Come aiutare dipendenti e collaboratori ad affrontare il new normal in azienda

Negli ultimi mesi di emergenza sanitaria abbiamo sentito parlare sempre più frequentemente di come affrontare il New Normal in azienda, di come sta cambiando il mondo del lavoro; si è cercato di trovare una risposta esaustiva tra vecchi paradigmi e una digitalizzazione ormai sempre più predominante in quasi tutti i settori. La pandemia ha colpito duramente e difficilmente si tornerà alla vita pre-covid.

Tutte le certezze, le abitudini e le dinamiche (sociali e lavorative) sono state scardinate a beneficio di una imprevedibilità costante. Tutto questo ha portato i dirigenti e i responsabili HR a porsi delle domande, e a dover ridisegnare da zero tutte le strategie produttive ormai consolidate nel tempo.

Questo ha permesso che termini come “Smart Working”, “New Normal”, “Modern Workplace” diventassero di uso comune; invadendo la nostra quotidianità e il nostro spazio lavorativo fino a diventare il fulcro di tutti i moderni paradigmi produttivi.

Cosa significa New Normal?

Volendo banalmente tradurre queste due parole, si ottiene un concetto che rimanda a una “nuova normalità”. 

In sintesi può essere definito come:

l’insieme dei comportamenti e delle abitudini a cui persone e aziende si sono adattate per rispondere a una criticità. Il focus del discorso sta proprio in quel “normalità” che indica il fatto di trovarsi di fronte a una realtà ben diversa da quella a cui tutti erano abituati prima dell’inizio della crisi.

Tuttavia, l’errore che fanno in molti, è immaginare il New Normal come qualcosa di transitorio e che alla fine andrà a scomparire. Ciò che non è ben chiaro è il fatto che questi nuovi comportamenti hanno messo le persone davanti a nuove dinamiche produttive che rappresentano (finalmente) una validissima alternativa a quelle “classiche”. 

Non è difficile comprendere, quindi, come alla fine dell’emergenza, in molti sceglieranno volutamente di non tornare alla “normalità”; continuando sulla strada del New Normal, continuando ad alimentare queste trasformazioni. Una volta capito questo, la novità non sarà più tale e diventerà la nostra quotidianità, sedimentandosi come è giusto che sia nella vita e nella cultura delle persone.

A questo punto, le aziende che hanno già chiara la portata di questi cambiamenti godranno sicuramente di un grande vantaggio competitivo per il prossimo futuro; chi, invece, ancora ripensa con nostalgia alle vecchie dinamiche produttive, andrà necessariamente a schiantarsi contro l’evidenza dei fatti.

Quale evidenza? Quella per la quale c’è bisogno di rispondere alle nuove esigenze dei lavoratori che, una volta “assaggiato” il New Normal, difficilmente torneranno indietro.

Come affrontare il new normal in azienda e gestire la nuova normalità?

Siamo riusciti a creare nuove strategie mantenendo inalterata la produttività. Ed è proprio questo uno dei punti fondamentali del discorso. Se per colpa del Covid-19 è stato possibile lavorare a distanza senza che le realtà aziendali abbiano subito delle perdite, perché la cosa non può diventare di uso comune?

In questi circa due anni abbiamo imparato ad essere “agili”, aperti alle novità ed estremamente flessibili. Abbiamo imparato che la digitalizzazione non è un male e, anzi, è una grande opportunità. Poi abbiamo imparato che l’ufficio può essere situato ovunque, e che ciò che conta non è il luogo fisico, ma gli strumenti di lavoro.

E dato che tutto questo è ormai all’ordine del giorno, perché non farlo diventare ancora più normale? Certo, c’è ancora da lavorare molto, ma se le aziende stanno ripensando alla gestione del proprio personale a distanza, perché la cosa non può diventare universale?

Tutto ciò che occorre è una strategia concreta e ben definita, la piena conoscenza degli strumenti a disposizione, un rinnovato concetto di sicurezza informatica e una maggiore attenzione verso la comunicazione; soprattutto c’è bisogno di una reale comprensione dei nuovi paradigmi lavorativi e di dinamiche aziendali orientate a realtà liquide.

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Best Practices per aiutare ad affrontare il new normal

Concentrando l’attenzione verso il punto di vista delle aziende riusciamo a comprendere quali sono state e continuano ad essere le sfide da affrontare in azienda: i nuovi paradigmi lavorativi agili hanno costretto Manager e HR Manager a ripensare la gestione delle risorse umane e a direzionarsi verso una più complessa strategia di people management.

Affrontare il new normal per non creare disagi a dipendenti e collaboratori, non intaccare quindi il wellbeing, la continuità del business e la produttività, diventa la priorità. Vediamo alcune best practices utili.

Amplificare il dialogo

Uno dei principali obiettivi delle aziende è quello di cercare di monitorare costantemente lo stato di salute mentale e il livello di motivazione dei dipendenti. E quale modo migliore di instaurare un dialogo diretto con loro?

Parlare con le persone, chiedere la loro opinione con più frequenza è il modo migliore per comprenderne le esigenze e intervenire prontamente in caso di problemi.

Una delle soluzioni migliori per “amplificare il dialogo” è quella, ad esempio, di somministrare test sul clima in azienda, in modo da avere una visione chiara e precisa della situazione. Scegliendo poi di presentare il questionario con cadenza regolare, si può intervenire tempestivamente per eliminare eventuali criticità. 

Occorre tenere presente che i problemi e i cambi di opinione avvengono in tempi rapidissimi; per questo mantenere sempre un dialogo con i propri dipendenti è sempre la scelta migliore.

Ascolto e collaborazione

I dipendenti, naturalmente, sono persone e in quanto tali vogliono essere ascoltate. 

L’ascolto, quindi, è probabilmente il modo più efficace per ottimizzare i processi organizzativi e quelli decisionali; partendo dal “semplice” prendere in considerazione le persone per riuscire ad affrontare al meglio le sfide derivanti dal New Normal.

Per fare questo, però, sono necessarie alcune semplici accortezze, come ad esempio la continua richiesta di feedback. Questi non servono solo per capire lo stato di salute dei lavoratori, ma anche per comprendere e monitorare le opinioni del gruppo ed, eventualmente, individuare criticità.

Ovviamente ricevere tali feedback deve essere un modo per dare la percezione che le opinioni dei dipendenti vengano ascoltate; diventando quindi la base di partenza per gli eventuali cambiamenti aziendali. Per questo nei paradigmi lavorativi agili, i lavoratori vengono incentivati a condividere i loro “pensieri”, soprattutto durante le riunioni o attraverso i questionari di cui sopra.

Oltretutto quando questi feedback hanno un impatto positivo sull’azienda, i dirigenti e gli HR manager, dovrebbe riconoscere il merito della cosa; dimostrando a tutti di aver recepito e seguito il consiglio.

Essere parte del cambiamento

Per avere cambiamenti rapidi ed efficaci, manager e team leader dovrebbero dare sempre il buon esempio. In quanto figure in primo piano nella vita aziendale, questi dovrebbero essere in grado di ispirare i dipendenti e mostrare loro comportamenti e best practices corretti.

Anche qui, altro non si tratta che di “connessioni umane”, adesso che la tecnologia permette un maggiore “avvicinamento”, seppur in digitale; per questo i dirigenti e i team manager dovrebbero essere ancora più vicini ai dipendenti e seguire meglio il loro lavoro.

Per questo potrebbe essere molto utile fissare riunioni e amplificare il dialogo tra le parti in maniera ancor più capillare. 

Oltretutto è sempre buona norma cercare di far diventare tutti promotori del cambiamento. Con un dialogo omnidirezionale si incoraggiano anche i nuovi punti di vista che potrebbero dare buone idee per affrontare le sfide del futuro.

Mantenere un buon Work-life Balance

Nonostante questo dovrebbe essere un diritto inalienabile di tutti i lavoratori, molto spesso si tende a dimenticare di avere una vita privata. Per “colpa” di smartphone, e-mail, messaggi, in alcuni casi sembra di non riuscire mai a staccare realmente la spina dal lavoro.

Giocando sui paradigmi di “flessibilità” e “autonomia”, le persone tendono a lavorare molto più del dovuto e senza effettivi benefici per la produttività. È chiaro che il primo input positivo in questi termini debba arrivare dai team leader e dai dirigenti che dovrebbero garantire e ricordare a più riprese il fatto che esiste un tempo per lavorare e uno per vivere. 

Così facendo non solo i dipendenti riusciranno a scandire i loro ritmi produttivi come nei modelli classici, ma risulteranno più produttivi e meno stressati.

Consigli pratici per il New Normal

Abbiamo detto che in tempi come questi il “continuo confronto” tra lavoratori e team leader è fondamentale per armonizzare il lavoro di tutti. E, senza esagerare, il mezzo migliore per farlo è naturalmente quello di organizzare call e riunioni digitali a cadenza più o meno regolare.

Se in questo New Normal, la comunicazione è una delle principali forze in gioco, è chiaro che tale forza debba essere sfruttata in maniera costruttiva ed efficiente.

A seguire, alcuni consigli pratici per affrontare al meglio le riunioni e le comunicazioni aziendali.

Avere sempre un ordine del giorno

Quando viene fissata una riunione, è buona norma avere una durata (anche ipotetica) dell’incontro. 

Una volta passati i saluti di rito, i ritardi e qualche “chiacchierata informale” si può procedere alla riunione vera e propria. Attenzione, questi “convenevoli” possono sembrare inutili ma, in realtà, rafforzano molto l’unione del gruppo e rendono il meeting più gradevole.

Poi non bisogna mai dimenticare che il tempo è denaro e in una riunione non si può parlare di tutto. Quindi è sempre bene fissare un ordine del giorno preciso. In questo modo non solo si mostra subito il focus dell’incontro, ma si aiuteranno anche i partecipanti a mantenere alta la concentrazione. Oltretutto, le persone sapranno “cosa aspettarsi” dalla riunione, permettendo a tutti di arrivare preparati.

Videocamera sì o Videocamera no?

Molto spesso durante le riunioni le persone tendono a tenere spenta la webcam del pc. Questo dettaglio, all’apparenza di poco conto, è in realtà molto importante perché non poter vedere l’immagine del nostro interlocutore ci consente di cogliere dei segnali fondamentali.

Mentre le persone parlano o ascoltano “emettono”, pur non volendo, dei segnali non verbali. Da questi si può capire molto, come ad esempio se l’argomento trattato è di loro interesse o se sono impegnati a fare altro. Per riuscire a ottenere il massimo da questo tipo di comunicazione è sempre meglio chiedere di avere la webcam accesa.

Questo è un modo per mantenere alta l’attenzione e, ovviamente, monitorare l’interesse e la partecipazione delle persone al meeting.

L’importanza degli spazi

Lavorare a distanza può comportare difficoltà nel trovare uno spazio adibito esclusivamente al lavoro. Se poi ci si trova dentro lo stesso appartamento con altre persone o in un coworking affollato, la cosa può essere una vera e propria Mission Impossibile.

Però, ove possibile, è sempre buona norma trovare uno spazio dedicato solo al lavoro e ai meeting. Uno spazio ben illuminato, con poche distrazioni e, ovviamente, senza elementi “strani” a disturbare il regolare svolgimento delle attività.

Se poi i rumori (di qualsiasi natura) fossero troppo invadenti, il suggerimento è quello di utilizzare un buon paio di cuffie con la tecnologia di cancellazione del rumore.

Essere pronti a tutto

In un mondo eternamente digitalizzato e iperconnesso, può succedere l’imprevisto tecnico all’ultimo momento.

Naturalmente a nessuno si chiede di improvvisarsi tecnico e agire direttamente sul computer o sulla rete telefonica. Ma in caso di problemi dettati da semplici malfunzionamenti è sempre opportuno avere un piano B.

L’esempio pratico? Non funziona la condivisione dello schermo o la presentazione in Powerpoint è misteriosamente sparita dal Desktop?

Per anticipare il problema, è buona norma inviare prima il file da presentare a qualcuno dei partecipanti, o ancora meglio condividerlo a tutti loro, in modo da poter seguire la presentazione anche senza l’ausilio della tecnologia.

Ridisegnare la geometria degli uffici

In molti già da adesso hanno deciso di adottare modelli di lavoro ibridi, riportando quindi i dipendenti in ufficio, ma con nuovi spazi e nuove prospettive. Questo, naturalmente, richiede la riorganizzazione completa degli spazi di lavoro, ridisegnandoli per assolvere le nuove esigenze dei lavoratori.

Anzitutto in quest’ottica occorre ripensare lo spazio per amplificare al meglio la comunicazione e la collaborazione. Quindi, parliamo di una rete internet efficiente, ad esempio, di sale conferenze e di tutto ciò che può servire per permettere ai dipendenti, anche lontani, di comunicare al meglio col resto del team e lavorare nel modo migliore.

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