunità che può offrire.

Ultimo, ma non per importanza, il vero ruolo chiave dello Smart Workplace è affidato ai lavoratori che con i cambiamenti in atto hanno riacquistato fiducia in se stessi e nei loro spazi. Dopo questi 18 mesi terribili sono usciti rafforzati, dando prova a tutti della loro resilienza; allo stesso tempo, però, hanno dimostrato a se stessi (e ai dirigenti) che un’alternativa è possibile e molto spesso è migliore della “vecchia strada”.