Con la pandemia lo smart working è diventato un modo per lavorare da remoto molto diffuso tra i liberi professionisti e le aziende. 

La possibilità di lavorare da remoto offre alcuni privilegi e vantaggi, sia per il lavoratore sia per l’azienda, dal momento che si può risparmiare tempo e denaro, ma anche coordinare i progetti in modo semplice e veloce sfruttando al massimo le abilità e le competenze di un team organizzato. 

Tuttavia lo smart working, per essere efficace e funzionale al raggiungimento di determinati obiettivi, deve rispettare alcune regole, o meglio deve basarsi su quattro pilastri di natura strategica che delimitano un percorso professionale di successo.

Lavorare da remoto: il posto di lavoro

Lo smart working ha rivoluzionato il tradizionale spazio di lavoro, ovvero lo studio professionale o l’ufficio. 

Lavorare da remoto si può fare a casa, in uno spazio domestico, oppure al bar o in un’area di co-working adeguatamente attrezzata. 

Quindi per un buon smart working occorre una riorganizzazione dello spazio di lavoro che diventa libero e plasmabile a seconda dell’attività che il professionista deve svolgere. 

Il locale dove si sceglie di lavorare deve essere confortevole sotto vari punti di vista per stimolare la creatività, dare energia e incentivare le idee e la produttività. 

Scrivania spaziosa, una seduta comoda, computer e attrezzatura funzionante ed efficace, ma anche uno spazio per la collaborazione e la co-creazione se si lavora in un team. 

Cultura e competenze

Un team deve essere costituito da figure professionali con diverse competenze che possono collaborare e contribuire al raggiungimento degli obiettivi dell’azienda, facendo ognuno il proprio lavoro. 

Sono importanti, pertanto, le digital skills, ovvero la capacità di saper utilizzare delle piattaforme di comunicazione digitale o di condivisione di informazioni, ma anche le soft skills hanno il loro peso poiché aiutano a fare la differenza e farsi notare. 

Le soft skills per uno smart worker sono il self-management e time management, ovvero un metodo per organizzare il proprio lavoro in modo efficace ogni giorno. Non avendo il responsabile che controlla in presenza il lavoro del team, ognuno deve autodisciplinarsi e svolgere il proprio compito in modo responsabile e puntuale. 

Lo smart working assicura sicuramente una maggiore flessibilità e libertà, però queste non devono minacciare il successo dell’azienda o rallentare alcuni processi più del dovuto. 

Occorre quindi una cultura del team diretta verso i risultati da raggiungere. I lavoratori devono essere in grado di padroneggiare competenze digitali, ma anche competenze trasversali per lavorare da remoto senza ritardi o errori.

Lavorare da remoto: tecnologie e sistemi IT

Gran parte del lavoro smart working di un’azienda richiede l’utilizzo di sistemi digitali e virtuali, quindi la tecnologia è fondamentale in vari modi. 

Anche per organizzare una riunione periodica o giornaliera del team, per esempio, vengono in soccorso app come Zoom, Google Meet o Skype, mentre altre app come Slack, Whatsapp o Telegram possono incoraggiare e facilitare la comunicazione tra i vari membri del team di lavoro per condividere idee, modifiche, e organizzare un piano di lavoro da seguire. 

I supporti tecnologici diventano quindi indispensabili per poter così lavorare ovunque senza essere in presenza in ufficio. Lo smart worker, pertanto, deve avere hardware che gli garantisce una mobilità spaziale come computer portatile, software e sistemi informativi che provvedono allo storage di dati e file come Google Drive o iCloud. 

Lavorare da remoto: processi e organizzazione

I processi dello smart working devono assicurare un’autonomia gestionale, rispettando la gerarchia all’interno di un’azienda e di un team di lavoro. Tali processi devono essere lineari, ben organizzati e occorre eliminare eventuali passaggi che fanno perdere tempo, ottimizzare le risorse, ridurre le inefficienze e individuare i punti chiave. 

Durante tali processi è importante favorire le collaborazioni in tutte le loro declinazioni, agevolando il dialogo tra i vari reparti o professionisti coinvolti in un medesimo progetto. Potrebbe essere utile, per esempio, condividere le roadmap dei progetti e incoraggiare la nascita di nuove idee attraverso eventi dedicati, survey, brainstorming e focus group.