I punti di forza del Time Management nelle organizzazioni e nello smart working

Il Time Management con i suoi punti di forza gioca un ruolo chiave nelle organizzazioni, nei team e nel singolo individuo, soprattutto quando si è sottoposti a cambi repentini di abitudini, strumenti e luoghi di lavoro.
Ne ho parlato con Mario Pitingolo Founder & CEO di Rapsodoo, ex SayDigital in questa intervista e potrai approfondire l’argomento nel Digital Meeting “Lo Smart Working è amico del Time Management” di cui è ospite.

Come gestire la risorsa più preziosa che abbiamo con il time management?

Q. Ciao Mario, grazie per essere qui su Spremute Digitali. Parliamo di time management, il quale gioca un ruolo chiave nelle organizzazioni perché aiuta ad organizzare il lavoro e a definire le priorità. Come?

A. La gestione del tempo nella quotidianità è sempre stata una di quelle cose che ci accompagna praticamente dalla nascita. Se pensiamo a quanti detti esistano sulla gestione del tempo, sulla priorità, sulla necessità di fare le cose il prima possibile e non rimandare a domani, ci fa capire l’importanza che questo stesso ha per tutti noi.
Tralasciando tutto ciò che verte nella nostra sfera privata, ed affrontando solo l’ambito lavorativo iniziamo già a percepire, a capire, come una corretta organizzazione del tempo e delle attività ad esso associate, cambino non solo il modo con cui raggiungiamo gli obiettivi che ci siamo posti, ma soprattutto la qualità con cui li portiamo a termine.
Una cosa che tengo a sottolineare quando parlo di un argomento così delicato come il Time Management è che l’importante non è solo portare a termine un compito, ma portarlo a termine nel migliore dei modi ed al massimo delle nostre possibilità/capacità.
Quest’ultima affermazione ci apre tutta una prospettiva sulla modalità di organizzazione del tempo e del modo in cui lo sfruttiamo, anche perché sicuramente noi siamo padroni del nostro tempo, ma dobbiamo/possiamo controllare tutti questi fattori esterni che tendono ad inquinarlo.
Pensate a tutte le volte che stiamo svolgendo attività, semplici o complesse che siano, e veniamo continuamente interrotti. Studi come quelli di Gloria Mark o di Byung Cheol Lee evidenziano come la continua interruzione dei task che svolgiamo generi tutta una serie di problematiche a cascata. Gli studi evidenziano che per riprendere la concentrazione su un task complesso, si necessita di tempi che vanno dai 15 ai 25 minuti. Non solo, la quantità di errori presenti nello svolgimento di ogni singolo task si amplificano enormemente.
È nostra premura e quella delle aziende quindi diffondere una prassi in primis (attenzione diffondere e non imporre), che agevoli non solo una forte presa di coscienza personale sull’organizzazione del proprio tempo, delle attività e delle relative priorità, ma insegni ad ogni individuo come rispettare il tempo altrui permettendo così di aumentare la consapevolezza sull’importanza del tempo legata alla produttività collettiva e del singolo, relativamente ad una risorsa così preziosa.

Q. Multitasking, essere mitologico o reale? Il time management attraverso quali strumenti aiuta le persone a rimanere persone e non acquisire le sembianze della dea Kali?

A. Il Multitasking purtroppo è realtà, tutt’altro che mitologia ed in una società come la nostra che ogni giorno accelera sempre di più, il multitasking è quel prezzo che dobbiamo pagare per stare al passo o rimanere indietro rispetto ad altri, ma non è oro tutto ciò che luccica.
Il multitasking e l’interruzione continua delle attività sono ormai oggetto di continui studi che dimostrano che nessuna delle due situazioni citate è proficua per il nostro lavoro e per la nostra salute. Mentre, come detto in precedenze sulle interruzioni non abbiamo controllo e quindi bisogna adottare delle azioni “sociali/organizzative” per tutelarci, il multitasking è una nostra volontà e quindi sotto il nostro completo controllo.
In riferimento ai numerosi studi sul multitasking, riporto di seguito alcuni punti importanti:

• Il concetto di poter fare più cose contemporaneamente in alcuni casi è per certi versi un’illusione. Molti associano le azioni automatiche al multitasking, ma la differenza è sostanziale: l’azione automatica è legata a routine che il cervello, visto la ripetuta adozione del gesto e degli schemi mentali, trasforma in azioni automatizzate che rispondono a determinati stimoli senza un controllo diretto, es. guidare.Al contrario un task in se per definizione è un’attività che ha un inizio ed una fine e prevede acquisizione ed elaborazione di informazione per il suo corretto completamento, ovviamente con una certa qualità nel risultato. Quindi di conseguenza se le attività che stiamo svolgendo non attingono dalle stesse aree cognitive, allora è possibile svolgere più attività parallelamente, altrimenti stiamo sovraccaricando il nostro cervello di informazioni le quali, una buona quantità, non verrà utilizzata o forse neanche percepita.
• Diverse ricerche, e quindi ricercatori, hanno sottolineato l’effetto negativo che il multitasking porta al nostro ragionamento e di conseguenza al nostro cervello. Prendendo in considerazione le nostre risorse attentive, quelle dedicate quindi alla concentrazione, all’attenzione, essendo queste limitate, l’introduzione di attività simultanee complesse porta non solo all’aumento dei tempi di risoluzione delle attività, ma anche un significativo incremento di errori nel compimento delle stesse, continue rilavorazioni e conseguente stress. Qui un interessante articolo di Sandra Bond Chapman.

In questo scenario così complesso, anche amplificato dall’utilizzo di un numero sempre maggiore di media, il time management ci viene in aiuto dandoci le best practice per la gestione dei task, per la loro prioritizzazione e schedulazione nell’arco giornaliero, evitando accavallamenti e permettendoci di dedicare ad ognuno la giusta concentrazione.
Il consiglio per creare una corretta gestione del tempo, è quello di inserire un piccolo sottoinsieme di regole, abitudini che non vanno ad aumentare la complessità lavorativa, ma ci aiutano a gestirla, a snellirla.
Dobbiamo definire bene tutto ciò che che va ad impattare sul nostro tempo:

• Creare una lista di task giornalieri e dare ad ognuno la giusta priorità in modo da lasciare fuori solo i task che portano un valore molto basso al termine della giornata;
• Non accettare più attività de quante se ne possono gestire. Se si ha la possibilità di supervisionare e delegare è ora di farlo, altrimenti si rischia di compromettere il risultato in termini di qualità e tempo delle altre attività;
• Dare il giusto peso alle pause, far riposare la mente distraendosi ha un beneficio importante nella ripresa dell’attività successiva;
• Concentrare nelle pause tutte quelle attività di poco valore e sforzo in modo che non vadano a intaccare il tempo in cui si è concentrati sul singolo task.

Queste semplici regole, che con l’esperienza possono essere modificate/arricchite, aiutano a non generare un burn-out derivante da eccessiva rigidità del nostro sistema di gestione del tempo ed allo stesso tempo di evitare accavallamenti delle nostre attività o continue interruzioni durante la normale giornata lavorativa.

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Q. Per chi collabora da remoto, quali sono le tecnologie e le metodologie per aumentare la produttività sia come singola persona, sia in relazione al team work?

A. Partirei analizzando prima il contesto Team, ricordando che una best practice viene costruita sempre da basso ed introducendo a mano a mano complessità se strettamente necessario.
Partendo in maniera semplice introdurrei nei team dei rituali per dare regolarità alla gestione delle interazioni tra i soggetti che lo compongono:
Stand UP Meeting (Daily Meeting): è un momento generalmente all’inizio o alla fine della giornata lavorativa, in cui ogni singolo elemento del team in maniera, rapida e diretta riporta ciò che ha fatto il giorno prima, cosa farà oggi e se ci sono problemi o blocchi sulle attività previste in giornata. Il SUM permette di tenere in 15 minuti, anche meno, tutti allineati sulle attività dei singoli e risolvere rapidamente eventuali problemi.
Questa attività riduce inoltre al minimo l’interruzione durante la giornata da parte dei componenti del team che chiederebbero aggiornamenti sulle attività in progress.
Review: questo rituale permette al team a fine settimana o dopo un periodo di tempo bene definito che il team definisce anticipatamente, di valutare il risultato di tutto ciò che è stato fatto, l’atteso, e la possibilità di pianificare per il prossimo periodo le attività per raggiungere l’obiettivo comune.
Retrospective: questa attività è utile per il continuous improvement del team e prevede l’ausilio di una figura esterna, un facilitatore, che permetterà al team in questa sessione di circa un paio di ore di analizzare punti di forza e debolezze relativamente alle attività riportate nella review. La retrospective è un’attività che molti sottovalutano, ma che serve per far emergere problematiche non visibili nel team ed a migliorare ancor di più i punti di forza del team stesso.
Un’altra cosa importante da aggiungere a queste poche regole è quella della gestione delle call continue che oggi riempiono le nostre giornate. Un consiglio che darei sia a chi supervisiona team, ma anche personale è quello di cercare di schedulare tutte le call in un determinato lasso di tempo giornaliero così da eliminare o diminuire le continue, interferenze o interruzioni giornaliere durante lo svolgimento delle nostre attività.
Sui tools per la gestione dei team, non mi sento di consigliare un tool in particolare, come tanti colleghi che come me adottano metodologie agili in azienda, il consiglio e quella di selezionare tools semplici che aumentino la produttività e non aumentino la complessità dei processi interni dell’azienda, già abbastanza articolati di per se.
L’obiettivo è selezionare tools per la produttività, per il tracciamento dei task, per la connettività dei team che siano di semplice utilizzo, efficaci ed alla portata di tutti i componenti del gruppo.
Relativamente alla nostra gestione giornaliera delle attività, consiglio un’organizzazione strutturata dei task giornalieri utilizzando tecniche di gestione del tempo come ad esempio “Pomodoro Technique” (PT), dosando correttamente i tempi di pausa e tempi di impegno lavorativo, soprattutto ora che non siamo più in un ufficio e non percepiamo quel distacco netto tra lavoro e vita privata.
Di tools per gestione del PT ce ne sono dei più disparati: da app sul cellulare (molte che vertono sulla Gamification), a widget desktop, fino a sistemi che permettono anche di comunicare ai disturbatori il nostro stato come luxafor.
Alcuni gestionali, nel mio specifico caso Odoo, permettono addirittura di attivare widget “Pomodoro Technique” su singoli task di progetto così da avere sia la variabile concentrazione sul task, ma anche il riferimento al tempo speso sul singolo task in Pomodori 🙂 così da poter calcolare il tempo totale per svolgere quel singolo task.
Ci tengo a ricordare, anche ripetendomi, che la scelta del tool deve tendere sempre a non aumentare la complessità di gestione, ma ci deve agevolare nel raggiungere gli obiettivi che ci siamo preposti.
Durante il Pomodoro, consiglio di utilizzare tecniche per comunicare ai colleghi che siete in un momento di particolare concentrazione utilizzando sistemi visivi come linguette colorate (Es. Rosso, Verde) sullo schermo del pc.
Voglio aggiungere qualche altro suggerimento per il periodo COVID-19 che stiamo vivendo, momento di convivenza forzata con inquilini, famiglia, figli:

• Individuate orari della giornata in cui vi è possibile dedicare il massimo della concentrazione, senza essere interrotti continuamente per le attività più complesse, nel tempo rimanente dedicatevi a task semplici o ad altro.
• Per chi ha figli e si lavora in due, il consiglio è quello di frazionare il tempo di ognuno da dedicare ai figli, in modo da poter avere 2-3 ore continuative alternate di concentrazione sui vari obiettivi giornalieri.

Visto che nella situazione attuale, a meno di casi particolari, abbiamo la possibilità di gestire il nostro tempo in maniera abbastanza flessibile, consiglio di identificare il proprio cronotipo e cioè la nostra caratteristica ad essere più attivi in un determinato periodo della giornata.
Capire il cronotopo a cui apparteniamo ci permette di identificare non solo qual è il momento migliore per lavorare durante la giornata, e quindi dare il meglio ed aumentare la produttività, ma anche di sapere quando fare sport, mangiare, bere, divertirsi.
Consiglio una bellissima lettura del dottor Breus, “Il Potere del quando” per approfondire l’argomento.

Q. Il periodo di stop forzato ci ha dato l’opportunità di riflettere. Alcuni si sono accorti che lavorano meglio da casa, altri che il lavoro da remoto non è nelle loro corde. Poi ci sono coloro che lo stress invece lo accumulano in ufficio e si concentrano meglio in smart working, home working, da remoto. Quali consigli daresti a queste persone, o strumenti e comportamenti da adottare per migliorare la qualità del lavoro?

A. Questo time-frame temporale che stiamo vivendo è molto particolare, ed ha cambiato l’approccio al lavoro di molte persone e molte aziende che, nonostante avessero quella visione ancora antica della necessità di controllo dei proprio collaboratori, sono state costrette a rilassare questo atteggiamento arretrato ed inutile, per un approccio agile. 
Come già sottolineato da altri colleghi, questo momento è un momento di transizione, non viviamo un vero e proprio smart-home working anche per la peculiarità di routine giornaliera che viviamo ripetitiva, stressante, per alcuni anche frustrante.
Un consiglio generale che voglio dare a tutti quelli che non hanno una strutturata gestione del tempo, di iniziare magari a prendere spunto da quanto detto sopra ed crearsi quel bagaglio di best practice che li accompagneranno, al termine di questo periodo estemporaneo, sia in smart per chi continuerà che in ufficio.
Per chi invece si è già identificato in quello che ci siamo raccontati, raccomando di raffinare il proprio mindset relativamente al tempo, di migliorarlo e di evangelizzarlo.
Dico evangelizzare perché, come già detto all’inizio, noi non siamo completamente padroni del nostro tempo, il tempo è condiviso con tutti coloro che ci orbitano intorno. Quindi diffondere quelle che sono le regole per una corretta gestione del nostro tempo fa sì che anche gli altri imparino a rispettarlo ed a creare una coscienza condivisa in questo ambito.
Riassumendo:

• Dedicate sempre la corretta quantità di tempo al lavoro, specialmente ora che siamo in questa fase;
• Definite bene gli obiettivi giornalieri e le priorità di ognuno di questi obiettivi, non caricatevi di attività se non vi è il tempo obiettivo per svolgerle;
• Fissate insieme al team le fasce orarie in cui fare call, interagire, allinearsi in modo da non incorrere in continue interruzioni durante tutta la giornata non permettendo così quel momento di continuità lavorativa che ci permette una corretta concentrazione;
• Utilizzate gli strumenti per la gestione del tempo che sentite di più nelle vostre corde, non esagerate con l’introduzione di tools o metodologie.
• Diffondete, discutete, ridefinite le vostre pratiche di gestione del tempo e quelle di team ogni volta che ne sentite la necessità.

Vi lascio con un bellissima citazione di Michael Althsuler, esperto di leadership:

La cattiva notizia è che il tempo vola. La buona notizia è che sei tu il pilota.

Giorno dopo giorno imparate a gestire nel modo migliore il vostro tempo, così da dargli il valore che merita.

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