Batching: il metodo per mantenere la concentrazione e alta la produttività

Se il tuo lavoro prevede la gestione di attività differenti nell’arco di una giornata, devi ottimizzare il tuo tempo per essere produttivo ed efficiente. Il livello di concentrazione può variare facilmente e piccole e grandi distrazioni sono sempre pronte a distogliere l’attenzione, facendo perdere tempo e denaro. Pertanto un professionista deve valutare le priorità, organizzare un calendario con le varie cose da fare, e raggiungere così un buon livello di soddisfazione a fine giornata. Un metodo per fare tutto questo in modo preciso e semplice è il batching.

Cos’è il batching e come funziona?

Batching significa letteralmente “raggruppamento” ed è un metodo che permette di gestire il tempo nel modo giusto, aggregando attività simili per aumentare la produttività e ridurre lo stress. Le ore di una giornata lavorativa possono essere sufficienti o meno per fare un buon lavoro, dipende tutto da come si utilizza il tempo a disposizione.

In pratica il batching prevede la suddivisione del tempo lavorativo in blocchi, durante i quali ci si può dedicare a una attività specifica senza distrazioni. Se pensi che per recuperare un buon livello di concentrazione dopo una distrazione richiede una media di 15 minuti, immagina in una giornata lavorativa il pericolo che hai di diminuire la produttività.

Una telefonata, un corriere che bussa alla porta, un rumore fastidioso che viene dall’esterno, sono tanti i possibili motivi di un calo dell’attenzione mentre svolgiamo il nostro lavoro. E la mancanza di concentrazione aumenta lo stress, perché le cose da fare sono tante e, divagando o perdendo tempo inutilmente, l’incompiuto diventa un peso che va a incidere sull’energia e la voglia di fare.

Si può essere multitasking, se non si mischiano le attività

Oggi come oggi molte posizioni lavorative e professioni richiedono persone multitasking, ovvero figure in grado di svolgere più attività contemporaneamente. Il mondo va sempre più veloce e tenere il passo è fondamentale per avere successo. Il batching vuole dimostrare a modo suo che va bene essere multitasking, ma nel senso di portare a termine le attività dedicando il giusto tempo a ognuna, senza mischiare le carte.

Infatti secondo studi specifici è stato dimostrato che gestire attività diverse in parallelo spesso tende a ridurre la produttività in modo significativo, almeno del 40%. Concentrandoci su più obiettivi contemporaneamente si rischia la confusione e quindi un calo della concentrazione che porta quasi sempre a un lavoro poco accurato e appena sufficiente.

I benefici del batching

Il batching permette di ottimizzare la giornata lavorativa, riservando una quantità di tempo definita a ogni attività prevista, evitando interferenze esterne e distrazioni, alternando pause laddove necessarie per riposare e riprendere con più lucidità il lavoro, e governando meglio la fatica e lo stress.

Questo metodo che suggerisce di lavorare “in serie” permette di focalizzarsi su un obiettivo finale e sfruttare il tempo a proprio vantaggio per raggiungere un buon risultato con consapevolezza e serenità.

Esempio pratico di batching

Non c’è una regola universale per attuare il batching. Ognuno sceglie la tecnica che preferisce o più adeguata alla propria attività lavorativa. Per esempio puoi raggruppare attività di contabilità destinando un tempo preciso alle fatture, alle telefonate, oppure alla gestione delle email. Oppure preparare preventivi e poi dedicarti a rispondere alle varie richieste dei clienti.

Puoi pianificare il lavoro giorno per giorno, settimanalmente o mensilmente. Oppure prevedere un batch di base che poi può essere modificato in corso d’opera se spuntano impegni imprevisti o attività nuove da svolgere.

Ecco un esempio pratico di batching:

• lettura email e feedback tutti i giorni dalle 9 alle 11
• fatturazione una volta a settimana, il mercoledì dalle 14 alle 16
• preventivi il venerdì dalle 10 alle 13

In questo modo si riesce ad avere ogni giorno un’idea di quello che si deve fare e degli obiettivi da portare a termine fino a quando stacchiamo e torniamo alla nostra vita privata.

Lavorare “in serie” o per batch, rende più semplice mantenere la concentrazione. Diventa una sorta di sfida quotidiana risolvere le task prefissate, e si prova un certo sollievo e soddisfazione nel depennare le cose fatte.