Lo smart working comincia dall’organigramma

Fortunatamente lo smart working sta prendendo sempre più spazio all’interno delle nuove strutture organizzative di aziende grandi e meno grandi. Spesso sono proprio i consigli di amministrazione di grandi società i reali promotori di progetti di smart working per alcuni livelli e per alcune parti dell’organizzazione.
Ecco appunto. Parliamo di questa ultima parola: Organizzazione.
Sovente si può capire che lo smart working non è la “soluzione”, oppure semplicemente non è adatto allo scopo dell’azienda. Ci si domanda il perché. Si commissionano studi e si incarica la direzione del personale di capire se e quando lo smart working può rappresentare la “soluzione”.
Ma se invece partissimo dall’organizzazione intesa spartanamente come “organigramma”?
Come può funzionare lo smart working senza un’organizzazione chiara ed inequivocabile? Come può funzionare l’azienda stessa?
Dopo oltre dieci anni di lavoro mi è capitato di imbattermi non in organigrammi pieni di errori, ma in organigrammi pieni di orrori! ☺
Assurdità come:

• Avere due capi o dipendere gerarchicamente e funzionalmente da due o tre figure;
• Utilizzare la dipendenza funzionale come la panacea di tutti i mali;
• Non contemplare degli enti chiave di staff e creare degli uffici “fantasma”;
• Utilizzare strutture organizzative poco funzionali al tipo di prodotto o servizio offerto dall’azienda;
• Dimenticare delle persone chiave, lasciandole in un limbo “irritante”.

Errori piuttosto grossolani, ma estremamente diffusi anche in grandi e grandissime aziende.

Partiamo ad organizzare l’organizzazione dall’organigramma

Molto schematicamente, esistono tre tipi di organigramma. Eccoli riassunti qui di seguito.

Struttura orizzontale

 
Questo tipo di struttura è basato sulla gerarchia. Solitamente usata nelle PMI consente di individuare funzioni precise, avere appositi mansionari per ciascuna funzione ed esplicitare in maniera chiara la dipendenza delle singole funzioni
È l’organigramma più diffuso e meglio adattabile ai diversi contesti.
 

Struttura verticale

 
Questo tipo di struttura evita una gerarchia troppo spinta e punta a responsabilizzare tutti. Solitamente sono individuate poche figure direttive.

Struttura circolare

Quest’ultima struttura vuole essere un mix delle prime due. Solitamente usato in ambito scolastico ed in alcune società di servizi, l’organigramma circolare dà estrema enfasi alla funzione direzionale centrale e mira ad uno scambio di informazioni reciproco tra tutte le altre funzioni dipendenti da essa.
La struttura orizzontale è la più diffusa, ma solitamente diventa snella e semplice da gestire nei contesti piccoli e medi, dove le funzioni sono ben delimitate.
Ben diverso il discorso nei contesti grandi. In questo caso può funzionare meglio un mix tra le varie strutture dove è possibile permettere un’interconnessione di informazioni e di dipendenze funzionali più fitta e spinta.
Negli organigrammi più articolati è spesso importante delimitare delle vere e proprie aree denominate “Business Unit” che vivono di vita propria fatta eccezione per le figure apicali. Le Business Unit si occupano in maniera esclusiva (o quasi) di specifici prodotti o servizi utilizzando enti e figure specializzate per quella peculiare fornitura e, rimanendo autosufficienti, possono avere al loro interno funzioni e/o reparti del tutto contestualizzati e diversi dalle altre Business Unit.

Quali di questi organigrammi si adatta meglio ai modelli di smart working?

Risposta: tutti ☺
Non è infatti importante il tipo di organigramma, ma la correttezza con cui questo è strutturato.
Anche se il lavoro può essere svolto in qualunque luogo ed in qualunque momento non può, a mio avviso, mai mancare il capo, o meglio il leader di qualunque tipo di funzione.
Tutti devono essere inseriti nella maniera più chiara possibile in un contesto in cui siano assolutamente inequivocabili i ruoli e le responsabilità del singolo.
Ogni lavoratore deve sapere bene:

• A chi fare riferimento
• Qual è la precisa missione dell’azienda
• Qual è la sua Job description. Quante aziende forniscono al dipendente le job description?
• Da chi attingere informazioni ed a chi è necessario fornirle

Lo smart working fonda la sua essenza su progetti e compiti ben precisi e definiti. Come si può arrivare all’obiettivo altrimenti?