Smart working: come organizzarsi ed iniziare al più presto

Non c’è più tempo, diceva il premier, e così è stato. Ci siamo ritrovati l’intera penisola zona rossa e, per sopravvivere siamo costretti ad affrontare in brevissimo tempo un cambiamento epocale per le nostre aziende. Ma come affrontarlo al meglio e ridurre al minimo i problemi di transizione da un sistema lavorativo di presenza ad uno da remoto?

Il Coronavirus è stato definito il black swan del 2020

Sì, lo definisce così Sequoia Capital, società di venture capital tra le più note e attive al mondo e con alle spalle investimenti in Apple, Cisco, PayPal e Youtube. Esordisce in una comunicazione ufficiale rivolta ai vari founders invitandoli a preservare la “salute” dei loro business e a gestire con cautela e intelligenza gli effetti del Coronavirus. (fonte: Coronavirus: The Black Swan of 2020)

Cos’è un black swan?

È una metafora utilizzata da Nassim Nicholas Taleb nel suo libro (“The Black Swan“) pubblicato nel 2007 per indicare quell’evento inaspettato, positivo o negativo che destabilizza gli equilibri di mercato. Il “cigno nero” è un avvenimento più unico che raro, non prevedibile dagli economisti, che lascia conseguenze importanti, spesso indelebili. Il Coronavirus lo è. Purtroppo.
L’OCSE, Organizzazione per la Cooperazione e lo Sviluppo Economico, lo scorso anno si era espressa in maniera molto moderata sui tassi di crescita del 2020 e oggi si trova a rivedere le proprie stime ipotizzando scenari a crescita zero.
Il prezzo del petrolio sta scendendo a livelli bassi (mai così dal 1991), le borse stanno risentendo notevolmente il calo di investimenti con crolli e chiusure in rosso, il sistema import-export con la Cina mostra ancora le ferite. Gli esperti parlano di recessione facendoci tornare indietro nel tempo al 2008.
La situazione è complessa. Poca chiarezza da parte delle istituzioni, assenza di senso civico e responsabilità da parte delle persone e rischio collasso dell’ottimo sistema sanitario nazionale che, dinanzi all’emergenza di massa, è in affanno.
La situazione è complessa e stressante.
Darwin oltre due secoli fa teorizzava: “Non è la specie più forte a sopravvivere, né la più intelligente, ma quella più reattiva ai cambiamenti”.
Non siamo a quel punto, ma – diciamo – che stiamo facendo un po’ di prove e, come stiamo vedendo in questi giorni, gran parte degli italiani sta mostrando poca lucidità.
Di sicuro il Coronavirus ci segnerà e spingerà l’umanità a riflettere sull’esistenza e sui modi di vivere. Le uniche due note positive che ha senso menzionare sono la riduzione dell’inquinamento (si veda il caso Cina: “NASA images show ‘significant decreases’ in air pollution over China amid coronavirus economic slowdown—take a look“) e l’avvicinamento “forzato” delle organizzazioni al lavoro da remoto e allo Smart Working.
L’inevitabile azione di contenimento del virus spinge ognuno di noi a rivedere le proprie abitudini anche nel lavoro. Aziende e pubbliche amministrazioni annunciano lo Smart Working, seppur si tratti di lavoro da casa essendo questa la necessità attuale.
Ma lo Smart Working non si attiva semplicemente con un bottone o con un decreto.

Smart Working come iniziare ad organizzarsi

In un recente post replicavo alle persone che osannavano lo Smart Working come soluzione al Coronavirus: “Lo Smart Working non è la pillola del giorno dopo”. Non è quella cosa che copre la “bravata” (per non dire altro) compiuta consentendoci di superarla con serenità e compiacimento.
Ciò che è fatto è oramai fatto. Ora bisogna limitare i danni e contenere. Dunque, assumiamo che lo Smart Working sia solo abilitare le persone a lavorare da casa o – come preferisco – in maniera distribuita.
Cosa fare? Quali sono le azioni strategiche che ogni leader deve compiere per governare questo momento complesso senza impattare (negativamente) troppo sulle performance?
Quali comportamenti mettere in atto per gestire l’attuale situazione? Immaginati al timone di un peschereccio in piena tempesta notturna.

• Ricordati che sei il capitano. Definisci i tuoi obiettivi di breve termine. Ipotizza una serie di scenari, ma ragiona sempre a breve termine. Ora più che mai conta navigare a vista, senza fare troppe previsioni, ma ridefinendo le priorità. Concentrati sui progetti chiave e sulle attività di coordinamento.
  È importante definire bene le responsabilità delle persone del tuo team: un semplice esercizio è raccoglierle in una tabella “chi fa cosa”. Per molti manager è arrivato finalmente il momento di pianificare e non semplicemente eseguire.
• Pensa all’equipaggiamento. Mappa competenze, skill e strumenti. Sembra banale, ma questa è l’occasione per inquadrare bene le persone del tuo team, evitando ridondanze, chiarendo le responsabilità e puntando sulla capacità di adattamento e reattività di ognuno.
  Capitolo a parte la strumentazione: dotate tutti di un laptop, una connessione, una VPN qualora richiesto e, laddove possibile, usare piattaforme di collaboration e gestione progetti per facilitare la comunicazione tra tutti. (Qui un link “Product Hunt” con una serie di tool per la collaborazione: “What are the best collaboration tools for teams?“)
• Controlla la rotta. Organizza il lavoro. Non ha senso trasferire ansia o stress, ma bisogna render tutti consapevoli della situazione mettendoli in condizione di contribuire con idee, proposte e riflessioni, anche e soprattutto a distanza. Monitorare non è semplice, soprattutto se non si è abituati e se non si hanno le tecniche e gli strumenti idonei.
  Se fino a ieri utilizzavi solo email, telefonate e riunioni per collaborare, organizza una video call di allineamento settimanale (usa Zoom, Hangouts Meet, Whereby, Skype for business) e chiedi alle tue persone di completare un timesheet per tracciare le attività (puoi anche usare un foglio di lavoro condiviso Google).

• Tieni traccia di quello che non va. Ogni periodo di crisi è un periodo di opportunità. Ti suggerisco di prender nota di ciò che non funziona, che andrebbe cambiato o aggiornato senza però condividere malumori, perplessità o altro. Ora non ha senso alimentare polemiche o porre resistenze dinanzi a una situazione già delicata. Quando passerà la tempesta metterai a posto tutto, costruirai, progetterai il futuro per gestire meglio altri black swan.

Preparati per un mondo cambiato.

Per soddisfare la contingenza attuale è importante creare team virtuali e facilitare la collaborazione digitale. Sul portale “The Smart Working Book” oltre a scaricare l’e-book realizzato nel 2015 e la guida ad integrazione del 2019, puoi richiedere un confronto di 3h con me per capire meglio da dove partire e quali step seguire.