Smart Working come attivarlo ed implementarlo correttamente?

Vista la situazione attuale, era necessario dare delle indicazioni chiare e soprattutto veritiere sullo smart working e su come attivarlo ed implementarlo correttamente in azienda.
Per dare delle risposte chiare su come fare impresa guidati dal lavoro agile, per rendere più chiari possibili gli aspetti normativi e giuslavoristici mi sono fatta aiutare da Cristina Fioroni di Ronzoni Group che ha gentilmente risposto alle mie domande in modo esauriente e completo.
Quindi, come risolviamo i problemi che si sono creati con una sbagliata implementazione dello smart working e come attivarlo correttamente in modo tale che sia un vantaggio ed un beneficio per tutti?
Buona intervista.

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Smart working come attivarlo: gli step da affrontare per guidare l’azienda verso il lavoro agile

Q. Ciao Cristina, grazie per essere qui su Spremute Digitali. Vista la situazione che si è creata in Italia con lo smart working, quali sono le sfide principali che le aziende devono affrontare?

A. Salve a tutti e grazie a voi per l’ascolto!
La pandemia ha accelerato quei meravigliosi processi di sviluppo nelle aziende già pronte ad evolversi e che spesso impiegano lustri a realizzarsi compiutamente. La sfida, per queste Organizzazioni molto attive, ora sta nel mettere a sistema tutto il buono il nuovo e l’utile che il lavoro agile ha portato nel 2020 per far in modo che siano agili e intelligenti anche i processi e le persone, senza limitarsi a considerare agile il contratto di lavoro subordinato.
Per le aziende già in crisi per le ragioni più diverse, o per quelle che non si dedicheranno a misurare i risultati e i feedbak con il loro staff probabilmente anche se si riprenderanno, non saranno molto competitive e a lungo andare la concorrenza stabilirà chi andrà avanti e la cassa integrazione supporterà le altre.

Q. Ora che c’è da fare veramente lo smart working come ci si deve attrezzare dal punto di vista normativo?

A. Già dal 2017 data di entrata in vigore del DL 81 non occorre qualcosa di particolarmente complesso dal punto di vista normativo. Sono 6 pochi e semplici articoli quelli che regolamentano questa modalità di lavoro, dal 18 al 23, che con il passare del tempo sarà sempre più parte costituente del contratto di assunzione e non parte integrante e accessoria come è ad oggi.
La legge prevede che l’accordo sia scritto e sia individuale e che nelle sue declinazioni riporti alcuni elementi essenziali come:

• la durata dell’accordo;
• la località scelta dal dipendente (potrebbe anche essere proposta dal datore di lavoro, penso ad esempio a convenzioni con coworking diffusi sul territorio più vicini al lavoratore);
• l’orario di lavoro e i tempi di riposo e di disconnessione;
• la disciplina e le forme di esercizio del potere direttivo;
• gli strumenti utilizzati e le misure tecniche e organizzative che realizzano la protezione dei dati aziendali e del patrimonio immateriale;
• infine possono esserci richiami alla normativa sulla sicurezza contro gli infortuni e le malattie professionali.

Ad integrazione di questi accordi individuali, che saranno di nuovo obbligatori al termine del periodo emergenziale attuale fino al 15 ottobre, le imprese potranno ricorrere alla regolamentazione aziendale o alla contrattazione di secondo livello e questi accordi potrebbero facilitare molto il dialogo sindacale.
Ad oggi i rinnovi dei CCNL stanno iniziando ad introdurre timidamente e con brevi paragrafi alcune regole sul lavoro agile e tra non molto diverrà normale quindi le imprese non devono perder tempo. Alcune politiche retributive cambieranno, i benefit saranno anche altri, dettati da nuove necessità, e i sistemi premianti avranno nuove modalità di determinazione.

Q. In uno scenario così poco chiaro, facciamo capire la differenza tra i costi di uno smart working correttamente implementato e lo “smart working” che purtroppo abbiamo visto fare in questi ultimi tempi.

A. Probabilmente è apparso ai più, poco chiaro, perché questo fenomeno è stato appreso da tutti molto in fretta e non è stato “normato” per tempo, perciò sull’argomento ci sono le opinioni più bizzarre.
Tuttavia il costo del personale in sede e quello in smart working è sostanzialmente identico a parità di ore e tempo di lavoro. La legge non prevede alcuna riduzione o rimodulazione della RAL, vi sono però delle indennità accessorie che durante la prestazione di lavoro svolta in fase emergenziale sono state sospese in base alla contrattazione in vigore in ogni azienda.
Alcuni hanno sospeso i buoni pasto, i fringe benefit per l’uso dell’autovettura che non si poteva usare, o lo straordinario è stato contenuto (tranne per coloro che, come noi Consulenti :-), avevamo a che fare con gli ammortizzatori da chiedere e le circolari dell’INPS da interpretare di notte per applicarle di giorno).

Q. Quali sono gli aspetti giuslavoristici da tenere sotto controllo per una corretta implementazione e come?

Il problema che si accentuerà in futuro è quello dell’esercizio del potere disciplinare e l’uso smodato del potere di controllo. Se il management è pronto per accettare il lavoro svolto con queste modalità e con la visione finalizzata al risultato, non ci saranno controversie o ricorsi in tribunale.
Se invece il modello sarà imposto dall’alto allora si corre il rischio di perversi meccanismi a catena di assenze ingiustificate, controlli, furti di dati, frodi o abusi di strumenti, e allora potrebbe non funzionare.
In concreto però nelle aziende dove non c’è la rappresentanza sindacale bastano dei regolamenti aziendali o l’integrazione al codice disciplinare e poi l’accordo individuale per definire nello specifico ciò che la legge prevede.
Se invece ci sono le OOSS allora si possono stilare degli accordi quadro che disporranno le linee guida e la concessione del lavoro agile può rappresentare merce di scambio e rivelarsi utile nelle trattative.
Per una corretta implementazione, il suggerimento che mi sento di dare è quello di considerare il lavoro agile come una misura di welfare aziendale IN PRIMIS e poi uno strumento di conciliazione vita lavoro. Se introdotto con l’assegnazione di specifici obiettivi e incarichi misurabili e valutabili sarà un modello vincente e introdurre questo strumento in via sperimentale darà il tempo giusto per misurare i risultati, correggere le anomalie e renderlo strutturale.

Q. Come fare impresa guidati dal lavoro agile? Come risolvere i problemi che fino ad ora hanno ostacolato l’adozione dello smart working?

A. La vera svolta è rappresentata da quelle persone nelle aziende che riusciranno a integrare gli attuali progressi raggiunti in questa fase, per ridefinire i loro modelli organizzativi; che riusciranno a capire quali processi sono superati e apporteranno tutte le soluzioni innovative che renderanno agile l’impresa.
Il termine Lean o Agile è stato scelto come denominazione per riferirsi a sistemi organizzativi snelli, flessibili e capaci di adattarsi velocemente al cambiamento.
Ci sono due movimenti di pensiero e di gestione delle risorse umane che si basano su fiducia, responsabilizzazione individuale e sul rispetto, riducendo moltissimo le gerarchie e sono il modello LEAN production e quello delle organizzazioni TEAL.
Il primo ha dato origine al lavoro agile e si rifà ad un metodo di gestione risultato vincente nella Toyota degli anni’ 85-90 quando circoli di lavoro composti da pochi dipendenti vengono chiamati a gestire direttamente il lavoro in squadre.
L’altro sistema organizzativo a cui le imprese dovrebbero ispirarsi e fare adeguata formazione è la teal organisation, che potrei raffigurare come uno stormo di uccelli in posizione allineata e schierati in modo perfetto, mutevoli all’occorrenza in sintonia e perfettamente sincronizzati per dirigersi verso un punto specifico, capaci di autoregolarsi e bellissimi da vedere.
Sono i moderni orologi svizzeri, perfetti nei loro ingranaggi di valore e attenti alla velocità e al tempo.
A fine settembre/metà ottobre organizzeremo un webinar sulla misurazione dei dati, che le imprese agili o anche solo il lavoro agile producono, in cui raccontando le storie di chi ha fatto un passo avanti, farà formazione con le esperienze.
Risponderemo a queste domande: l’impatto del lavoro agile sommato all’economia quanto fa? Come sposterà i numeri dell’inquinamento, dello stress da lavoro correlato, del costo del lavoro complessivo?