Smart Working Toolkit: come lanciare e gestire lo Smart Working con i canvas

I contesti tanto turbolenti a cui fanno riferimento esperti e leader nei loro talk o libri si stanno materializzando. Non che prima non ci fossero, semplicemente non li vedevamo o volevamo vedere. Oggi la stragrande maggioranza di imprenditori e manager deve garantire continuità e sviluppo alla propria organizzazione avendo purtroppo poche certezze. Una su tutte: aggiornare il proprio modello organizzativo e le modalità di lavoro e collaborazione tra le persone. Lo Smart Working – quello vero – può esserti di grande aiuto e avvicinarsi con i giusti passi può accelerare la transizione verso il futuro.

Grazie all’esperienza maturata negli anni e agli studi sempre fonte di ispirazione, insieme al team Seedble ho lavorato per rendere quanto più semplice e pratico il processo di avvicinamento e adozione dello Smart Working. Si, si è fatta molta confusione sul concetto e – ahimè – in tanti hanno contribuito ad associare lo Smart Working al lavoro da casa (tu invece lo sai qual è la differenza tra lo smart working e le altre modalità lavorative remote, non è vero?).

Questo ci ha spinto a razionalizzare le nostre esperienze e schematizzare l’approccio ispirandoci anche alle metodologie lean con l’intento di realizzare un toolkit che possa guidare i leader nell’introduzione dello Smart Working. È nato così lo Smart Working Toolkit, un insieme di template (canvas) che aiutano i project manager nel percorso verso lo Smart Working.

Dinanzi al cambiamento spesso non servono grandi mosse o azioni, basta agire con semplicità e praticità. Per tale motivo abbiamo dunque pensato di mettere a fattor comune la nostra esperienza e realizzare dei canvas utili in diversi momenti chiave di implementazione dello Smart Working.

Il toolkit per lo Smart Working

Lo Smart Working Toolkit creato da Seedble prevede 8 canvas. La metodologia non è definitiva, nel senso che stiamo raccogliendo input dai progetti per perfezionare questi canvas e crearne dei nuovi utili ai team.

• Vision. Rappresenta il punto di partenza e raccoglie la visione dietro un progetto Smart Working;
• Framework. Raggruppa gli elementi chiave da considerare durante un progetto Smart Working;
• Paradigm. Sintetizza la modalità di lavoro a cui tendere considerando la prospettiva dell’azienda e delle persone;
• Stakeholder’s map. Aiuta a mappare tutte le persone coinvolte nel progetto e il loro impatto;
• Pilot. Riassume le azioni chiave di un progetto pilota Smart Working;
• Change Agent. Sintetizza le azioni chiave dei change agent/ambassador per la diffusione dello Smart Working;
• Team Agreement. Raggruppa i principi e le linee guida che regolano la collaborazione in un team;
• OKR. Identifica gli obiettivi e i risultati chiave annuali e trimestrali.

Perché proprio dei canvas?

1. Ti permettono di avere un approccio schematico, pratico e semplice;
2. Ti consentono di comprendere i vari collegamenti, gli aspetti di progetto che abitualmente vengono affrontati in maniera singola;
3. Ti aiutano ad avere facilmente una overview di tutti gli aspetti chiave del topic che stai affrontando e discutendo con le tue persone.

I canvas inoltre, ci aiutano a gestire tante sessioni di lavoro. Facilitare un gruppo di oltre 15 persone su temi molto complessi e al tempo stesso delicati richiede capacità di sintesi e concretezza molto spinta. La schematizzazione delle idee e dei risultati generati da un focus group può esser supportata da canvas, semplici da compilare.

Come funzionano gli smart working canvas? 

Si applicano le tecniche classiche di facilitazione. Prendiamo un po’ di ispirazione dal design thinking. Qualche post-it colorato e pennarelli con punta larga. Il segreto qui è la sintesi, e con un pennarello a punta larga puoi scrivere ben poco su un post-it. Elemento essenziale: un facilitatore. Una persona esterna che possa guidarti nella compilazione del canvas, mediante un processo continuo “divergenza-convergenza” per analizzare il problema e portare gradualmente le persone verso la soluzione. Senza nessun tipo di suggerimento, ma solo attraverso stimoli e intuizioni.

Usa lavagne grandi condivise. Puoi anche ricorrere a piattaforme digitali come Miro, Mural o Conceptboard. Sono tool di visual collaboration che consentono ai team che lavorano in remoto di collaborare in real time senza perdere l’aspetto visual dei lavori di gruppo. Il consiglio è quello di utilizzare questi tool a supporto e non in maniera esclusiva, qualora sia possibile lavorare in presenza.

Noi applichiamo la tecnica del design sprint per impostare vision e paradigma in una full immersion sia in presenza sia da remoto, distribuendo il lavoro in 5 giorni consecutivi (laddove possibile) così da catalizzare l’attenzione dei decision maker su come porre le fasi per l’organizzazione del futuro.

Perché è utile lo smart working toolkit?

Lo Smart Working Toolkit è pensato per dare contesto e priorità sul da farsi. Acquisire la consapevolezza su dove si è e dove si vuole andare è un passo importante per cavalcare questa epoca ricca di cambiamenti. Innovare è l’imperativo. Bisogna trasformare intuizioni, idee e approcci in soluzioni applicabili in qualsiasi ambito mediante un percorso di sperimentazione e apprendimento continuo.

Dobbiamo ispirarci al concetto di learning organization, ossia l’organizzazione che apprende, crea, acquisisce e trasferisce conoscenza. Serve prendere spunto dagli altri e non copiare dalle best practice.

Se vuoi apprendere ed applicare le tecniche per facilitare l’implementazione dello Smart Working all’interno di un’organizzazione e guidare con la veste di esperti il cambiamento organizzativo, partecipa a “Driving the change”: un workshop promosso da NuMoLa grazie alla collaborazione tra Seedble ed Evermind, in cui potrai scoprire i canvas e metterti subito all’opera. Il workshop rilascia un attestato di Smart Working Designer.

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Diventa parte del cambiamento!