Smart Working by accident! Intervista a Mirco Rossi

Qualche giorno fa ho scambiato diversi tweet sul tema dello Smart Working con Luis Suarez, uno dei leader mondiali del movimento “Vita senza email” (se sei interessato – e curioso – per scoprire il continuo discorso puoi seguire l’hashtag #noemail). Mentre parlavamo, Mirco Rossi, senior advisor del Ministero degli Esteri in Olanda, ci ha citato inserendosi nella conversazione.

Mirco ci ha raccontato che questa settimana, per problemi tecnici, ha dovuto lavorare senza avere la possibilità di accedere alle email. Da questa casuale situazione, ha scoperto di essere riuscito a lavorare in modo più efficace.
Oggi ci siamo sentiti per telefono per una mini-intervista: scopriamo perché!
Ciao Mirco! Con il tuo precedente tweet ci hai raccontato che hai iniziato a lavorare in modo più smart da quando, per problemi tecnici, non avevi avuto accesso all’inbox. Che era successo?
Dopo aver lavorato 13 anni al Ministero degli Affari Economici, sono passato al Ministero degli Esteri e, a causa di problemi tecnici, non potevo ancora usare l’email per la settimana in questione.
Ma si può lavorare senza l’inbox?
Non c’è stato nessun problema a lavorare senza avere l’email a disposizione. Anzi, è stato molto semplice! Per le comunicazioni veloci i miei colleghi mi hanno contattato via SMS o Whatsapp, con dei messaggi brevi e pertinenti. Per task più complicati ci siamo sentiti al telefono oppure abbiamo organizzato una riunione al volo.

“Non c’è stato nessun problema a lavorare senza

avere l’email a disposizione.”

Secondo te, qual è il problema più grande dell’email?
L’ email è stata inventata per sostituire la lettera tradizionale. Ora invece usiamo l’email per quasi tutte le attività e per la maggior parte dei nostri compiti non e’ proprio adatta. Poi c’è “la cultura del CC” che mi dà molto fastidio. Invece di ricevere solo i messaggi need to know, ricevo un sacco d’email nice to know. Ho capito che in media ogni lavoratore controlla l’inbox 76 volte al giorno. È assurdo!
Per metodo alternativo di lavorare e collaborare, che cosa proporresti?
Grazie ai giovani alcuni di noi hanno capito come il metodo di collaborazione professionale solito non va più bene. Se chiedi a un giovane che ha 18 anni se utilizza l’email, sicuramente ti dirà di no. Perché non e’ il modo più efficace di comunicare. Faccio un Master in Business Administration a Nyenrode. Per la collaborazione con gli altri studenti utilizzo Drive e Slack. Non è mai stato difficile trovare le informazioni giuste: collaboriamo senza scambiarci delle email.
 
Hai lavorato per l’amministrazione pubblica per tanti anni. Secondo te, cosa dobbiamo fare per rendere più smart la collaborazione?
Capisco bene che non possiamo usare Drive e Slack al Ministero perché ci sono dei propri sistemi interni che dobbiamo seguire. Ma il modo di ragionamento, cioè che ci sono dei tool più adatti rispetto all’email allo scambio di informazioni e alla produzione di documenti, deve essere uguale.
Sai che cosa mi ha stupito principalmente? Al Ministero degli Affari Economici, qualche anno fa, hanno introdotto dei flex spaces, uffici aperti dove (quasi) nessuno aveva più una propria stanza. Pensavo anche che la comunicazione ne avrebbe tratto beneficio. Mi sbagliavo! Abbiamo iniziato a mandarci sempre più email, così non dovevi perdere tempo a cercare il tuo collega! Il paradosso era che eravamo diventati più chiusi in uno spazio molto più aperto! Eravamo riusciti a creare delle “camere mentali”.