Tweppy, la posta elettronica che semplifica il teamwork

Quando si lavora in Smart Working puoi immaginare quanto è importante avere a disposizione strumenti che aiutano a gestire le task, la collaborazione in teamwork e i progetti risparmiando più tempo possibile.
Hai presente no? Quando si lavora a distanza si ha bisogno anche degli strumenti giusti per poterlo fare, altrimenti invece di diventare una comodità, è un intralcio.
In un mercato dove i grandi player si battono a suon di app dedicate all’instant messaging, ai social e alle community, si è perso di vista il fatto che lo strumento più usato in tutte le aziende, è da oltre vent’anni lo stesso: la posta elettronica.
Trovando lo scambio di mail una pratica un po’ troppo macchinosa e non proprio comoda per collaborare in teamwork, sono andata alla ricerca di un qualcosa che fosse veloce, efficace ed efficiente.
Dopo aver provato strumenti collaborativi di ogni genere, è apparso Tweppy. Uno strumento di organizzazione della posta elettronica che permette di collaborare meglio, ottimizzare il proprio tempo e avere un supporto alle attività di marketing semplice ma efficacissimo; un toccasana per il teamwork!
 

Cos’è Tweppy? Conosciamolo!

Tweppy è il software introdotto sul mercato da una startup italiana nata nel 2013.
Uno strumento di gestione ed organizzazione della posta elettronica che basa il funzionamento su un software cloud, quindi si può utilizzare ovunque e su qualsiasi dispositivo, basta avere una connessione ad internet.
Comprende 3 tool: Gestione di caselle di posta, Tool collaborativo e Tool di CRM.
La trovata geniale di Tweppy è stata quella di creare un software completo, partendo dalla ricezione di mail, integrando tutte le funzionalità e informazioni che vengono fuori quando si inizia una qualsiasi collaborazione lavorativa. Questo ha portato ad una riduzione del 30% di scambio di mail interno, nei team in cui è stato adottato.
Tweppy crea un ambiente partecipativo tra i membri di uno stesso gruppo di lavoro, in cui è possibile condividere la visualizzazione di email, appunti personali e file, appuntamenti da calendario e incarichi, senza generare un nuovo messaggio di posta. Tutto questo è realizzato nell’ottica di costruire un team efficiente e collaborativo e di avere un supporto reciproco tra colleghi, grazie anche alla possibilità di attivare delle chat tra visualizzatori. Insomma, la coesione del gruppo al centro di un lavoro vincente, sia per l’azienda che per il cliente.
 

Perché scegliere Tweppy per la gestione del teamwork?

Collaborare per semplificare

 
Lavorare in un’azienda (soprattutto da remoto) significa, nella maggior parte dei casi, dover realizzare progetti dividendo il lavoro con altri colleghi. Può capitare di dover sollecitare più volte i propri collaboratori per sapere se la loro parte è stata completata, scambiare discussioni abbastanza lunghe, generando situazioni di disagio che hanno ripercussioni negative sull’intera attività…
Questo non sarà più un problema con Tweppy, perché la piattaforma crea teamwork automaticamente. Il sistema permette, infatti, di creare comodamente dei processi di collaborazione partendo dall’invio o dalla ricezione di ogni mail. Vediamo quali.

Capire chi ha fatto cosa con i colori

Basta configurare le regole con cui vanno condivise le email delle diverse caselle di posta agli utenti dell’organizzazione e per ogni messaggio risulterà immediatamente chiaro chi ha letto, cancellato, preso in carico l’impegno oppure se è già stata data risposta.
Nella Dashboard di Tweppy non appena arriva una mail, l’icona di una busta da lettere si colora di viola per indicare che il messaggio è ancora da leggere. Diventa di colore arancione invece, quando è stata effettuata la lettura del corpo del testo di una mail a cui è stato aggiunto però successivamente un elemento secondario ancora da leggere, come un aggiornamento o una risposta.
Ma ciò non è niente in confronto alle grandi potenzialità di questo strumento.

 
 

Chat e Condivisione

Inoltrare un’email ad un collega che probabilmente risponderà, con altri utenti in Cc,  significa generare grande confusione. Con Tweppy, se ho bisogno di condividere con un collega una mail (ricevuta o  inviata dalla mia casella) oppure un nota, basta un click.
È presente una chat, contestuale al messaggio, che mi permette di scambiare commenti e documenti direttamente sul messaggio stesso. Si possono allegare file di ogni genere e vedere quando un utente apre la mail attraverso un tracking, una conferma di lettura intelligente per capire chi legge e se questa viene letta o se vengono scaricati gli allegati.
A partire da ogni mail è possibile generare delle discussioni, taggare persone che potrebbero essere interessate e impostare varie visibilità:

• Pubblica, dove tutto il team può intervenire;
• Privata, per il gruppo di partecipanti interessati a cui è stato inviato l’invito;
• Appunti, per lasciarla privata, solo per se.

 
https://www.youtube.com/watch?v=emd8io1M50I&feature=youtu.be

Ogni mail può essere condivisa

Quando arriva una mail il cui contenuto interessa anche altri colleghi, possono essere inseriti dei permessi di lettura per gli account a cui voglio far leggere il testo. Non c’è più il bisogno di inoltrare lo stesso messaggio e mettere in copia, perché nella casella di posta Tweppy degli interessati, apparirà la mail condivisa.
A questo punto posso aggiungere chiunque, creando una discussione e un Teamwork, la sotto categoria, il gruppo di persone interessate solo a quel dato messaggio che parteciperanno alla discussione.
Se non ci sono mail da cui iniziare una discussione, questa può essere aperta attraverso la creazione di note.

Gli incarichi

Questa funzionalità non ha niente da invidiare ai sistemi di task management.
Nella Dashboard di Tweppy si possono assegnare incarichi direttamente sulla mail di interesse, senza avere il bisogno di crearne di nuove, ad una persona singola o ad altri utenti.
Basta un click e Tweppy manderà una notifica all’assegnatario che troverà il compito assegnato, in evidenza nelle cose da fare.

Ad esempio, puoi mettere un incarico su una email in entrata per ricordarti di rispondere; su una in uscita per un follow-up, oppure più di un incarico per assegnare più cose da fare contemporaneamente.
È possibile fissare scadenze agli incarichi, aggiungere delle note e vedere chi ha svolto il lavoro in una sezione specifica.
 

Contatti e CRM

Tweppy ha anche funzioni di CRM automatizzate e questo trasformerà la tua lista contatti da una rubrica qualunque ad una miniera di informazioni.
Quando si riceve una email, il software aggiunge il mittente ad una rubrica condivisa con il team. Il sistema tiene traccia di tutte le attività legate a quel contatto, ogni teamwork e singolo utente possono andare a profilare con voci personalizzate inserendo i dati che più interessano in quel momento.

Le pratiche

Le pratiche in Tweppy servono per raggruppare tutte le attività utili ad un teamwork in un preciso momento in un unico luogo; devono essere associate ad un utente in rubrica e ad un topic specifico. Questo per avere la situazione organizzata e sotto controllo.
La pratica appena terminata può essere chiusa e trasferita in un sistema di archivio, non appena la pratica è conclusa per tutti i membri del team che ci stavano lavorando, le cartelle spariscono dalla dashboard per non occupare spazio.
L’archiviazione di un utente singolo della pratica non influisce sul resto del team.
Per chi si dimentica sempre di cancellare mail, tanto da collezionarle direi che è un’ottima soluzione 🙂
Le pratiche sono una vera rivoluzione per il teamwork, un’altra funzionalità molto interessante è la poianificazione di appuntamenti.

Il calendario condiviso

Attraverso il calendario condiviso di Tweppy è possibile assegnare a sé stessi o agli altri degli incarichi e sapere qual è il momento in cui questi vengono completati: ogni collega sarà protagonista di un processo.
Possiamo invitare il cliente in un appuntamento, allegando file e chiedendo conferma della presenza; i colleghi saranno a conoscenza di questo perché il calendario è condiviso a tutti i membri del teamwork, distinti per colore.
 

 
Se un appuntamento con un cliente prevede una trasferta, il calendario di Tweppy permette di segnalare con un colore più tenue l’orario dedicato allo spostamento, in modo tale che tutti i colleghi ne sono a conoscenza.

 
Allora come ti sembra Tweppy? In questo mini viaggio all’interno della piattaforma, ho cercato di farti capire il funzionamento e quanto potrebbe essere un valido strumento perché riesce a semplificare sia l’attività con i clienti che quelle interne al team.
Se hai ancora bisogno di più informazioni, ecco tutte le features della piattaforma.
Tweppy è come un ufficio che puoi portare sempre con te. E qualunque organizzazione attraversata da processi in serie, dove le risorse si trovano a condizionarsi reciprocamente nel loro operato e a collaborare costantemente, la chiave per ottenere efficienza, è lavorare in un Teamwork ben organizzato.
Una soluzione per collaborare bene con il tuo teamwork, potrebbe essere proprio Tweppy 😉