Holacracy: una nuova struttura organizzativa

Nel 2015 Brian J. Robertson ha pubblicato il suo libro “Holacracy”. Holacracy rappresenta l’alternativa per il management tradizionale (top-down) che risulta non più sufficientemente agile in presenza di mercati sempre più dinamici.
L’immediata alternativa alla struttura top down, il cosiddetto “flat management”, risulta essere poco precisa e determinante al fine di ottenere risultati efficaci. È Holacracy struttura organizzativa che rappresenta quindi la terza via, la più efficace; è una struttura e una disciplina per una organizzazione Peer2Peer (P2P).
Nel primo blogpost ho spiegato gli elementi chiave di Holacracy. In questo mi focalizzerò sulla struttura organizzativa di Holacracy. I prossimi articoli saranno invece dedicati alle riunioni (governance e tactical) e all’implementazione del P2P workplace.

Disconnect: le strutture formali e la realtà

In tutte le organizzazioni sono presenti strutture formali, organizational chart e le descrizioni dei lavori. Al fianco di queste vi sono poi le strutture vere che operano effettivamente. Queste ultime sono quelle che determinano per la maggior parte chi prende le decisioni e chi sono i proprietari dei progetti. Sono innanzittutto strutture informali che non vengono poste spesso in discussione.
Robertson aggiunge una terza categoria di strutture (alternativa alle strutture tradizionali) che chiama “strutture requisite” ovvero strutture più naturali e più adatte al lavoro e allo scopo dell’organizzazione.

L’alternativa di Holacracy: i ruoli dinamici

In un’organizzazione alimentata da Holacracy, i worker riferiscono dei propri ruoli e di quelli degli altri regolarmente, a volte giornalmente. La motivazione è che questi ruoli (vale a dire le descrizioni del lavoro svolto) racchiudono delle informazioni rilevanti, accurate, chiare e utili per stabilire cosa bisogna fare e aspettarsi.
Questo significa che il modo in cui effettivamente si lavora insieme (la struttura esistente) è più vicino a ciò che è documentato (la struttura formale): ciò che è più vicino rappresenta il miglior modo di lavorare per l’organizzazione.
 

Il termine “Holacracy” è inventato da Arthur Koestler nel suo libro “The Ghost In The Machine” (1967) in cui ha definito un “holon” come un intero che fa parte di un intero ancora più grande. Il corpo umano ne è un esempio: ogni cellula è un holon, un intero che gestisce un processo/lavoro da solo e fa parte di un intero più grande, un organo. L’organo è anch’esso un holon: gestisce un processo e fa parte di un intero più grande, il corpo.

 
Robertson usa l’esempio del corpo per creare un parallelo con le organizzazioni. Ovviamente i worker non sono cellule del corpo, ma entità autonome che scelgono di esserci e di infondere energia nelle funzioni dell’organizzazione, le quali vengono a loro volta organizzate in ruoli.
Questi ruoli sono parte della società, e sono gli elementi di base della struttura di holacracy.
Uno dei concetti chiave di Holacracy è che quando si distribuiscono le autorità, queste non vengono distribuite a persone bensì a ruoli. Ogni ruolo ha delle autorità per fare certi compiti e per perseguire certi obiettivi.
Questo significa che le persone non diventano nodi nella gerarchia aziendale, ma sono free agents. Essi possono guardarsi intorno e accettare incarichi di ruoli in diverse parti dell’organizzazione.
Un ruolo può cambiare continuamente, e deve avere tre elementi:

• Lo scopo: perché esiste il ruolo, qual è il suo obiettivo?
• (Possibilmente) uno o piu domini da controllare/gestire: ogni ruolo ha l’autorità o la proprietà esclusiva di qualcosa per conto dell’organizzazione;
• Un insieme di responsabilità: attività continue (ongoing) in cui il ruolo ha l’autorità di gestire e lavorare a nome dell’organizzazione.

Circles

Quando le responsabilità collegate a un ruolo diventano troppo pesanti da supportare per un individuo, è possibile suddividere un ruolo in sub-ruoli, ottenendo un Circle. Come per esempio il ruolo originale “Marketing” può essere suddiviso in Social Media, Newsletter, Advertising, etc.
L’insieme di questi sub-ruoli diventa il Circle Marketing. Ovviamente il Circle piu grande è quello dell’organizzazione nel suo complesso, ovvero l’Anchor Circle.
Le attività del Circle sono guidate dalle forze di coloro che costituiscono i suoi ruoli e vi lavorano (i membri del circle). Ogni membro del Circle individua la propria forza e quelle altrui dalle quali dipende.
Quando sorgono dei problemi tra le varie componenti del Circle, nella maggior parte dei casi vengono risolti adottando azioni (operations), in altri casi invece si richiede la modifica del modello o della struttura del Circle stesso (governance).
Il prossimo blogpost su Holocracy tratterà proprio di questi processi: governance e operations.

Lead Link e Rep Link

Se un Circle contiene sub-circles, questi sono collegati tramite due ruoli speciali, il Lead Link e il Rep Link.
Cosa sono? È importante sottolineare che il Lead Link non è un manager. Non gestisce il Circle, ma lo rappresenta. Il Lead Link viene nominato dal super-circle per rappresentare le necessità del sub-circle allineandolo con lo scopo, la strategia e le necessità del contesto più ampio. È attento su ogni mancanza di chiarezza nei sub-circle circa il ruolo che occupano e le decisioni da prendere, e si lavora per ottenere chiarezza attraverso il processo di governance (di questo ne parleremo in maniera più approfondita nel prossimo blogpost).
Il compito del Lead Link è:

• L’assegnazione dei ruoli nel circle

Le reponsabilità del Lead Link sono:

• Strutturare la governance del circle in modo che esso esprima il suo obiettivo e le sue responsabilità.
• L’assegnazione dei partners ai ruoli dei circle
• La distribuzione delle risorse nei diversi progetti/ruoli
• Stabilire le priorità e le strategie del circle
• Definire le metriche per il circle

 
Il Rep Link viene eletto all’interno dei sub-circles e li rappresenta nel super-circle. I Rep Link portano feedback di prima linea in un contesto più ampio, sempre osservando l’autonomia e la sostenibilità degli stessi sub-circle all’interno dell’ambiente più esteso.
Le responsabilità del Rep Link sono:

• Rimuovere i vincoli che possano limitare/bloccare i sub-circle
• Cercare di capire le forze espresse dai membri dei sub-circle
• Fornire visibilità al super-circle circa la salute del sub-circle. Questo include la reportistica delle metriche o checklist item assegnati al sub-circle.

Holacracy: una nuova struttura organizzativa. Esempio di Circle