Long distance leadership: come attuarla

Ci sono manager che già da diversi anni si sono ritrovati ad attuare la long distance leadership: ad essere cioè dei people leader che lavorano con parte (o tutto!) il team da remoto. Si tratta infatti di una figura professionale che già da anni, con l’avvento delle società multinazionali (in cui, quantomeno nei livelli più alti dell’azienda, è difficile non avere un manager dall’altra parte del mondo, magari con fuso orario opposto al proprio), ha trovato la propria definitiva consacrazione. 

Con l’avvento della pandemia, questa figura ha subito una vera e propria esplosione: quasi tutti i manager infatti, da un giorno all’altro, si sono dovuti trasformare in long-distance leader. E se per alcune aziende questa è stata solo una parentesi limitata nel tempo, per altre si è trattato di una vera e propria inversione di marcia, destinata a durare nel tempo a venire. 

Ma cosa vuol dire davvero essere un long-distance leader? Scopriamolo insieme.

Cosa vuol dire essere un long distance leader

Se essere un long-distance leader implica, evidentemente, il coinvolgimento della dimensione spaziale (trovarsi a distanza, rispetto al proprio team), questa caratterizzazione non basta per identificarlo correttamente. Molti, infatti, si sono dovuti improvvisare manager a distanza anche in questo periodo di pandemia, senza tuttavia riuscirci.

Per essere un long distance leader è evidente, quindi, che la condizione di distanza è necessaria, ma non sufficiente: come dice la parola stessa infatti, non dobbiamo dimenticarci l’importanza di continuare ad essere un leader, seppur a distanza. 

Essere un long distance leader, quindi, implica anche la capacità di saper gestire un team a distanza e, quindi, da remoto. 

Long distance leadership: bandito il “se non vedo, non credo”

Così come avviene nelle più classiche relazioni a distanza, infatti, anche nella leadership c’è bisogno di porre attenzioni particolari affinché questa funzioni al meglio, e non si può quindi pensare semplicemente di gestire il team a distanza così come lo si sarebbe gestito in presenza.

Sarà infatti necessario adottare alcuni accorgimenti essenziali, di cui parleremo a breve, per tradurre il proprio stile di leadership in un approccio compatibile con la distanza che separa manager e team.

Ma d’altronde, per altri aspetti, non dobbiamo dimenticarci di alcuni elementi salienti della leadership tradizionale che restano quindi essenziali anche in caso di team a distanza: così come, infatti, i veri leader non passerebbero mai le proprie giornate a controllare se le persone sono effettivamente sedute davanti alla scrivania dell’ufficio o a verificare se nel loro schermo compare effettivamente il lavoro a cui dovrebbero dedicarsi, allo stesso modo un vero long-distance leader non può pensare di controllare costantemente che il membro del proprio team in remoto stia effettivamente lavorando. 

Questo perché se in presenza si dà semplicemente per scontato che la persona, per il solo fatto di essere presente in ufficio, stia lavorando, allora lo stesso dovrà essere fatto con il team che lavora da remoto: al fine di garantire uno stile di lavoro sano, anche quando si è lontani, sarà quindi necessario tenere lontana la tentazione di adottare il pensiero “se non vedo, non credo” (come direbbe qualcuno).

Il long-distance leader, quindi, rimanda necessariamente ad una forma di leadership che abbandona il “command&control”, per abbracciare il più people-oriented “trust&empowerment”.

Come gestire la relazione a distanza (con il proprio team)

L’errore più grande che si possa quindi fare nella long distance leadership è quello di pensare di poter gestire un team a distanza, così come lo si gestiva in presenza.

La stessa “presenza” delle persone in ufficio, infatti, rende spesso scontate per un leader molte azioni ed interazioni chiave nella gestione di un team: si pensi anche alla comunicazione, molto più semplice se ci troviamo faccia a faccia con il nostro interlocutore (aiutata magari da gesti di per sé impercettibili via webcam e, viceversa, resa molto più complessa nel caso in cui si debba comunicare un determinato messaggio per scritto, magari via email).

Oppure si pensi anche all’importanza che assume la gestione del silenzio, a cui magari non siamo abituati in ufficio: da remoto, infatti, può capitare di mandare un messaggio in chat e non ricevere una risposta immediata (caratteristica tipica della c.d. comunicazione asincrona) – non per questo, però, dobbiamo pensare che dall’altra parte ci sia una persona che non sta lavorando. 

Quali accorgimenti è quindi necessario mettere in piedi per attuare una vera long-distance leadership (checklist)?

• Condividi con il team chiare aspettative sul metodo di lavoro a distanza: quali tool decidiamo di usare in quali circostanze (es. email per comunicazioni esterne al team, chat per le comunicazioni interne, meeting solo se serve). In quali tempi o momenti della giornata decidiamo di essere tutti a disposizione del team. Quali modalità vogliamo adottare per comunicare impossibilità lavorative. Quali limiti decidiamo di porre al lavoro da remoto in modo che questo riesca a rispettare il work-life balance di tutti.

• Crea una routine da remoto, sia per la gestione delle attività che riguardano solo te, come manager, sia per i momenti che ritieni necessario dover ricavare con i membri del team: quando la distanza è molta, possono subentrare ulteriori dinamiche (es. fusi orari, abitudini locali diverse ecc.) che rendono essenziale stabilire dei momenti ricorrenti predefiniti, in modo da dare a tutti la possibilità di organizzarsi al meglio. Avere una routine ti permette, inoltre, di non rischiare mai di perdere il contatto con il team – ovunque esso sia.

• Stabilisci con il tuo team risultati chiari e obiettivi condivisi, in modo che tutti siano ingaggiati nelle attività da fare, senza bisogno di essere controllati – per farlo, puoi anche farti aiutare da alcuni tool che monitorano l’andamento delle performance del team rispetto a degli obiettivi prefissati.

A proposito di tool, ricordati di approfittare al massimo della tecnologia: ad oggi, infatti, questa offre molte soluzioni per ridurre (almeno digitalmente) la distanza fisica, anche a basso impatto economico. Diventa quindi fondamentale individuare gli strumenti che possano essere più di supporto al lavoro tuo e del tuo team.

• Crea opportunità di socializzazione e team-building: prima, infatti, anche il semplice scambio di informazioni nei corridoi o davanti alla macchinetta del caffè offriva opportunità di socializzazione e di knowledge sharing. A distanza, invece, queste occasioni devono essere ricreate ad hoc: può trattarsi anche di piccoli momenti di condivisione o di meeting informali (es. coffee break con il team ecc.) – anche qui, volendo, la tecnologia può venire incontro con tool (di cui alcuni con versioni gratuite) di calendarizzazione automatica e casuale di micro-meeting (anche di 10 minuti) volti a simulare la famosa “pausa caffè”, come ad esempio Hallway, applicazione di Slack.

Soprattutto in caso di team “ibrido” (in parte in presenza, in parte a distanza), ricorda di mettere tutti nella possibilità di dare lo stesso apporto: aiuta le persone in remoto a partecipare fruttuosamente ai meeting, veicolando loro tutti i materiali che potresti aver già condiviso in modo informale con i colleghi in presenza (agenda, presentazioni ecc.) e trasmettendo all’intero team l’importanza di permettere a tutti di parlare e dare il proprio contributo durante una riunione.

• Sii il coach di cui il tuo team ha bisogno, perché nella leadership a distanza si avverte ancora di più il valore essenziale della componente umana: largo quindi all’implementazione di sistemi di continuous feedback nell’ottica di crescita e sviluppo del team nel suo insieme – ricordandoci, ovviamente, che i feedback dovranno essere bi-direzionali, veicolati non solo dal manager verso il team, ma anche viceversa. 

Quali pensi possano essere le maggiori sfide della long-distance leadership? Lasciami la tua opinione nei commenti!