Gli spazi e le persone nell'era dello smart working

“Gli spazi influenzano i comportamenti delle aziende” dice Mariano Corso in un’intervista rilasciata a Copernico.
Nel libro “The Smart working book” si legge

Poichè i worker devono essere in grado di eseguire diversi tipi di attività durante le loro giornate lavorative, bisogna capire che anche in ufficio serve un luogo differente, abbandonare l’idea di un ufficio tradizionale con una postazione fissa per tutti

Nel testo del Disegno Di Legge, oggi al Senato, si riporta

…in funzione di progetti e obiettivi o a risultato, rese senza vincoli di orario o di luogo rispetto alle modalità di esecuzione della prestazione lavorativa.

Con l’avvento dello Smart Working, insomma, è diventato sempre più importante il luogo fisico in cui si lavora che deve cambiare le regole aziendali fino ad oggi utilizzate, plasmarsi per adattarsi al lavoro della generazione in corso, e trasformarsi ibridandosi con gli spazi di vita.
Sarà anche per questa importanza che riveste, oggi più che mai, il luogo di lavoro che diverse realtà sul mercato si sono reinventate (e altre addirittura nate da zero) per offrire consulenza alle aziende su come trasformare gli spazi per essere al passo coi tempi.
Poco tempo fa ho avuto occasione di conoscere Luca Brusamolino: HR&Organization consultant presso Workitect, che, appassionatosi proprio a questo argomento, ha deciso di abbandonare il suo precedente lavoro e aprire una piccola realtà che si pone l’obiettivo di studiare le persone per creare spazi che siano efficienti ed efficaci .
E in uno spazio di coworking a Milano abbiamo dialogato proprio di questo.

Persone, spazi e tecnologia nell’era dello Smart Working

Q. Persone, spazi di lavoro, tecnologia. Sono tutte sfaccettature dello smart working, quanta connessione vedi?
A. L’avvento dello smart working, unito alle nuove tecnologie che permettono di lavorare ovunque, ha di fatto accelerato una tendenza ormai in atto da decenni ovvero la riduzione degli spazi di lavoro e quindi l’aumento della densità negli spazi lavorativi.
Si pensi che negli anni ’70 la densità media era intorno ai 50 m2 per persona, fino a 10 anni fa intorno ai 25 m2 ed oggi, si pianificano spazi con densità tra i 10 e 15 m2 per persona con punte di 5m2 nei tanto osannati spazi pre-arredati per le aziende all’interno dei coworking.
Il luogo fisico tende quindi a ridursi drasticamente e la spinta all’efficienza sui costi sta portando a diffondersi come “unico modello” un layout aperto, con postazioni non assegnate ed un rapporto tra postazioni e dipendenti inferiore ad 1.
Questo modello può essere molto efficace per alcune aziende e pessimo per altre: pianificare gli spazi di lavoro di un’azienda in modo efficace implica una conoscenza approfondita dell’organizzazione.
Occorre quindi raccogliere il maggior numero di informazioni dal punto di vista organizzativo e demografico, sulla cultura e sul clima, sui processi e sulle attività lavorative, sulla strategia e sulle previsioni future di crescita per creare un ambiente di lavoro adatto alle esigenze organizzative e del personale.
Il paradosso è che siamo nella società della “personalizzazione di massa” e spersonalizziamo il luogo di lavoro con postazioni non assegnate e conseguente sistema hot-desk e clean desk policy.
La grande sfida è quella di ridurre i costi per l’azienda, riuscendo a creare un luogo di lavoro che veicoli senso di appartenenza, coinvolgimento e benessere accompagnando le persone nel processo di cambiamento verso spazi più flessibili.
Q. “Sono assolutamente convinta di questo: il rendimento lavorativo, il benessere psicofisico e l’engagement dipendono anche dal luogo di lavoro, che deve trasmettere i valori e la cultura aziendale. Pensi che esistano dei dati in qualche modo misurabili su questo?”
A. Naturalmente questi obiettivi, che sono tutti legati tra loro, non si raggiungono solo agendo sugli spazi di lavoro, non è quindi così facile misurare l’impatto dello spazio senza considerare altri variabili dell’universo azienda.
Per questo è importante parlare con le persone: capire la loro percezione rispetto al proprio luogo di lavoro prima e dopo il trasferimento nei nuovi spazi aiuta ad avere un indicatore preciso sull’impatto dello spazio fisico di lavoro sull’organizzazione.
Inoltre esistono molte evidenze scientifiche che mettono in relazione il luogo fisico di lavoro con il benessere organizzativo e la produttività aziendale, in particolare consiglio la lettura dell’esperimento di Knight e Haslam su lean, enriched ed empowered office che misura la relazione tra l’ambiente di lavoro e la produttività nello svolgere un’attività.
Uno spazio di lavoro produttivo nasce quindi dall’osservazione e dall’ascolto delle persone che lavorano in quello spazio e dal loro coinvolgimento continuo per co-progettare un ambiente adatto alle esigenze di chi lo abita. Informare e coinvolgere sono due aspetti fondamentali del processo di rinnovamento, è grazie a questo approccio che si rinforza l’engagement e il senso di appartenenza, creando benessere.
Ti racconto un episodio: esiste l’idea che l’open space migliori la comunicazione, ma da una nostra indagine è emerso che, spesso, le persone non riescono a concentrarsi, soffrono la mancanza di privacy, hanno comunicazioni molto superficiali per paura di essere ascoltati, e spesso troviamo persone sedute vicine che comunicano tramite e-mail.
In un altro caso, invece, ci sono stati richiesti, sempre in un open space, dei divisori fonoassorbenti tra le postazioni, ma nell’osservazione post progetto ci siamo resi conto che le persone, per comunicare ed avere contatto visivo, avevano tolto i divisori.
Per evitare questi episodi possiamo identificare quattro elementi cruciali per il successo di un nuovo ufficio :

• Coinvolgere il management e i dipendenti in tutto il processo di cambiamento
• Creare spazi diversificati in modo che le persone possano scegliere dove lavorare in base all’attività da svolgere ed avere il controllo sull’ambiente (rumore, luce, temperatura)
• L’azienda deve creare un sistema di leadership e di valutazione per obiettivi che guidi il cambiamento verso modalità di lavoro più flessibili nei tempi e nei luoghi.
• Il processo di miglioramento deve essere un processo continuo che non si fermi con il trasferimento nei nuovi spazi

Q. Credo anche io che, nel ridisegnare un luogo di lavoro, vadano create aree comuni senza dimenticarsi spazi per la concentrazione tenendo conto, come giustamente dicevi, che spesso le persone svolgono compiti diversi nell’arco della giornata. Quanto deve essere flessibile uno spazio di lavoro oggi?
A. “Il lavoro è sempre più flessibile e gli spazi devo essere concepiti di conseguenza, oggi si parla infatti di activity based working occorre quindi progettare tenendo presente quattro diverse esigenze che caratterizzano le attività lavorative” (Myerson)
Collaborazione: Creare ambienti adatti al lavoro di gruppo, equipaggiati per la condivisione di documenti, video e conference anche in remoto, mescolare aree meeting formali con ambienti più informali che facilitino le interazioni spontanee ed il lavoro creativo.
Comunicazione: Non dimenticare ambienti isolati acusticamente, equipaggiati per la comunicazione telefonica o per videoconferenze. Grazie ai nuovi elementi di arredo fonoassorbenti, poi, si riesce a mantenere la privacy anche in uno spazio aperto.
Concentrazione: Va bene la creatività e la condivisione, ma devono esistere ambienti silenziosi come uffici individuali, o aree comuni lontane da luoghi rumorosi dove non si può parlare: le così dette “concentration room”
Rigenerazione: Ultimamente sono sempre più richiesti ambienti che permettono di rilassarsi, prendersi una pausa ma che siano flessibili per ospitare incontri casuali con persone esterne al classico team di lavoro
Naturalmente creare una varietà di spazi non è sufficiente, occorre dare la possibilità alle persone di scegliere dove poter svolgere il proprio lavoro a secondo dell’attività, occorre quindi che il management sia promotore dello Smart Working anche all’interno dell’ufficio.
Oltre alla flessibilità legata alle attività lavorative, l’ufficio deve essere anche rimodulabile facilmente e a costi contenuti in quanto la velocità in cui cambiano le organizzazioni è sempre più veloce.
Q. Hai mai sentito paragonare gli uffici di un’azienda ad un aeroporto? Che ne pensi?
A. Si paragonano spesso gli uffici all’hub di un aeroporto anche se personalmente è una metafora che non mi fa impazzire.
L’aeroporto è un “non luogo” dove le persone transitano tra un luogo ed un altro anche se è vero che gli uffici sono sempre più aperti a persone esterne all’organizzazione (consulenti, fornitori, clienti, studenti, start-upper, free-lance) e quindi vanno progettati anche come spazi di transito per alcune tipologie di fruitori.
Q. Quali sono, per chi fa il vostro lavoro, le prossime sfide da affrontare?
A. Sicuramente diversi temi si affacciano all’orizzonte: le diversità generazionali (millenials che lavorano con sessantenni), l’attenzione alle disabilità visive, acustiche e motorie e all’ergonomia degli spazi, creare il giusto compromesso tra l’esigenza aziendale di ottimizzare i costi razionalizzando gli spazi e quella delle persone di avere un luogo identitario in cui riconoscersi …
Tutte sfide in cui la tecnologia gioca un ruolo cruciale e può venirci in aiuto.
Grazie all’internet of things potremo avere maggiori informazioni sui comportamenti dei fruitori degli spazi e rispondere in tempo reale alle loro esigenze.
Ad esempio con postazioni di lavoro che si adattano automaticamente in base a chi vi siede o ambienti che regolano temperatura, ricircolo dell’aria e luce in base al numero di persone presenti.
Per concludere penso che la sfida più grande per chi fa il nostro lavoro sia quella di avere un approccio integrato al tema dello smart working, considerando persone, spazi e tecnologia come elementi connessi e dipendenti tra loro.