Smart Working e Smart Office: tutto bello ma..

Non sono un esperto di spazi e uffici moderni. Allora perché scrivere un articolo del genere?
Innanzitutto perché tutto ciò che riguarda il design e i layout degli spazi mi ha sempre affascinato. Avrei voluto fare l’architetto, ma poi scelsi Economia seguendo un percorso differente. Amici architetti di professione, ogni volta che ci vediamo non esitano a ricordarmi quanto sia stato saggio al tempo. Autoflagellandosi. In realtà le cose son cambiate e non condivido il loro punto di vista, soprattutto con la recente evoluzione degli ambienti di lavoro che sta offrendo innumerevoli opportunità a tutti coloro che seguono il trend.
I moderni spazi di lavoro sono oggi concepiti per consentire alle persone di esprimere al meglio il proprio talento, di condividere conoscenza, di essere più produttivi e, al tempo stesso, di poter vivere il lavoro come parte integrante della propria vita. Per andar incontro alle esigenze in termini di collaborazione, contemplazione, concentrazione e comunicazione parliamo di Activity Based Workplace e di comfort ambientale, visivo e acustico. Finalmente!
A Londra su questo tema si svolge la Workplace Week un festival che celebra le innovazioni legate agli ambienti di lavoro. Credo che presto lo vedremo anche in Italia e tutti già sappiamo dove. La Workplace Week è dedicata a un’ampia platea di professionisti afferente a diverse aree di business: Real Estate, Facility Management, HR, Operations, Finance e Technology.
Oltre alle visite presso gli uffici più cool e fighi di Londra è possibile seguire workshop ed eventi in cui – attenzione! – non si parla esclusivamente di mattoni e mobili – sto banalizzando! – ci sono diversi eventi dedicati al futuro del lavoro. Lo testimonia il fatto che Herman Miller, azienda internazionale conosciuta per l’arredo casa e ufficio e per la qualità (e il prezzo) delle sedute, sia da anni attenta a questo argomento. Durante la Workplace Week dedica un workshop dal titolo “Researching the future of work – what we know today and what we still need to learn”. Se siete a Londra un salto lo farei, come anche andrei a visitare gli oltre 20 uffici che aprono le porte al pubblico (pagando il biglietto).

Ma… Cosa ce ne facciamo degli spazi fighi se poi non sappiamo viverli?

Molti progetti di Smart Working interessano il rinnovamento degli uffici oppure lo spostamento in nuovi sedi. Intervenire sugli spazi di lavoro (Bricks), ossia su una delle 3 B del paradigma Smart Working, è lecito soprattutto quando un’organizzazione decide di dare un segnale forte sul mercato e verso le proprie persone allocando un budget importante. Diventa poco strategico quando NON vengono posti interrogativi come:

• In fase di progettazione abbiamo analizzato i vari processi di lavoro oltre alla metratura e alla distribuzione di colonne portanti, finestre, porte e cavi? 
• Abbiamo coinvolto le persone nel percorso di cambiamento? 
• Sono state sufficientemente informate e rese consapevoli dei nuovi comportamenti da adottare?
• Esiste un piano di accompagnamento per indicare alle persone come vivere i nuovi spazi?
• Le tecnologie che faranno parte del nuovo ambiente di lavoro sono user friendly e compatibili con gli attuali modi di lavorare?
• È stata fatta formazione sullo sviluppo di competenze digitali e sull’interazione con le tecnologie (touchscreen, sensori, touchpad, video conference, …)?

Se queste domande sono state il punto di partenza del tuo progetto Smart Working, allora hai a cuore le persone e le reputi veramente il bene principale della tua organizzazione. Se, invece, hai saltato questo passaggio – ahimè – alla prima mareggiata, potresti fare acqua da tutte le parti.
Il cambiamento deve assolutamente esser accompagnato da un percorso che ponga – veramente – le persone al centro dell’attenzione. Non attraverso slogan, ma azioni concrete.

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La comunicazione conta più dell’iniziativa stessa. Sempre.

Intervenire sugli spazi significa investire un bel “gruzzoletto” di soldi. Ciò vincola l’organizzazione e il responsabile del progetto ad assegnare le priorità agli interventi strutturali, limitando le azioni a supporto. Spesso si dimenticano le persone, coloro che vivranno i nuovi spazi e interagiranno con le nuove tecnologie e i nuovi ambienti di lavoro. In molti casi la comunicazione si riduce a email o comunicati nell’intranet, in tanti casi è assente. Ingiustificabile.
Semplifico. Gli spazi moderni presentano open space, phone booth, aree relax, video conference room, sale riunioni e salette private. Ci sono nuove tecnologie (touchpad, sensori, assistenti virtuali), arredi differenti e politiche di desk sharing, condivisione file in cloud, assenza di telefoni fissi e utilizzo di chat e messaggistica istantanea. Se torniamo indietro di 10 anni abbiamo difficoltà a trovare luoghi di lavoro simili.
Non considerando le nuove generazioni che hanno maggior dimestichezza con luoghi di lavoro flessibili, mi sapresti dire chi è stato abituato negli anni a lavorare in questi ambienti?
Sarai d’accordo con me che la maggior parte delle persone contempla ancora – e solo – la postazione fissa (sia essa in un open space o in una stanza singola) con il proprio pc e telefono, foto che immortala la famiglia, piantina con fiori veri o finti in base al suo pollice verde.
Inoltre abbiamo ancora un modello di collaborazione basato su capisaldi quali inviare email, telefonare, alzare la voce alta per raggiungere il collega lontano oppure irrompere in stanza e chiedere la sua attenzione. Tutto ciò sta scomparendo e, comprendi, comporta dei cambiamenti che devono essere comunicati.

Non esistono best practice. Solo casi di ispirazione.

One size fits all non funziona. Non esistono best practice ma solo casi di ispirazione. Non finirò mai di dirlo. Introdurre lo Smart Working è un percorso complesso, sfidante e non replicabile. Ci sono tuttavia una serie di azioni che ti suggerisco di adottare per accompagnare il tuo progetto “Bricks” Smart Working.

• Definisci con chiarezza il concetto di Smart Working e declinalo in dettaglio. Ti aiuterà ad avere una visione globale e integrare le dimensioni Behaviours e Bytes (persone e tecnologie).
• Comprendi i principali processi e modalità di collaborazione. Riuscirai così a capire l’attuale modello di collaborazione tra le persone e, di conseguenza, tarare al meglio l’intervento sugli spazi.
• Raccogli le esigenze, i desideri e le idee relative ad ambienti di lavoro più confortevoli. Scoprirai e ti sorprenderai del valore delle persone.
• Illustra e condividi i trend relativi ai nuovi ambienti di lavoro. Agevolerai i più diffidenti a immaginarsi nei nuovi spazi e farai sognare gli impazienti.
• Organizza focus group e workshop informativi con le persone. Puoi sfruttare questi momenti per raccogliere altri input e idee, oppure per condividere decisioni o avanzamenti di lavoro.
• Crea materiale comunicativo (infografiche, video, totem, gadget, presentazioni) sul percorso. Ti aiuterà a tenere sempre informate e ingaggiate le persone. Darai elementi di cui parlare alla macchinetta del caffè e faciliterai la diffusione del cambiamento.
• Definisci un piano di azioni di accompagnamento. Ti assicurerai che la direzione intrapresa verrà sempre supportata da iniziative e potrai monitorare gli sviluppi.

Hai tante idee o troppi dubbi e non sai da dove partire?

Scrivimi ad [email protected] e ci lavoriamo insieme, partendo da un focus group o da un workshop di ispirazione per il tuo progetto Smart Working.