Gli Smart Work Center: nuovi uffici per gli smart workers

L’introduzione della disciplina sul lavoro agile nell’ambito della legge n. 81/2017 ha favorito una crescente diffusione dello smart working in Italia, particolarmente nelle imprese di grandi dimensioni che hanno in atto progetti formali attraverso cui realizzare efficacemente questo complesso cambiamento organizzativo.
Pur rientrando nel novero dei modelli di lavoro in remoto (es. telelavoro domiciliare, lavoro mobile), lo smart working assume una connotazione specifica, in quanto include la “distanza fisica dall’organizzazione” in un più ampio concetto di flessibilità lavorativa, realizzata promuovendo un cambiamento nei tradizionali spazi di lavoro (la cosiddetta leva “bricks”), negli strumenti e sistemi tecnologici (leva “bytes”), nelle pratiche manageriali e comportamenti dei lavoratori con enfasi sulla fiducia e sull’empowerment delle persone (leva “behaviours”).
Numerose visite condotte in sedi recentemente ristrutturate di società di consulenza, gruppi bancari e assicurativi, nonché in spazi collaborativi realizzati a Milano, Roma e Napoli, hanno evidenziato un cambiamento significativo nel tradizionale layout degli uffici derivante dalla diffusione dello smart working.

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Per approfondire lo smart working leggi “The Ultimate Guide to Smart Working“, la guida realizzata da Seedble in collaborazione con noi di Spremute Digitali.

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Il cambiamento è nell’aria: il vantaggio di lavorare negli Smart Work Centers

In tale scenario di riferimento, gli Smart Work Centers (SWCs) esprimono un nuovo concept di ufficio, che intende rispondere alla nuova filosofia del lavoro attraverso una variegata dotazione tecnologica, un innovativo design degli spazi e promuovendo una cultura della collaborazione fisica e virtuale tra le persone.

I dipendenti, infatti, possono accedere in maniera flessibile a questa nuova tipologia di spazio di lavoro collaborativo, lavorare individualmente o in team, sfruttando i numerosi strumenti e sistemi tecnologici disponibili (es. stampanti, chat aziendali, connessione ad internet, sistemi di teleconferenza) che consentono loro di interagire e collaborare efficacemente con colleghi in sede e in remoto.
La flessibilità non si limita all’individuazione delle tecnologie idonee a svolgere le attività assegnate, ma deriva anche dalla possibilità per gli smart worker di scegliere tra i diversi spazi di lavoro disponibili, progettati in chiave di activity-based work setting per rispondere a diverse esigenze e diversi task.

L’importanza del workspace design e della cultura della collaborazione

Il workspace design riveste fondamentale importanza nell’introduzione di nuovi modelli di lavoro, dal momento che il layout degli spazi è in grado di influenzare in maniera significativa le attitudini, i comportamenti e la condizione psicologico/emotiva delle persone.
Gli SWCs sono infatti progettati con diverse tipologie di spazi di lavoro. Questi includono open space con specifiche politiche d’uso delle scrivanie, come hot-desking o desk sharing; sale per collaborare con colleghi in prossimità o in remoto sfruttando le tecnologie disponibili (meeting room di diverse dimensioni); aree per la concentrazione (quiet room), comunicazione (call booth) e contemplazione (es. cucina, bar).
Generalmente la gamma di offerta disponibile all’interno degli SWC si estende sino ad includere servizi quali palestre, asili nido, corsi di formazione.
Congiuntamente a specifiche scelte di layout degli spazi e dotazione tecnologica, gli SWCs si caratterizzano per la promozione di una cultura della collaborazione tra le persone, spesso supportata da apposite figure che facilitano le interazioni agendo come trust integrator.
Ciò favorisce un processo di serendipity, cioè di collisione casuale tra lavoratori eterogenei in cui viene bilanciata la prossimità cognitiva delle persone, con la loro diversità in termini di conoscenze, relazioni e valori.
In questo senso, gli SWCs si ispirano ai principi dei coworking space, ma se ne distinguono per il modello di business e categorie di fruitori e, soprattutto, poiché abbracciano una diversa filosofia del lavoro e supportano la collaborazione sia nello spazio fisico che virtuale.

Smart Working Centers: come nascono?

I primi SWCs sono stati realizzati nel 2008 nei Paesi Bassi nell’ambito di un piano di smart city, a cui sono seguite numerose sperimentazioni in diversi paesi tra cui Stati Uniti, Corea e Australia. (Per conoscere le origini dello smart working leggi l’intervista ad Erik Veldhoen, fondatore del concept in Olanda.)
In Italia questo nuovo concept di ufficio è stato adottato in tempi recenti, prevalentemente in imprese di grandi dimensioni nell’ambito di complessi progetti di ristrutturazione organizzativa.
I corporate Smart Work Center sono infatti riservati ai dipendenti di aziende che hanno attuato una riorganizzazione degli spazi di lavoro tradizionali in concomitanza all’introduzione di programmi di smart working, coinvolgendo la direzione delle risorse umane, dell’Information Technology e del patrimonio immobiliare.
Esempi in tal senso sono dati dalle nuove sedi del gruppo bancario e finanziario Unicredit, realizzate nell’ambito di un ampio piano di riprogettazione immobiliare che ha coinvolto 25 città europee allo scopo di consolidare oltre 200 immobili; della nuova sede romana del gruppo bancario BNL BNP Paribas riprogettata in chiave “smart bank”; della nuova sede milanese della società informatica Microsoft finalizzata a promuovere internamente ed esternamente la cultura dello smart working.

I multi-user Smart Work Center

Per quanto riguarda i multi-user Smart Work Center che, differentemente dai corporate SWC, si caratterizzano per la duplice categoria di fruitori che possono accedere agli spazi dietro pagamento di canoni periodici, al contrario, ne abbiamo riscontrato un numero limitato.
Infatti, da un lato, sono rivolti in maniera prevalente a dipendenti di organizzazioni private e impiegati del settore pubblico ai quali viene data la possibilità di lavorare in smart working; dall’altro, essi abbracciano lo stesso target di fruitori degli spazi di coworking tra cui liberi professionisti (es. architetti, designer), imprenditori e nuove imprese, anche piccole e micro-imprese (es. start up innovative).
In secondo luogo, questa tipologia di SWC si caratterizza per diversi possibili scenari in termini di soggetti finanziatori e promotori. Al riguardo, i multi-user SWC possono essere realizzati da soggetti privati come fornitori di servizi profit-oriented che offrono ai loro fruitori spazi condivisi e una varietà di servizi (es. web marketing, software house, corsi di formazione).
Un esempio in questo senso è dato da Copernico che “promuove l’ecosistema” tra aziende italiane e corporation internazionali, accanto a startup e mobile worker all’interno dei numerosi hub dislocati nelle città di Milano, Roma, Torino e Venezia.

In altri casi, enti istituzionali promuovono direttamente e sostengono finanziariamente la realizzazione degli SWC.
Al riguardo, il governo coreano ha sfruttato immobili inutilizzati per realizzare una serie di SWC rivolti a dipendenti pubblici e privati che lavorano in smart working, riscontrando significativi benefici sia per i dipendenti (es. miglioramento dell’equilibrio lavoro-famiglia e riduzione dello stress) che per la comunità (es. riduzione di inquinamento ambientale e traffico).
Un’ulteriore possibilità deriva da partenariati pubblico-privati per realizzare multi-user SWC, quindi basati sulla collaborazione tra organi istituzionali e imprese private al fine di sfruttare complementarietà e sinergie, condividere conoscenze, risorse e competenze, oltre che ripartire i rischi dell’investimento.
Rispetto a questo scenario, è rilevante il caso del primo SWC realizzato nel 2008 dalla città di Amsterdam in collaborazione con la città di Almere ed il provider tecnologico CISCO allo scopo di ridurre gli spostamenti dei cittadini di Almere costretti a raggiungere quotidianamente le sedi di multinazionali ubicate ad Amsterdam.
La descrizione delle principali caratteristiche degli SWCs consente di evidenziare come questo nuovo concept di ufficio allineato alla filosofia di lavoro agile rappresenta il futuro per le imprese che intendono introdurre programmi di smart working.
Infatti, l’innovativo design degli spazi, la dotazione di strumenti e sistemi tecnologici e la prevalenza di una cultura che pone enfasi sull’empowerment, sulle relazioni fiduciarie e sulla collaborazione dovrebbero consentire di superare alcune delle principali problematiche derivanti dal lavoro in remoto.
Si pensi alla perdita di creatività dei lavoratori dovuta alla distanza fisica dai colleghi, al timore di isolamento sociale e professionale espresso dai telelavoratori nonché alla difficoltà per i manager di riuscire a gestire i lavoratori in remoto.
Questa breve disamina pone infine in luce una questione cruciale, relativa alla necessità di sensibilizzare gli organi istituzionali italiani affinché si impegnino in prima persona alla realizzazione di Smart Work Center, rendendo lo smart working un’opzione strategica percorribile anche dalle piccole e medie imprese.