Project Management: Modelli e metodi per il successo di un progetto

Il Project Management può definirsi a tutti gli effetti una scienza ed il Project Manager è un mestiere non così semplice come potrebbe apparire sui libri e nella teoria.
Questa “scienza” è stata sempre più studiata e valorizzata negli ultimi tempi anche in Italia, ma non come lo è stato in America e nel Nord Europa, dove i Project Manager hanno, come minimo, una qualche forma di certificazione e hanno seguito degli appositi percorsi formativi, che in Italia purtroppo sembrano scarseggiare.
È sicuramente difficile se non impossibile sintetizzare in un articolo questa piccola scienza “non proprio esatta”, ma dopotutto un po’ come per tutti i mestieri anche i Project Manager devono seguire alcuni punti essenziali ed imprescindibili nello svolgimento della propria attività che, se adeguatamente strutturati ed applicati, riescono ad assicurare alla gestione del progetto, quantomeno un approccio scientifico, facilitandone senza ombra di dubbio il successo.

Quali sono i punti essenziali che ogni buon PM deve seguire?

Il progetto che un Project Manager deve gestire è sostanzialmente un problema (da risolvere) piuttosto che un’opportunità (da cogliere) e segue tre fasi principali:

1. La fase di Pianificazione
2. La fase di Programmazione
3. La fase di Controllo

Vediamo nel dettaglio come si compongono le tre fasi del progetto ed entriamo nel merito e nella definizione di ciascuna di esse.
La fase di Pianificazione si compone in:

• Enunciato del progetto. Cosa dobbiamo esattamente fare? Qual è la definizione del nostro progetto? L’enunciato del progetto deve essere il più preciso possibile, ma deve contenere soltanto gli elementi fondamentali. 

Ad esempio, tanto per uscire da un ambito lavorativo classico dove i progetti possono essere quelli di costruire un treno, costruire una centrale elettrica oppure acquisire una società, immaginiamo che l’enunciato del nostro progetto sia: comprare casa con un budget di 200.000 € in centro città. È un progetto ben definito? Sicuramente sì.

• WBS. La WBS è un punto assolutamente fondamentale per un PM (sigla che sta per Project Manager). L’acronimo è Work Breakdown Structure e si propone di scomporre il progetto in tutti i suoi sotto punti più semplici, affinché si definiscano con chiarezza i “lavori” che è necessario fare, per portare a termine il progetto con successo.

Una WBS si potrà strutturare coinvolgendo gli attori del progetto attorno ad un tavolo in una sorta di Brain Storming e definendo tutti assieme i punti fondamentali: “Che cosa devo fare per soddisfare l’enunciato del progetto?”

Nel nostro caso quindi “Che cosa devo fare per comprare una casa con budget di 200.000 € in centro città?”

La WBS sarà quindi la scomposizione del progetto in tutti i suoi punti fondamentali. Ad esempio contattare l’agenzia immobiliare, fare una ricerca di mercato, chiedere un mutuo in banca, verificare i risparmi, contattare un notaio ecc… Tutti questi punti saranno i padri del nostro GANTT che incontreremo fra un po’.

• Risorse necessarie. Chi mi serve davvero per soddisfare il progetto? Quali sono le professionalità necessarie (nel nostro caso l’agente immobiliare, il notaio, il funzionario di banca ecc.)

Ed eccoci arrivati finalmente alla fase di Programmazione. Questa fase si compone in:

• GANTT. Il famosissimo diagramma di GANTT, croce e delizia di ogni PM, ma anche di moltissime altre figure professionali. Altro non è che una pianificazione temporale di tutte le attività da svolgere nel progetto con la precisa sequenzialità e con i vincoli necessari con cui esse devono essere svolte.

Sull’asse orizzontale troveremo quindi tutto l’arco temporale del nostro progetto, mentre sull’asse verticale avremo tutte le attività appositamente sequenziate, con il loro costo e con i loro legami logici e funzionali. Il GANTT sarà quindi strutturato a partire dalla WBS e diviso in tutte le sotto-attività.

• PERT. Il PERT, letteralmente Program Evaluation and Review Technique, altro non è che il percorso critico. Esso sarà strettamente correlato al GANTT e sarà composto dalle attività in sequenza logica, dove ciascuna “casella attività” sarà riempita da una o più task e finirà in un’altra casella attività. Con questo metodo costruiremo quindi un diagramma reticolare fatto di nodi e vettori, dove riusciremo a determinare il percorso ottimo sia in termini di costi che in termini di tempi.

• LRC. L’LRC è la matrice delle responsabilità. Per ciascuna attività dovremo dire con esattezza chi o cosa la eseguirà (nome, cognome, ruolo…) Questo esercizio è piuttosto semplice, ma assolutamente determinante poiché il responsabile dell’attività deve essere uno ed uno soltanto, altrimenti si rischia di creare inefficienza e confusione.

Andiamo infine alla fase di controllo. Tale fase sarà composta da:

• SAL. Il SAL è lo Stato Avanzamento Lavori e serve a fare il punto periodico sull’avanzamento delle attività, il rispetto e la consuntivazione dei tempi e dei costi pianificati e l’analisi delle criticità. Il SAL dovrà anche proporre tutte quelle attività atte ad aggirare o a risolvere le criticità del progetto.

• Ri-pianificazione. Sulla base di quanto appurato in fase di SAL provvederemo a ripianificare il nostro progetto, eventualmente correggendo il GANTT e trovando un nuovo PERT, affinché il progetto sia ancora un successo e non decada nel suo enunciato fondamentale.

Tutto qua ☺ Ovviamente scherzo, nel senso che tutti i punti elencati costituiscono settimane, mesi o anni di lavoro anche piuttosto intensi e presuppongono il coinvolgimento del team necessario al successo del progetto che non potrà sicuramente essere scontato, ma che deve necessariamente seguire un approccio scientifico se si vogliono gettare le basi di una corretta gestione delle attività.
E per l’implementazione dello Smart Working in azienda, chi sarà nominato Project Manager del progetto? ☺