Strumenti essenziali per rendere il tuo ufficio più produttivo

Aumentare la produttività sul lavoro, evitando di sprecare tempo: il sogno di chiunque, indipendentemente dalle modalità lavorative. Quante volte al mattino hai immaginato di chiudere la giornata con una bella espressione soddisfatta stampata in faccia, sapendo di aver realizzato tutto quello che avevi segnato nella To Do List giornaliera… E quante volte questo pensiero si è trasformato in realtà?

Avrai sicuramente capito ormai che la motivazione, la concentrazione e il tempo a disposizione influiscono notevolmente sull’efficienza lavorativa, c’è però anche un altro elemento, altrettanto importante: lo spazio di lavoro e, di conseguenza, la sua organizzazione.

Lavorare in un ambiente ordinato riduce lo stress, stimolando idee, concentrazione e creatività. 

Continuando a leggere questo articolo troverai alcuni pratici consigli proprio per rendere il tuo ufficio più confortevole e, di riflesso, migliorare la produttività e abbandonare l’immagine di te che finisce la giornata in preda ad attacchi di panico e stanchezza cronica a causa di task incompiute.

Come migliorare la produttività a lavoro per vivere meglio

La maggior parte di noi non è produttiva come vorrebbe. I motivi sono essenzialmente due:

• abbiamo cattive abitudini che interferiscono con la produttività (social, macchinette del caffè, ah guarda una farfalla…)
• siamo reattivi piuttosto che proattivi, non anticipiamo il problema, ma reagiamo a esso.

La soluzione per migliorare la produttività ed evitare lo stress è molto semplice (attenzione, non ho detto facile), poiché parte da noi stessi; possiamo sostituire le cattive abitudini con buone routine che ci aiutano a diventare proattivi e a migliorare l’organizzazione della giornata lavorativa.

Segui questi suggerimenti su come aumentare la produttività e diventare la persona che riesce a lavorare con il sorriso e ad avere più tempo per sé.

Parola d’ordine: ordine

L’ordine e la pulizia conferiscono la sensazione di avere tutto sotto controllo, il che agevola la produttività e la sicurezza nelle proprie capacità.

Meglio, allora, partire da una pulizia profonda della scrivania e rimuovere tutto ciò che è superfluo per tenere l’essenziale: i documenti su cui si sta lavorando, un quaderno o piccolo block notes per gli appunti e le liste di cose da fare (da preferire a post-it volanti), una penna, una matita, il telefono e il computer.

Ordinare i documenti, sia cartacei sia digitali

Una volta sistemata la scrivania, è ora di passare a schedari e cartelle, sia cartacee sia digitali. Anche qui, il consiglio è quello di sbarazzarsi di tutti i documenti vecchi e inutili e conservare soltanto i documenti recenti o importanti, da riordinare in base al criterio che si preferisce (per categoria, alfabetico…).

Lo stesso vale per i file digitali, per cui è bene organizzare regolarmente il proprio desktop e ricordarsi di fare un backup dei file più importanti per evitare che vadano irrimediabilmente persi.

Infine, è importante anche mettere mano alla propria casella di posta ed eliminare tutte le comunicazioni datate e relative a lavori ultimati.

Suddividere l’ufficio o l’area in cui si lavora, in zone

Ottimizzare l’ufficio significa anche strutturarlo in stanze o zone, come fosse un appartamento: ogni stanza o ambiente deve avere una specifica funzione. Attenzione, poi, anche all’arredamento: nell’area lavoro, le scrivanie vanno collocate in stanze ampie e luminose, con schedari o altri mobili di piccole dimensioni nelle immediate vicinanze.

Non deve mancare poi una zona relax, lontana dalle scrivanie: tenere ben distinti questi due spazi consente di separare fisicamente il luogo di lavoro dal luogo delle pause. Quest’area potrebbe contenere degli accessori ed elementi utili, come un erogatore d’acqua, la classica macchinetta del caffè, divanetti e poltrone e una discreta illuminazione.

Per approfondire, leggi questo articolo di Andrea Solimene sul Modern Workplace.

Assumere la giusta posizione migliora la produttività

La postazione di lavoro dovrebbe sempre consentire libertà di movimento e permettere di assumere la posizione migliore per la propria schiena: lavorare con la schiena dritta, infatti, evita conseguenze negative per la propria salute.

Per chi lavora al PC, inoltre, è importante fare in modo che gli occhi siano all’altezza dello schermo, in caso di necessità, si può utilizzare un rialzo o sedie e sgabelli regolabili da posizionare all’altezza più adeguata.

Sì a colori e piante

Anche l’occhio vuole la sua parte: è dimostrato che colori nelle tonalità del blu e del verde infondono serenità e concentrazione in chi li osserva, mentre i toni più accesi come rosso e giallo hanno un impatto positivo sulla creatività, quando usati con moderazione. Anche quadri, foto e poster possono contribuire a creare atmosfere piacevoli e rilassanti: sì quindi alla personalizzazione del proprio angolo di lavoro in questo senso.

Infine, le piante sono ottime in ufficio per una serie di motivi: favoriscono il ricambio d’aria, danno un tocco di colore, regolano l’umidità e rendono a misura d’uomo l’ambiente lavorativo.

La produttività passa anche per la digitalizzazione

Nell’ottica di un’ottimizzazione della produttività, non è poi possibile sottovalutare la questione dell’archiviazione dei documenti. In un mondo sempre più digital e data-driven, con lavoratori in smart working, remote working o ibridi è ormai particolarmente anacronistico e difficoltoso possedere interi archivi materiali, impossibili da consultare diversamente. 

La mancanza di digitalizzazione dei contenuti e l’impossibilità o difficoltà di accedere al contenuto giusto al momento giusto costituisce infatti una grande limitazione, che ostacola l’operatività e le prestazioni lavorative, ma anche, più in generale, la gestione del business stesso. 

La soluzione per raggiungere il benessere lavorativo, ovunque

L’obiettivo delle aziende oggi deve essere quello di far raggiungere alla propria impresa una digitalizzazione definitiva, incrementandone notevolmente la produttività e migliorando il benessere delle persone che vi lavorano, sia in sede sia da remoto.

È possibile rivolgersi a società specializzate, capaci di favorire i business e fornire loro gli strumenti più utili presenti sul mercato. Infatti, anche se non tutte le aziende ne sono a conoscenza, oggi esistono dei Content Services, come l’ECM e i DMS, ossia un insieme di soluzioni (software e hardware) utili a muoversi verso la piena digitalizzazione dei propri contenuti aziendali. 

I DMS sono Sistemi di Gestione Documentale all’avanguardia, che fanno leva sull’intelligenza artificiale, mentre l’Enterprise Content Management (ECM) è una soluzione estremamente sofisticata che consente di acquisire, modificare e archiviare i contenuti business, garantendone la piena consultazione in qualsiasi momento, per saperne di più trovi una spiegazione completa all’interno del sito di KYOCERA Documents Solutions. Entrambi gli strumenti permettono di ordinare le informazioni dei file archiviati, di accedervi rapidamente e di automatizzare i processi di condivisione dei contenuti (sia interni, sia coi clienti).

Grazie alle soluzioni ECM non si corre più il rischio di perdere documenti importanti né del tempo prezioso nel cercare file e dati situati negli archivi di sedi fisiche differenti. Un bel passo in avanti verso il futuro, per te e per la tua azienda.