Gli strumenti dello smart working

In Italia, lo smart working non era così diffuso prima della pandemia, ma il lockdown e l’impossibilità di svolgere il lavoro in presenza nei vari uffici ha costretto a rivedere le modalità di lavoro tradizionali e oggi non ne possiamo più fare a meno. 

Lo smart working, infatti, se ben organizzato, può essere un metodo valido per portare avanti un progetto e permettere a un team di coordinarsi e collaborare a distanza senza perdere tempo. 

Tuttavia, per lavorare da remoto nel modo giusto c’è bisogno di alcuni strumenti digitali e tecnologici che rendono facile la comunicazione tra i vari dipendenti di un’azienda e agile la pianificazione di un calendario di lavoro.

Agevolare la comunicazione con Slack

L’importante all’interno di un’azienda grande o piccola è la comunicazione tra i reparti e tra colleghi per portare a termine un progetto in modo completo ed efficace. 

Slack funziona come una sorta di social network per le aziende e permette al team di coordinare il lavoro e comunicare le procedure, gli obiettivi e le modalità di azione per ottenere i risultati e completare un determinato progetto.

Slack si può scaricare come app sullo smartphone o sul desktop del computer attraverso qualsiasi browser. Nasce per semplificare la comunicazione all’interno di un team di lavoro o per conversazioni one to one e le modalità disponibili sono principalmente due: 

• #channel canali di lavoro per una singola area o progetto; 
• messaggi diretti che agevolano la comunicazione interna tra due colleghi. 

Google Workspace: uno spazio sicuro per la condivisione dei dati

Google offre alcuni strumenti molto utili per lo smart working su un’unica piattaforma accessibile a tutti in modo semplice e sicuro. 

Google Workspace mette a disposizione, per esempio, Google Drive che molti considerano una sorta di Dropbox di Google poiché è uno spazio web a disposizione dove poter caricare ogni tipo di file e condividerli con altri utenti. 

Se un team di lavoro deve coordinarsi e operare sugli stessi file, per esempio, può essere utile avere un terreno condiviso su cui potersi interfacciare. Basta impostare limiti di accesso e i permessi.

L’amministratore può scegliere chi può visualizzare o modificare un determinato file e alcuni dei doc caricati si possono lavorare anche direttamente sul drive come quelli creati con Word, Excel o presentazioni in Power Point. 

Inoltre, Google Drive comunica con altre applicazioni come Gmail, Calendar e Meet per un’organizzazione interna del lavoro più immediata. 

Se vi state interrogando sulla sicurezza di Google Workspace, la risposta è sì. Qualsiasi azienda, dalla più piccola alla più grande può stare tranquilla nel caricare i suoi file sul drive poiché in Google lavorano gli ingegneri migliori del mondo che basano il successo dell’azienda sul provvedere a un’ottima sicurezza delle operazioni ai clienti. 

Google Workspace si può attivare direttamente dal sito o affidandosi a un Google Partner. 

Organizzare call in modo pratico e veloce: Zoom, Skype e Google Meet

A seconda dell’azienda, ci sarà bisogno di una riunione virtuale, una call tra colleghi di un team di lavoro, quotidianamente o periodicamente. Durante la pandemia molta gente ha scoperto per la prima volta applicazioni come Zoom o Google Meet, mentre Skype già era molto utilizzato per le videochiamate. 

Questi sono tutti e tre validi strumenti per organizzare una call di lavoro in due o più persone, potendo condividere lo schermo, file e documenti, o chattare in live laddove necessario. Se serve si può anche registrare la call per consultarla in seguito.

Stand-Up Meeting

Quando si pensa allo smart working spesso si hanno dei dubbi su come fare per essere sicuro che il personale stia lavorando sul serio anche senza essere presente in ufficio. Come si può dare per certo che a casa il dipendente sta portando avanti un progetto senza distrarsi in alcun modo? 

Per aiutare in questo ci sono alcuni strumenti utili come lo stand-up meeting, per cui i membri del team ogni mattina devono fare un meeting condividendo le risposte a tre domande: 

• a cosa hanno lavorato il giorno prima; 
• cosa pensano di fare durante la giornata appena iniziata; 
• se hanno bisogno di aiuto da parte di qualche collega. 

Così si può impostare il lavoro del team durante uno stand-up meeting che non deve essere per forza in diretta con tutti connessi in sincrono, ma può avvenire anche su Slack, con aggiornamenti e indicazioni varie.

Toggl: tracciare ore di lavoro del team

Un altro strumento per controllare che il lavoro da remoto sia svolto secondo i tempi e le modalità stabilite è TimeTrap, un tool che ti permette di tracciare il tempo che il team dedica al lavoro e può essere utile soprattutto in quei casi in cui un dipendente è pagato a ore. 

Anche Toggl è uno dei tool utilizzati per il time-tracking e ti permette di tenere conto del tempo di lavoro di ogni membro del team. Si può associare l’inserimento a un cliente specifico dell’azienda o a un progetto in particolare, si possono personalizzare i task e impostare il timer secondo le esigenze della realtà lavorativa.