Perché la definizione del budget è fondamentale per l’impresa

Il budget è lo strumento tramite il quale si effettua una previsione relativa all’andamento economico-finanziario dell’azienda. È un elemento necessario da considerare e definire perché utile a stabilire gli obiettivi che si vogliono conseguire e allocare le risorse e i mezzi che servono per raggiungere gli stessi.
Gli aspetti che rendono fondamentale la definizione del budget sono essenzialmente tre:

1. Sancisce in modo chiaro e netto le responsabilità del management che si deve impegnare per raggiungere gli obiettivi prefissati;
2. Esibisce una serie di parametri con cui è possibile confrontare i risultati ottenuti con quelli inizialmente programmati;
3. È uno strumento che attribuisce responsabilità e motivazione a tutti i dipendenti di un’azienda.

Caratteristiche e tipologie di budget

Visto dal lato tecnico, il budget è costituito da una serie di documenti (stato patrimoniale, conto economico e budget finanziario) che mettono in evidenza gli obiettivi economico-finanziari che un’azienda si pone nel breve periodo (in tal senso si parla di bilancio preventivo).
Trattandosi di obiettivi rivolti al futuro, il budget conferisce al management l’abitudine di guardare sempre in avanti, prevenendo eventuali errori di previsione e permettendo ai dirigenti di rettificare la traiettoria di business lungo il percorso, qualora fosse stata pianificata in maniera errata.
Tra le tipologie di budget più comuni all’interno di un’impresa, troviamo:

• Budget commerciale;
• Budget di produzione;
• Budget dei volumi di produzione e delle scorte;
• Budget degli acquisti;
• Budget dei costi di struttura.

Per approfondimenti leggi anche Come redigere un budget aziendale

Il processo di formazione e definizione del budget

Il primo budget da prendere in considerazione è sicuramente quello commerciale. Infatti, i dati contenuti all’interno del piano di marketing dovrebbero fornire dati e previsioni realistiche sull’ammontare delle vendite e quindi sulle previsioni di ricavo. Sulla base di queste informazioni, poi, vengono definiti gli altri budget.

Il budget di produzione concerne la realizzazione di beni o servizi che siano in linea con i programmi di vendita. Bisogna poi valutare quanti prodotti conservare in magazzino e, sulla base di questa scelta, stabilire quanto investire sulla produzione (Budget dei volumi di produzione e delle scorte).
Giunti a questo punto si deve ragionare sul budget degli acquisti, ovverosia quanto serve per produrre le unità di prodotto. Per definire quanto scritto finora, tuttavia, è necessario conoscere la struttura produttiva ossia l’elenco complessivo dei costi da affrontare.
In tal senso si parla di budget dei costi di struttura nel quale bisogna contemplare:

• Budget della direzione generale;
• La gestione del personale;
• Budget degli investimenti da realizzare;
• Budget delle fonti di finanziamento.

Una volta che il tutto il processo di formazione del budget è portato a compimento, si ottiene quello che avevamo accennato all’inizio: il conto economico di previsione (con annessi costi e ricavi), uno stato patrimoniale costituito da tutti gli investimenti da realizzare ed il budget finanziario, tramite il quale si accerta la fattibilità finanziaria di tutti i budget elaborati in precedenza.

La mensilizzazione del budget

La mensilizzazione, è la segmentazione del budget economico in mesi o trimestri, ragionando su quanto si dovrà sostenere o si potrà conseguire nel mese di riferimento.
Facciamo un esempio: è in arrivo l’estate e l’impresa dovrà tener conto delle ferie e di un possibile abbassamento della produzione e delle vendite. La mensilizzazione consente di verificare se l’azienda riesce a mantenersi costante con gli obiettivi prefissati o in caso contrario se è necessario effettuare azioni correttive.
Per sostenere le imprese in questa parte fondamentale di definizione del budget ci sono software che forniscono soluzioni ottimali per il budgeting ed il forecasting in grado di funzionare per singole aree aziendali, ed allo stesso tempo coordinare le stesse nel momento della pianificazione.
Sono strumenti dedicati a tutte quelle realtà che non avendo le competenze interne, oppure il tempo di fare previsioni economico-finanziarie dell’azienda, vogliono comunque cogliere nella proattività e nel controllo dell’avanzamento operativo, un vantaggio competitivo.
 

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