Dal talento al business episodio quattro: Monica Spinazzola professione assistente virtuale

La mia collaborazione con Spremute Digitali è iniziata seguendo la mia passione per lo Smart Working, ai tempi una vera e propria innovazione nel mondo del lavoro.
Questo perché, tutto ciò che implica vivere il lavoro in modo nuovo e diverso dalle consuetudini mi appassiona nel profondo. Per questo, nel 2019, ho deciso di dare spazio a chi ha una professionalità nuova e atipica, spesso costruita su una passione o vocazione che dir si voglia. Oggi vi presento Monica Spinazzola: assistente virtuale. 

Professione assistente virtuale: Monica Spinazzola racconta di cosa si tratta

Q. Si sente spesso parlare di “digitale” in contrapposizione ai lavori “classici”, nel tuo caso mi sembra che, invece, ci sia una contaminazione. In cosa consiste il ruolo di assistente virtuale e a chi ti rivolgi?

A: Mi piace la parola contaminazione in questi casi, e sono completamente d’accordo con te Valeria nel considerare il mio lavoro come una giusta via di mezzo tra ciò a cui siamo già abituati e ciò che appartiene al mondo digitale puro.
L’assistente virtuale è una professionista che supporta da remoto altre realtà aziendali (freelance, liberi professionisti, imprenditori, ma anche aziende di dimensioni diverse, oppure organizzazioni) nello svolgimento delle attività quotidiane o comunque continuative, funzionali alla loro crescita.
Questa è la definizione più universale che riesco a formulare per rendere l’idea di base di cosa sia un’assistente virtuale. Perché partendo da questa poi si aprono tantissimi scenari diversi che si rendono possibili grazie alla grande flessibilità di questo settore.
Io infatti, ad esempio, nel corso degli anni ho affinato sempre di più il mio pubblico in base alle attività che amo svolgere e alle mie inclinazioni personali; così oggi collaboro quasi esclusivamente con donne freelance o piccole imprenditrici che hanno un business online avviato da almeno un paio d’anni.

Q. Di cosa ti occupavi prima di diventare assistente virtuale?

A. Mi occupavo di moda. Ho lavorato per 4 anni come assistente customer care per un brand italiano che opera a livello internazionale quindi, ripensandoci adesso, forse non è un caso che io sia diventata poi assistente virtuale!
Il mio compito era fornire il supporto necessario per la soddisfazione del cliente finale alle boutique italiane ed europee di nostra competenza, occupandomi della gestione operativa e logistica delle principali attività di negozio. Oltre a questo ci occupavamo anche di gestire in toto i prodotti in licenza e di supervisionare quelli delle altre nazioni, in cui il brand era presente.
Questa è stata la mia prima esperienza di lavoro davvero importante che mi ha insegnato moltissimo e alla quale sono grata, perché mi ha permesso di conoscermi meglio come persona e come lavoratrice.
È stata anche l’occasione per scoprire che il mondo della moda non fa per me, ma non nego che ho ancora oggi bellissimi ricordi di quegli anni in azienda.

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Q. Da dove è nata questa tua attività?

A. Prima di allora ho sempre pensato che fossi la tipica persona tagliata per fare la dipendente.
In fondo per essere serena, pensavo, mi sarebbe bastato avere un buon posto di lavoro in cui passare 8 ore a fare quello che qualcuno ai “piani alti” richiedeva di fare. Avevo anche l’opportunità di prendermi delle responsabilità maggiori, se avessi voluto. 
Vista da fuori, la mia condizione lavorativa poteva sembrare una figata: avevo uno stipendio soddisfacente per la mia età, lavoravo a tempo indeterminato in un’azienda solida e credibile sul mercato da decenni, tutto sommato l’ambiente di lavoro era tranquillo e con le colleghe mi trovavo bene. Potevo comprare capi e accessori fighissimi a prezzi stracciati durante le svendite dedicate ai dipendenti, e in più ogni tanto capitava anche di partecipare a qualche sfilata.
Sarebbe stato perfetto, se non fosse che io non ero affatto contenta di quella situazione, così ho cominciato a cercare impieghi alternativi, ma sempre in azienda; ricerche che però non andavano a buon fine perché ero incastrata tra scegliere di rimanere nel settore della moda facendo lo stesso tipo di lavoro (cosa che volevo evitare), oppure spostarmi “trasversalmente” su altri settori per i quali però non avevo esperienza.
Poi un bel giorno il mio ragazzo mi passò il link di un’intervista pubblicata sul magazine online Nomadi Digitali in cui si parlava proprio di assistenza virtuale; così cominciai a documentarmi meglio per capire se potesse essere la professione giusta per me (anche se non avevo mai preso in considerazione di mettermi in proprio).
Dopo qualche tentennamento iniziale, ho capito che davvero poteva essere la mia occasione per rimettermi in gioco e finalmente fare qualcosa che amavo sinceramente. E tutto è nato proprio da quello strano periodo tra fine 2015 e inizio 2016!

Q. Mi racconti chi sono le persone che si rivolgono a te e come le individui?

A. Come anticipavo, con il passare dei mesi ho capito sempre meglio quali erano le persone con cui avevo più piacere a collaborare, e devo dire che la maggior parte delle richieste di collaborazione che ricevo arrivano proprio dal tipo di clienti a cui mi rivolgo.
Ho scelto di focalizzarmi su freelance e piccole imprenditrici perché rappresentano una piccola anzi micro realtà, proprio come sono io, e dopo 4 anni in un ambiente decisamente macro volevo invece mettermi alla prova nell’ambiente “opposto”. 
Il fatto poi che abbiano un business che opera prevalentemente online mi, anzi, ci permette di “parlare la stessa lingua” perché non è necessario che spieghi da zero alcuni concetti (tipo perché è importante alimentare il blog o avere una newsletter) quindi partiamo entrambe da un livello di conoscenza (a volte anche tecnica) intermedio.
Infine, per quanto mi piacerebbe poter aiutare ogni singola freelance che ha bisogno di una mano, devo fare i conti con il tempo che diventa sempre più risicato. Quindi collaborare con chi è sul mercato da almeno 2/3 anni mi permette maggior respiro in termini economici e operativi.
La fase caotica dei primi mesi di attività è ormai passata e la cliente stessa ha più chiarezza mentale rispetto ai flussi di lavoro che caratterizzano la sua realtà (il che facilita enormemente la collaborazione), oltre ad avere maggior budget da destinare alla delega.
La maggior parte delle nuove collaborazioni inizia con una email da parte della potenziale cliente quindi, dopo i primissimi contatti, riesco già a farmi un’idea se la persona che mi ha contattato rientra o meno nella descrizione della mia cliente ideale e decido come procedere.
Capita però anche che sia direttamente io a propormi ad alcune delle freelance che seguo da tempo, se ho la sensazione che possano rispecchiare in pieno questa descrizione e che io possa quindi essere in grado di aiutarle. Ed è proprio così che sono nate alcune delle collaborazioni a cui tengo di più.

Q. Qual è lo strumento che utilizzi di più nel tuo lavoro e perché?

A. Sono indecisa sulla risposta perché è quasi un parimerito tra Toggl (che serve per tracciare il tempo) e Asana (che è un tool di gestione di attività e progetti), ma credo che il vincitore sia proprio Asana!
È lo strumento che utilizzo di più perché è letteralmente lo spazio di lavoro in cui gestisco tutte le attività per le mie clienti.
Uno dei problemi di cui mi sono accorta fin dall’inizio era che se non avessi trovato un modo di raccogliere e gestire le diverse informazioni che dovevo utilizzare quotidianamente sarei presto impazzita così, quando ho scoperto Asana, mi sono innamorata a prima vista.
Appena accendo il PC e mi metto al lavoro per le mie clienti è sicuramente il primo programma che apro, è da lì che accedo al team virtuale che creo all’inizio di ogni collaborazione importante e che continuo ad aggiornare successivamente. Quindi è lì che trovo tutto quello che mi serve per svolgere il lavoro vero e proprio (testi, immagini, deadline, video, ecc.) e comunicare con le mie clienti.

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Q. Mi racconti un sogno nel cassetto a livello professionale?

A. Non sono una di quelle che aspirano a diventare le Marie Forleo del proprio settore, non lo sono mai stata, ma mi ritengo abbastanza ambiziosa da aver già pensato all’evoluzione che vorrei per tutto quello che ho creato finora.
Come per molte di noi (e forse soprattutto), il mio lavoro è strettamente correlato al tempo, questo significa che molto presto dovrò iniziare a creare un mio piccolo team di supporto ed è proprio questo il mio sogno nel cassetto a livello business.
Mi piacerebbe accostare alle collaborazioni con le freelance di altri settori che già ho intrapreso da qualche mese anche delle collaborazioni con colleghe e assistenti virtuali con le quali instaurare un rapporto di totale fiducia e stima reciproca, e alle quali affidare quei lavori che da sola non riuscirò a svolgere per mancanza di tempo.
L’idea sarebbe quella di diventare il collettore delle richieste da parte di chi, tra il mio pubblico, vorrebbe iniziare a collaborare con un’assistente virtuale e di gestire queste nuove clienti non in prima persona, ma potendomi appoggiare a mia volta ad un team di assistenti virtuali fidate. Insomma, vorrei iniziare io stessa a delegare!

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