ERP, o Enterprise Resource Planning, è un software di gestione aziendale che consente a un’organizzazione di sfruttare una suite di applicazioni integrate. I sistemi ERP semplificano e automatizzano i processi, creando un funzionamento più snello, accurato ed efficiente offrendo una visibilità completa sui processi aziendali principali.

Esistono decine di soluzioni software che ottimizzano i sistemi attraverso il monitoraggio e il reporting delle risorse, la gestione del database e la condivisione dei dati. 

Perché adottare un ERP?

Prima di valutare l’implementazione di un ERP, la situazione tipica delle PMI in Italia è quella della sovrapposizione di due o tre software per riuscire a svolgere e supportare le attività delle varie anime aziendali. 

Non è raro trovare l’amministrazione che utilizza dei fogli di calcolo per i propri report, la produzione che gestisce gli ordini con un software proprietario dei macchinari industriali (quasi sempre obsoleto o con una UX discutibile) mentre la forza vendita sperimenta strumenti più moderni per la gestione dei contatti e delle trattative.

L’utilizzo di software diversi e la compartimentazione stagna tra aree aziendali rallenta la comunicazione interna e riduce l’efficienza dell’organizzazione. 

I sistemi ERP possono consentire alla tua azienda di espandersi senza l’aggiunta di costi IT o di personale. Infatti, integrando tutte le informazioni su un’unica piattaforma, è più facile gestire crescenti livelli di informazione e supportare l’espansione aziendale.

Pensa a un sistema ERP come al cervello del sistema tecnologico della tua azienda. Nel corpo umano, il cervello controlla tutte le aree del tuo corpo dicendo loro cosa fare e assicurandosi che funzionino tutte insieme in modo omogeneo. Il corpo umano non è in grado di funzionare senza un cervello così come un’azienda commerciale o di produzione non può funzionare senza un adeguato sistema ERP.

Un sistema ERP integra tutti gli aspetti di un’azienda, inclusi lo sviluppo del prodotto, la produzione, il marketing e le vendite. Sincronizzando tutte queste aree, le aziende sono in grado di ottenere visibilità, aumentare la produttività e l’efficienza operativa, ridurre i costi e aumentare la competitività.

I vantaggi di avere un ERP in azienda

In un clima aziendale in rapida evoluzione, essere in grado di rispondere al cambiamento è essenziale. Un buon sistema ERP è sufficientemente flessibile, modulare e scalabile per adattarsi in maniera agile alle mutevoli dinamiche del mercato e alle mutevoli esigenze dei clienti. 

Inizialmente, puoi implementare applicazioni specifiche che hanno senso ora e aggiungere applicazioni perfettamente integrate secondo necessità man mano che la tua azienda cresce.

Sebbene l’implementazione di un nuovo sistema ERP possa essere un grande cambiamento per qualsiasi azienda, i vantaggi possono essere visti quasi immediatamente. 

• Aumenta drasticamente l’efficienza e la produttività: fogli di calcolo inefficienti, flussi di lavoro manuali e software obsoleti possono inibire la crescita del tuo business.
  
  Un sistema ERP può semplificare l’intera organizzazione e mettere tutti i dati in un unico posto, consentendo rapporti più accurati e un ambiente di lavoro più efficiente, basato sulla collaborazione e basato sui dati.

• Risparmia sui costi inutili: gestire la tua attività con un sistema ERP crea efficienze che rendono la tua attività più snella man mano che cresce. Agevolando l’espansione dell’azienda senza assumere altro personale o sostenendo costi IT.
  
  Il costo dell’implementazione di un sistema ERP è facilmente giustificato dal ROI di un ambiente aziendale più efficiente e completamente ottimizzato.

• Migliora la sicurezza e l’accessibilità: puoi ridurre i rischi e i costi hardware spostando il tuo ERP nel cloud. Spostare le tue applicazioni ERP nel cloud ti consente di scalare, espandere e aggiornare rapidamente. Inoltre, aumenta ulteriormente la visibilità e l’accessibilità, sfruttando appieno le capacità di un sistema ERP.
  
  Soprattutto, la sicurezza degli ambienti server e degli applicativi software è seguita in modo centralizzato e da un team dedicato che difficilmente potresti replicare in azienda.

• Collabora con dei partner professionali: quando esegui l’aggiornamento a un sistema ERP, ottieni anche la partnership con il fornitore che si occupa dell’implementazione, del supporto, la formazione attingendo anche alle risorse disponibili grazie all’appartenenza alla community.
  
  Infatti, alcuni sistemi ERP hanno gruppi di discussione e community di utenti dedicati che aprono intere reti di innovatori del settore.

• Fai crescere la tua attività: un sistema ERP può eliminare inefficienze, sprechi di tempo e risorse, consentendo alla tua azienda di prosperare. Se sei stato gravato dall’incapacità di stare al passo con la domanda perché sei limitato dai sistemi convenzionali o dai sistemi ERP legacy stagnanti, l’aggiornamento a un moderno sistema ERP libera la tua azienda per realizzare il suo vero potenziale di crescita, meglio se con un sistema OpenSource.

5 casi in cui un ERP aiuta il business a scalare

Se la tua azienda sta crescendo in termini di dimensioni e complessità, probabilmente tu e i tuoi team state dedicando troppo tempo a processi manuali, dentro e fuori i fogli di calcolo e manipolando più sistemi per gestire la vostra attività. 

Stai pensando che per supportare l’espansione del tuo business dovrai necessariamente avere del personale extra per poter amministrare tutti i cambiamenti che stanno avvenendo.

Arriva il momento in cui la tua azienda inizia a superare i suoi sistemi finanziari od operativi esistenti. E se i sistemi attuali faticano a stare al passo con le complessità crescenti, potresti non essere all’altezza delle sfide del futuro.

Le aziende che desiderano scalare di solito prendono in considerazione il passaggio a un software ERP.

È una tecnologia sofisticata in grado di eseguire un elevato numero di operazioni, inclusi contabilità e CRM, buste paga, inventario, catena di approvvigionamento e distribuzione, gestione dei progetti e altro ancora. 

È il prossimo passo logico per le aziende che cercano di scalare o per quelle che si rendono conto dei limiti nel loro attuale software.

1. Etichettare e monitorare le spese aziendali e prevedere le criticità

La chiarezza sulle spese è essenziale per un’azienda in crescita, quindi è necessario avere un quadro fedele della propria posizione finanziaria in qualsiasi momento, ed essere in grado di prendere decisioni di spesa con sicurezza.

Quindi, un’unica fonte a cui attingere le informazioni diventa essenziale, non importa la grandezza della tua azienda. Qualunque dipendente, sarà in grado di accedere alle stesse informazioni aggiornate per svolgere il proprio lavoro. 

Le decisioni sono più facili da prendere, i processi sono più semplici da svolgere grazie a un ruolo dei dati centrale, al servizio del management.

L’etichettatura e il monitoraggio delle spese aziendali in modo accurato tra i centri di costo forniranno rapporti dettagliati proprio quando ne hai bisogno. E pensare che la possibilità di valutare  le spese e i profitti dei vari progetti è qualcosa che molte aziende, anche di grandi dimensioni, troppo spesso trascurano ancora, o non eseguono correttamente e facilmente. Date le soluzioni ERP oggi disponibili, c’è da chiedersi perché.

2. Risparmiare tempo per reinvestirlo in altre attività

Gestire un’impresa di qualsiasi dimensione è complesso. I vecchi sistemi di base tendono a significare che alcune attività manuali sono una parte inevitabile della giornata. 

L’esecuzione manuale dei report, il monitoraggio delle scorte e il consolidamento delle transazioni richiedono l’impegno del tempo e delle competenze delle persone in azienda.

Le persone, purtroppo, soprattutto nei lavori ripetitivi e time consuming, sono inclini agli errori. Inoltre, un’organizzazione divida in silo limita lo scambio delle informazioni con una diretta conseguenza: ottenere un quadro reale di come sta andando la tua attività è impossibile.

Potresti assumere più personale amministrativo a tempo pieno per gestire le tue finanze e operazioni, ma questo non farà che tappare momentaneamente una falla senza risolvere il problema.

L’utilizzo di un ERP, invece, semplifica lo scambio di informazioni, limita le divisioni in silo e dipartimenti e velocizza tutte quelle operazioni manuali che possono essere programmate e svolte da un software.

Questo non vuol dire che con un ERP dovrai licenziare parte del tuo personale, ma magari liberando gli impiegati da lavori noiosi e ripetitivi, potrai concentrare le loro energie in nuove mansioni che apportano ulteriore valore in azienda.

3. Maggiore trasparenza sullo stato di salute dell’azienda

Un sistema ERP centralizzato consente a tutti di accedere alle stesse informazioni contemporaneamente, quando e dove ne hanno bisogno (quasi sempre anche dall’applicazione mobile su smartphone).

È un ottimo modo per il tuo personale di lavorare meglio insieme. Non è necessario perdere tempo a consolidare e controllare i dati su più sistemi. Tutti hanno accesso immediato a un’unica fonte di informazioni aziendali.

Ciò consente di risparmiare tempo e conferisce fiducia nell’accuratezza e nella sicurezza dei tuoi dati. L’immissione di informazioni in diversi sistemi significa che l’errore umano è un grosso rischio, per non parlare del tempo perso. Fallo una volta e fallo bene e continua a far crescere la tua attività.

Portando chiarezza in ogni parte della tua attività, il tuo team può vedere esattamente in che modo la fatturazione influisce sull’inventario, dove stai spendendo di più i tuoi contanti e dove puoi ottenere maggiore efficienza: più trasparenza, più collaborazione e maggiore efficienza e responsabilizzazione dei team.

4. Miglior servizio clienti e più capacità d’attrazione verso nuovi clienti

Se stai lottando per produrre e consegnare le tue merci in tempo o non puoi fornire facilmente ai tuoi clienti i dettagli del loro ordine, il cloud ERP può aiutarti fornendoti informazioni dettagliate per i clienti, istantaneamente, in un sistema centralizzato. 

Adottare un approccio incentrato sul cliente è l’unico modo per far sì che i clienti tornino ad acquistare i nostri prodotti o servizi.

Molte soluzioni ERP hanno alcune funzionalità CRM (gestione delle relazioni con i clienti) o sono integrate con un sistema CRM, offrendo un facile accesso alle informazioni sui clienti in tutta l’azienda. 

Vedere la cronologia degli ordini dei tuoi clienti e avere accesso immediato ai loro dettagli ti aiuta a dare loro, in modo proattivo, ciò che vogliono. Ti aiuta anche a fornire aggiornamenti in tempo reale ai clienti, a monitorare le fatture e i pagamenti e a migliorare il servizio pre e post vendita.

Gestendo le opportunità di vendita e promuovendo il coinvolgimento, vedrai un grande impulso per la pipeline di vendita e le previsioni. E la comprensione degli ordini e delle entrate ti aiuterà a prendere decisioni aziendali in sicurezza. 

In un mercato così competitivo, mantenere felici i clienti esistenti significa che anche i tuoi futuri clienti rimarranno felici. E in un panorama in continua evoluzione, le aziende non possono permettersi di perdere troppi clienti. 

Il servizio clienti è dunque fondamentale, soprattutto se poi viene integrato in una brand experience complessiva e supportato dagli strumenti di marketing automation.

5. Migliora l’efficienza rendendo l’attività a prova di futuro

Ci sono molti sistemi ERP cloud tra cui scegliere e, sì, c’è un investimento iniziale. Ma una volta che hai fatto il salto, puoi migrare la gestione finanziaria e la maggior parte dei tuoi processi in un unico sistema.

Ciò significa che puoi sbarazzarti dei sistemi più vecchi e meno efficienti, risparmiando sui costi di licenza e manutenzione, semplificando il modo in cui le persone accedono a ciò di cui hanno bisogno, in un unico hub. 

Ciò consentirà di risparmiare tempo non dovendo accedere e disconnettersi in più sistemi e strumenti (per non parlare della formazione).

Un unico software, un solo fornitore, un’unica formazione.

La tendenza ormai da anni è quella di prediligere una soluzione Cloud ERP. Significa che il software è ospitato in un ambiente cloud anziché in locale. È proprio come le app sul tuo telefono: puoi accedere sempre e ovunque, con solo una connessione Internet. 

Consigli finali

Inutile continuare la disamina degli innumerevoli vantaggi nell’introduzione di un sistema gestionale aziendale ERP.

Per tutte le aziende, anche quelle di medie dimensioni, il consiglio è quello di dotarsi di un sistema modulare che possa inizialmente coprire le funzioni basilari dell’azienda, ma che sia in grado di supportare e “seguire” la crescita dell’organizzazione, permettendo un ampliamento delle funzioni man mano che saranno necessarie nel processo di evoluzione aziendale.

Meglio se con tecnologia open source e integrabile con risorse esterne tramite API, per assicurare un interscambio di dati con i sistemi aziendali presenti e futuri.

Case Study

Prima di lasciarci, ti consiglio un case study di innovazione nel retail grazie al passaggio a un sistema ERP dotato di tutte le caratteristiche succitate.

Se hai interesse a esplorare ulteriormente l’innovazione nel retail, o se vuoi approfondire soluzioni ERP personalizzate come quelle descritte in questo case study, sentiti libero di contattarci inserendo in oggetto: “Rif: CASESTUDYTG”.