Ci sono strumenti indispensabili che non possono mancare nella valigia di un remote worker

Il Remote Working è una modalità lavorativa che permette ai professionisti di lavorare al di fuori dell’ufficio, senza alcun vincolo spaziale. Questa tipologia di lavoro parte dal concetto che le attività lavorative non necessitino di un posto specifico come l’ufficio per essere svolte con successo. Per far sì che una persona possa lavorare tranquillamente, bisogna replicare tramite l’utilizzo di una serie di strumenti digitali e non, le stesse condizioni.
Mettendo da parte per un momento quelli che sono i benefit del lavorare da remoto e soprattutto i motivi che spingono le persone a lavorarci, proverò a stilare una lista completa di strumenti indispensabili per qualsivoglia remote workers.
Basterà quindi rileggere di volta in volta questa check list per ricordare con facilità tutto ciò che c’è da portare in viaggio e per non vivere situazioni spiacevoli che potrebbero rendere impossibile lo svolgimento delle attività lavorative.

Remote worker check list: la lista degli strumenti indispensabili per lavorare da remoto

La prima distinzione da fare è quella tra strumenti fisici e strumenti digitali.

Per un remote worker sarebbe impossibile lavorare senza: gli strumenti fisici

Per strumenti fisici si intendono tutti quegli oggetti tangibili che possiamo toccare con mano, senza i quali sarebbe impossibile lavorare:
– Personal Computer: strumento principale per la realizzazione delle attività lavorative. Praticamente tutto il lavoro del remote worker è concentrato nel proprio PC. Ci sono varie filosofie di pensiero sulla dimensione dello schermo del Laptop, in quanto più grande è e più peso si avrà da portare in giro.
Contestualmente però avere un PC con schermo troppo piccolo, senza poterlo collegare ad uno schermo esterno più grande, rende le attività più complicate. Un buon compromesso credo possa essere uno schermo da circa 13 pollici e soprattutto una buona batteria, così da non doverlo collegare obbligatoriamente ad una fonte di elettricità.
Oppure una buona soluzione è quella di utilizzare il tuo smartphone come pc, proiettandolo su qualsiasi monitor grazie al Chromecast, così il peso che dovrai portarti dietro sarà veramente minimo.
– Smartphone: altro dispositivo indispensabile per la gestione delle attività lavorative. Tramite smartphone è ormai possibile tenere traccia di tutti gli appuntamenti, consultare la mail, avere in qualsiasi momento la disponibilità dell’agenda, delle scadenze e di tutte quelle informazioni utili per svolgere la propria mansione.
Installando sullo smartphone le dovute app, si ha a tutti gli effetti uno strumento strategico del lavoro, che mantiene connessi a qualsiasi ora. Anche in questo caso mi sento di consigliare un dispositivo con schermo mediamente grande, per poter scrivere e consultare dati con facilità.
Una delle funzionalità più utili dello smartphone è l’Hotspot Personale, cioè la possibilità di far connettere altri dispositivi alla rete. Ad esempio tramite smartphone mi capita spesso di fornire la connessione Internet al PC per svolgere delle presentazioni.
– Hotspot: nel caso in cui il tuo smartphone non abbia la funzionalità Hotspot, conviene portare sempre con sé la cosiddetta “saponetta”, un dispositivo di piccole dimensioni che tramite la connessione dati di una scheda Sim, permette la connessione di altri dispositivi.
Il remote worker, che non è sempre certo di avere una connessione stabile, con l’Hotspot può dormire sonni tranquilli.

– Cuffie con microfono: le ritengo di fondamentale importanza, in quanto permettono di isolarsi nei posti più rumorosi per svolgere le proprie attività con assoluta tranquillità.
Inoltre durante i web meeting, le comunicazioni tramite cuffie e microfono sono molto più chiare, infatti non c’è il bisogno alzare la voce per farsi sentire e vengono eliminati i fastidiosi brusii di fondo.
– Mouse: un “puntatore” esterno potrebbe funzionare meglio del trackpad perché permette di non perdere tempo nello spostarsi tra le cartelle del PC o tra le righe di un documento.
Io preferisco il Mouse wireless, che non ha cavo, è molto piccolo e per collegarlo basta inserire una piccolissima porta USB. Attenzione, nel caso di Mouse Wireless, non dimenticare mai delle pile di ricambio!
– Agenda e penne: “scripta manent, verba volant” dicevano i latini e non posso che concordare con loro. Ad oggi sono convinto che carta e penna rimangano gli strumenti più efficaci per poter prendere appunti, segnare informazioni in maniera rapida e fare degli schemi che aiutino a riordinare le idee.
Ad esempio, per quanto riguarda le To-Do List giornaliere non mi sento di consigliare alcuna app di produttività, di cui i vari Stores digitali (App Store e Google Play) pullulano.
Sono abituato a scrivere su un quadernetto dove tengo traccia di tutto ciò che accade nella giornata.
Oltre agli strumenti digitali che poi vanno aggiornati di volta in volta con le informazioni più significative per allineare i propri colleghi e l’organizzazione, il quaderno diventa uno strumento importante di memoria storica, nel quale poter trovare anche appunti secondari.
– Power Bank: sono convinto che il Power Bank sia stata una delle invenzioni più influenti degli ultimi 10 anni. Avere una fonte di ricarica disponibile in qualsiasi luogo in qualsiasi momento è un sogno ad occhi aperti per tutti coloro che almeno una volta, sono rimasti senza batteria, mentre dovevano fare qualcosa di importante.
Anche in questo caso bisogna trovare il giusto compromesso tra dimensione e capacità di carica dello stesso.
– Presa Multi-Nazione: il remote worker solitamente viaggia tanto e si sposta nel mondo, conviene portare sempre con se, nel proprio zaino da lavoro, una presa multi nazione da utilizzare quando serve. Mi è capitato di dover cercare a prima mattina, un adattatore della presa italiana per poter collegare il computer. Questo posso assicurarlo, non è affatto piacevole.
– Carica batterie: ricorda sempre tutti i carica batterie, quello del PC, dello smartphone, del power bank. Sembra banale, ma dimenticare un carica batterie del PC può diventare un problema insormontabile.

Gli strumenti digitali del remote worker per essere sempre efficace

Per strumenti digitali, invece, si intendono tutte quelle applicazioni web, app mobile, software che favoriscono e facilitano lo svolgimento del lavoro:
– Skype, Zoom, Appear e GoToMeeting: sono alcune delle piattaforme di comunicazione più utili e efficaci. Danno la possibilità di realizzare riunioni web audio/video da qualsiasi dispositivo e permettono la condivisione del proprio schermo per poter mostrare ai partecipanti qualsiasi tipologia di contenuto.
Per potersi connettere basta ricevere un link, che reindirizza direttamente alla piattaforma, così da avere una comunicazione immediata.
Due vantaggi enormi delle riunioni virtuali rispetto a quelle tradizionali sono: far connettere persone che non sono vicine fisicamente nello stesso momento, registrare tutti i contenuti dell’incontro, così che persone che non vi hanno partecipato possano visualizzare i contenuti in qualsiasi momento ed in qualsiasi luogo.
Se hai bisogno di consigli utili per non avere problemi nelle conference-call ti consiglio di leggere qui.
– Server Cloud: utilizzare un server in cloud dove archiviare tutti i documenti lavorativi, permette di non essere legati a nessun supporto fisico ed elimina qualsiasi problema nel caso in cui il computer di lavoro non possa essere utilizzato o venga sottratto.
Il server nella cosiddetta nuvola, rende ancora più flessibile la gestione del lavoro.
– Browser Internet: senza entrare troppo nello specifico è fondamentale installare più browser internet sul proprio PC per gestire con facilità tutte le soluzioni cloud che si utilizzano.
Ad esempio, senza un browser internet aggiornato, non potrei accedere a LinkedIn, a Facebook, a Salesforce, al software per richiedere le ferie ed i permessi e così via…
– Pacchetto Office o Google Drive: la più famosa suite di applicazioni desktop sul mercato e il servizio web, in ambiente cloud computing, di memorizzazione e sincronizzazione più utilizzato. A mio parere indispensabili per il lavoro.
Impossibile pensare di sostituire Excel o Google Sheets (probabilmente l’elaboratore di calcolo più potente e configurabile al mondo), Word o Google Doc per poter scrivere documenti, Power Point o G Slides per poter creare presentazioni di livello.
– Casella di Posta Elettronica e Calendario: altro strumento strategico e utilizzato con estrema continuità è il programma che permette di ricevere, archiviare ed inviare le mail.
Nella maggior parte dei casi, alla casella di posta si lega un Calendario (molto utile il Google Calendar) che diventa la base per la consultazione e pianificazione dei vari meeting e delle attività lavorative ed extra-lavorative da svolgere.
In questo caso mi sento di consigliare fortemente l’utilizzo di un unico calendario digitale dove segnare impegni e scadenze; in questa maniera, rispetto all’agenda cartacea si ha la possibilità di ricevere notifiche anche sul telefono, senza dover andare a ricercare il supporto giusto dove è stato segnato un certo avvenimento.
– Software Gestionali specifici: ogni organizzazione ha i propri strumenti di gestione, molto spesso questi strumenti non fanno parte di un’unica suite, ma sono strumenti utilizzati da persone impegnate nella gestione di una certa unità organizzativa.

• HRM – Human Resources Management System: permette di gestire in cloud, in real time e da qualunque luogo, tutti i dati, i flussi approvativi, i processi implementati rispetto al personale in azienda.
• CRM – Customer Relationship Management: invece permette di tracciare tutte le attività, le relazioni e le comunicazioni che avvengono tra azienda e potenziali clienti.
• ATS – Application Tracking System: traccia tutte le candidature e le relazioni che avvengono con i vari candidati che fanno application per una posizione in azienda.

Un’organizzazione al passo con i tempi non può fare a meno di sistemi di questo tipo, in quanto riducono l’errore umano, allineano l’informazione in azienda, ma soprattutto sono tecnologie che favoriscono modalità di lavoro innovative come lo smart working, migliorando il benessere e la produttività di ogni dipendente.

Altri tool utili per gestire la propria attività da remoto

Quelli che hai appena letto sono gli strumenti indispensabili che, secondo la mia esperienza, sono da tenere sempre a portata di mano quando si lavora da remoto. Ma ci tengo anche a segnalare due tools digitali che uso spesso e con grande piacere:

• Spotify: applicazione senza la quale mi sentirei perso poiché la musica è parte integrante della mia giornata lavorativa. Tutti quei momenti in cui c’è da mantenere alta la concentrazione o da svolgere task più o meno ripetitive la musica è un grande aiuto.
  Parlo di Spotify in quanto è stata una delle primissime aziende ad avviare la grande rivoluzione della musica in streaming, cioè poter avere tutta la musica disponibile 24 ore su 24, sette giorni su sette da qualsiasi dispositivo.

• Trello: è un’applicazione per la gestione di progetti più o meno complessi tra persone di uno stesso team. La flessibilità di questo strumento è praticamente infinita, infatti qualsiasi idea, progetto, flusso, processo, può essere gestito con estrema facilità, senza vincoli.
  Oltre ad avere un design accattivante (anche questo personalizzabile) permette di allineare tutta l’organizzazione in real time, potendo scegliere di volta in volta cosa gestire e quali persone coinvolgere.

La mia valigia da Remote Worker è completa! Lavoro in smart working e mi capita spesso di lavorare quando sono in viaggio. Questi sono i tool digitali che mi accompagnano quando non lavoro in ufficio.
Mi farebbe molto piacere conoscere quali sono i tuoi . Scrivili nei commenti qui sotto o sentiamoci su LinkedIn.