Holacracy in poche parole: gli elementi fondamentali

“Occhio” è un’azienda olandese che sviluppa siti web di cui sono il fondatore e proprietario. Da qualche mese, affiancato dai miei colleghi, stiamo introducendo, all’interno dell’intera azienda, Holacracy, al fine di migliorare il funzionamento dei processi decisionali, dell’organizzazione del lavoro e quindi l’intero sistema operativo aziendale. Per capire cos’è Holacracy, gli elementi fondamentali e qual è la conoscenza minima che devi possedere per comprenderne il funzionamento, leggi questo blogpost in cui cerco di spiegarlo.

Cos’è Holacracy

Holacracy è un nuovo sistema operativo che cambia l’intera struttura dell’organizzazione aziendale e il processo decisionale che in essa viene svolto. I colleghi di lavoro vengono considerati direttamente responsabili delle loro attività, stabilite in ruoli ben definiti. In questo modo ogni dipendente diventa imprenditore nel suo stesso ruolo.
OK, detta così sembra semplice, ma come funziona in pratica? Per spiegarlo meglio è fondamentale guardare in primis al modello organizzativo attuale utilizzato nella maggior parte delle aziende, e, solo successivamente, capire perché tante aziende ormai sentono la necessità di cambiare tale modello.
Come informazione segnalo che l’organizzazione più grande che lavora attraverso un sistema organizzativo basato su Holacracy è Zappos (ormai fa parte di Amazon e ha un fatturato annuale di 1 miliardo di dollari).

La struttura tradizionale

La maggior parte delle organizzazioni viene gestita secondo un medesimo modello. Ovviamente ci sono delle differenze, ma la base è comunque stata definita più di 100 anni fa (vi consiglio di leggere il libro “Reinventing Organizations“ di Frederic Laloux).
Nella struttura classica si presenta un modello gerarchico che vede collocati al vertice manager e direttori: le decisioni vengono prese nella parte superiore della famosa piramide e il lavoro operativo è invece svolto in quella inferiore. Command & Control (C&C) è il modo con cui si definisce la gestione dell’organizzazione secondo un modello classico:

• I compiti vengono definiti e le decisioni vengono prese dal top management
• Il lavoro è svolto dalla base e comunicato dal basso verso l’alto.

Il manager, collocato sopra i dipendenti, è responsabile per il lavoro compiuto e i risultati raggiunti.
Lavorando secondo questo modello, il risultato è che la flessibilità dell’organizzazione dipenda esclusivamente dai decision maker, i leader al top dell’organizzazione.
Qualsiasi idea per migliorare o cambiare un aspetto aziendale, se nata ai livelli bassi dell’organizzazione (alias al livello dei dipendenti) dovrà essere veicolata attraverso i vari step aziendali fino al raggiungimento del vertice della piramide decisionale.
Allo stesso modo qualsiasi idea presa dal top management dovrà compiere il percorso inverso: attraversare i diversi livelli decisionali e organizzativi fino a raggiungere i dipendenti che applicheranno quanto stabilito.

E ora: lavoro agile e basato su GTD

Se la tua organizzazione ha l’ambizione di diventare più agile, qualora volesse creare un ambiente in cui tutti possano sperimentare, imparare (ed anche sbagliare), lavorare in processi più brevi dando maggiori responsabilità ai dipendenti stessi nello svolgere un lavoro più significativo, allora il modello C&C tradizionale non va più bene.
Nasce la necessità di cambiare. Negli ultimi anni sono stati creati diversi nuovi modelli per l’organizzazione del lavoro aziendale. Holacracy si presenta come il sistema operativo agile più elaborato e documentato. Per questo sta diventando molto popolare e riscuotendo molto successo anche perché si può decidere di implementarlo in qualsiasi momento. Le regole del gioco sono chiare. Bisogna solo imparare come giocare.

Gli elementi fondamentali alla base di Holacracy

• Il potere è distribuito in ruoli definiti e in modo chiaro.
• Ogni ruolo rappresenta un obiettivo ed è composto da un certo numero di responsabilità.
• Le persone acquisiscono dei ruoli e utilizzano la loro autorità e creatività per condurre i ruoli al raggiungimento dell’obiettivo. Facendo così tutti diventano imprenditori nel proprio specifico ruolo. Tutti hanno la completa libertà di guidare il ruolo affidatogli a condizione che non danneggi altri ruoli o l’organizzazione nel suo complesso.
• I ruoli vengono raggruppati in dei circoli mirati. In un circolo (per esempio: social media circle) vengono riuniti diversi ruoli e responsabilità.
• Holacracy trova la sua base di azione nel lavoro agile (come per esempio la metodologia Scrum che noi utilizziamo) il che vuol dire che diventa più semplice adattarsi ad un contesto in continuo cambiamento (questo aspetto lo approfondirò nel mio prossimo blogpost).
• Holacracy è anche basata sulla metodologia popolare Gettings Thing Done (GTD) di David Allen (“definisci il prossimo compito ed eseguilo”).
• Il modo di lavorare è ben definito, come ben definito è anche il modo di fare le riunioni.
• Si identificano due tipi di riunioni:
  • riunione sul lavoro in corso
  • riunione dei ruoli (in cui si definiscono i ruoli, stabiliscono le responsabilità o si aggiornano le stesse in virtù di un mutato contesto).
• Le “Tensioni” sono il carburante dell’organizzazione. La tensione rappresenta il gap che si crea tra l’andamento reale e quello che era stato previsto. Le tensioni devono essere convertite continuamente attraverso riunioni su compiti e decisioni.
• Ogni individuo dell’organizzazione rappresenta un “sensore” delle suddette tensioni e può, se ritenuto fondamentale, inserire nell’agenda della prossima riunione l’argomento da trattare, scaturito da una certa “Tensione” e quindi da un certo scostamento rispetto all’obiettivo stabilito.
• Riducendo di volta in volta le Tensioni si ottiene che l’organizzazione si avvicina sempre di più all’obiettivo principale. Come funziona nella pratica e quali sono le problematiche che si incontrano in questo percorso per il raggiungimento degli obiettivi, lo leggerai nei miei prossimi blogpost.

Maggiori informazioni su Holacracy

• Holacracy spiegata in 1:47 min: https://www.youtube.com/watch?v=MUHfVoQUj54
• Holacracy in David Allen Company (tempo per leggere: 3 minuti) – Interview With The “CEO” of David Allen Company
• Brian Robertson presso Google Talk – Robertson spiega in maniera chiara in 28 minuti cos’è Holacracy facendo una comparazione con la natura. Dal 28°minuto le domande critiche/intelligenti del pubblico. 
• Holacracy Overview – un webinar del founding father di Holacracy, Brian Robertson (45 minuti)

Joris van Gelder è il fondatore e il proprietario di Occhio.