Questi non sono i punti di forza del time management. Le trappole da evitare

Organizzare vita, lavoro e progetti. Il time management è fondamentale, ma quali sono gli errori più comuni? E quali non sono i punti di forza? Dalle metodologie fallimentari, alla poca volontà.

Quali non sono i punti di forza del time management? Errori di pianificazione

Dall’ora et labora, famosa regola monastica del passato, i processi di gestione del tempo oggi sono stati affinati e divulgati sotto forma di metodologie collaudate, tecniche perfette per rendere infallibile l’orologio organizzativo di qualsiasi impresa, business o progetto.
Eppure, se ancora ne parliamo è evidente che la “formula perfetta” del time-management non è così facile da trovare.
Gli errori che portano a fallire nella distribuzione del nostro tempo possono essere di vario genere, ma principalmente le aree incriminate sono due:

1. metodologie ed implementazione;
2. affinità e formazione.

Metodologie ed implementazione: il time-management di cui non avevi bisogno

Prendiamo un’azienda,individuale o con più dipendenti, non importa a che stadio, ma ad un punto della vita, anzi, in più punti e a più riprese, verrà palesata la necessità di implementare dei processi di management del tempo.
Viene spesso da pensare che la parte complessa sia implementare le nuove dinamiche, imparare ad usare le nuove interfacce, capire come funziona il gestionale… Invece prima avviene un fondamentale passo: scegliere la metodologia.
Non sono tutte uguali, non funzionano tutte allo stesso modo, non portano gli stessi risultati.
Intervenire su questi processi vuol dire andare a toccare le corde più sensibili delle risorse umane coinvolte, ma anche le abitudini e i flussi di lavoro, che sono radicalmente diversi da settore a settore.
Nulla è più penalizzante di una metodologia che non sta al passo con l’azienda. Ad esempio perché le agenzie di informatica e programmazione adottano l’AGILE o SCRUM e non usano processi di classico Project Management? Semplicemente perché avevano bisogno di un modello più interattivo e capace di non ingabbiare in time-line poco realistiche che non tenevano conto dello sviluppo di un prodotto.

Affinità e formazione: cosa piace e cosa non funziona

Il time-management è un po’ come l’alimentazione, crescendo ci portiamo appresso buone e cattive abitudini. Sarebbe a dir poco idilliaco se costituito un gruppo, ognuno avesse lo stesso modo di organizzarsi degli altri. Purtroppo, forse anche per fortuna, questo è impossibile, poiché ognuno di noi lavorando sviluppa sue specifiche abitudini, buone e cattive.
Similmente una singola persona che per tutta la vita ha agito e organizzato il proprio lavoro in un determinato modo, avrà sviluppato processi più efficienti e altri meno. È fondamentale in queste situazioni scegliere un metodo da sposare al 100%. Perché? Nel caso di un gruppo, condividere una scelta vuol dire anche esserne co-responsabili, e dunque impegnarsi affinché il metodo prescelto sia adeguatamente applicato.
Per un individuo è invece questione di rimanere fedeli ad un nuovo modo di fare. Un po’ come quando si rinnova l’abbonamento in palestra per il nuovo anno (per davvero!)
Ma questo non basta. Bisogna essere consapevoli che finché il metodo non viene testato, sperimentato e imparato, questo non si potrà dire “adatto”.
A parole, quale socio, amico o collega potrebbe rifiutare una formula che promette di organizzare meglio il proprio tempo, individualmente e in attività collettive.
In pratica, quante persone conoscete che sono state “sconfitte” dall’adeguarsi a sistemi come Slack, Asana, Trello e affini.

Trovare il proprio strumento di time-management è come trovare il giusto compagno di viaggio

E questo si può scoprire solo con il tempo.
Se trovare il proprio metodo affine è fondamentale, altrettanto lo è formarsi. Prima di decidere che “questo matrimonio non s’a da fare” bisogna dare veramente un’occasione allo strumento o al metodo.
Questo vuol dire: capire come funziona e quali sono i principi su cui si muove. Una volta appreso si potrà realmente sperimentarne la validità e dunque l’affinità con il proprio business e modo di essere.

Come costruire la metodologia giusta per te

Abbiamo capito che non esistono formule magiche. Un po’ come il nostro trainer in palestra ci ribadisce da anni, a trimestri alterni, sudore, impegno ed un programma pensato per il tuo corpo, possono fare miracoli.
Quindi da dove cominciare? Certo sarebbe bello poter fare uno di quei test attitudinali per capire se una persona o un gruppo è più incline ad un sistema più che ad un altro.
Nell’attesa che venga inventato, vi propongo 4 semplici domande da cui partire per costruire il proprio metodo di time-management ideale:

1. Cosa voglio migliorare?
2. Perché lo voglio fare?
3. Quanto impegno sono disposto a dedicarvi?
4. Quali strumenti mi possono aiutare?

Leggi anche Burnout lavorativo: il NON investimento che un’azienda moderna non può permettersi