I rischi dello Smart Working: 3 problemi e 3 soluzioni

Lo smart working, si sa, comporta molte riflessioni anche sui rischi e le possibilità ad esso connessi: secondo uno studio di ADP riguardo all’evoluzione del lavoro, la libertà di lavorare in modalità smart è considerata molto positivamente da ben l’ 81% dei moderni lavoratori, e il 49% considera il lavoro da remoto una realtà ormai ben consolidata.
Nonostante sia chiaro che i lavoratori della Digital Era abbiano a cuore il tema dello smart working e del lavoro flessibile, è anche doveroso constatare che lavorare in modalità agile possa comportare delle sfide e delle problematiche non indifferenti.
Abbiamo deciso di elencarne qui tre, e di proporre le loro relative soluzioni.

I rischi dello smart working: problemi e soluzioni

Primo Problema: Comunicazione

Uno dei principali rischi dello smart working dipende dal come si comunica. I problemi connessi alla comunicazione possono essere molti, e molto diversi: in primo luogo, il lavoratore agile può avere problemi nel comunicare ai colleghi e al capo le proprie difficoltà e le proprie sensazioni.
La comunicazione può essere molta, troppa, ma non efficace; poca e non abbastanza, o giusta, ma senza dettagli: calibrare ciò che si dice al proprio team da remoto, non è facile e serve pratica per capire cosa comunicare, e quando farlo.
Comunicare significa un insieme di azioni, come ascoltare, vedere, parlare, ma la comunicazione tramite tastiera è solo una minuscola parte di tutto questo. Mentre digitate, vi state perdendo gran parte di ciò che uno dice, ovvero gesti, tono di voce, espressioni facciali.
Questo vuol dire che è piuttosto difficile individuare con che stato d’animo la persona dall’altra parte stia scrivendo, il che può generare facili fraintendimenti.
Ma i problemi legati alla comunicazione possono essere anche nell’atto del comunicare come azione vera e propria: è davvero difficile essere in una Skype call e non sentire cosa dicono i colleghi, partecipare ad una conferenza e non riuscire a comunicare con i propri interlocutori per problemi di wi-fi o di attrezzatura. Avere problemi di comunicazione, nel senso più tecnico del termine, può portare a sconforto, perdita di motivazione e della voglia di collaborare.

La soluzione

Comunicare con i propri colleghi da remoto non risulta sempre facile, e non è sempre automatico imparare a condividere tutto con chi sta dall’altra parte dello schermo.
Innanzitutto, bisogna darsi tempo per capire quali siano le modalità migliori per noi: c’è chi preferisce la mail, chi la chat, e chi la chiamata perché si fa prima. Idealmente parlando, la cosa migliore è stabilire delle priorità, e utilizzare un canale (come Slack ad esempio) dove il team si aggiorna in tempo reale su ciò che succede.
Non bisogna dire ai colleghi tutto ciò che si fa per controllarsi a vicenda e far vedere che si sta lavorando, ma per tenersi semplicemente aggiornati e facilitare il lavoro altrui. Inoltre, si dovrebbero prediligere le chiamate video: abbattono ogni barriera, permettono una comunicazione in tempo reale, in cui è possibile carpire ogni aspetto della conversazione (tono, espressioni..).
Comunicare a distanza significa anche comunicare apertamente feedback ai propri colleghi, scegliere l’atteggiamento giusto nel condividere i propri pensieri, essere sempre aperti al confronto, coinvolgere il team nelle decisioni importanti.
Non è facile, non è automatico: ci vuole pratica e una sensibilità particolare, soprattutto nel dare i riscontri ai colleghi e nel condividere le proprie opinioni, nonostante non ci si trovi l’uno di fronte all’altro.

Secondo Problema: Overwork

Grazie ad uno studio dell’università di Cardiff, è emerso che il 39% degli impiegati intervistati, lavori un maggior numero di ore quando non si trova in ufficio, e il 73% sostiene di impegnarsi di più quando è a casa, sentendo come la necessità di dimostrare ai colleghi in ufficio, di non essere solo nel letto in pigiama a bere un caffè. Questa sensazione è solo l’inizio dell’overwork per il lavoratore agile.
Quando la propria vita personale e lavorativa avvengono sotto lo stesso tetto, è difficile “spegnere” l’una o l’altra, e a volte iniziano a sovrapporsi. Quando si lavora in modalità agile, come si determina quando inizia la propria giornata privata e quando finisce quella lavorativa? La confusione è legittima.
Spesso e volentieri, ci si dimentica di fare pausa, di staccare un attimo facendo due passi, di dedicarsi un momento e non pensare al lavoro 100% del tempo. Certamente, c’è sempre tanto da fare, e il carico di lavoro non fa altro che aumentare, ma quando il tuo ufficio è la tua casa e ti porti il pc sempre con te, tracciare una linea di demarcazione diventa davvero complesso, e il rischio è quello di lavorare molto più del necessario.

La soluzione

Avere un pieno controllo di ciò che si deve fare è meraviglioso, ma tutta questa libertà di gestione, per alcuni, può essere deleterio. Se vuoi avere una vita agile e ben organizzata, senza finire a lavorare troppe ore in più del necessario, delle soluzioni ci sono.
Ad esempio, fissare dei promemoria sul proprio calendario per non dimenticarsi di fare delle pause, essere chiari con il proprio team e comunicare quando queste pause avvengono (e quanto durano, così da non creare fraintendimenti e ritornare al problema numero uno di cui sopra); stabilirsi delle routine e rispettarle, avere uno spazio per lavorare che sia ben separato dal resto della casa (o lavorare in un posto al di fuori delle mura domestiche, in modo tale che la separazione sia, anche inconsciamente, chiara e netta).
Inoltre, è un’ottima idea spegnere i propri dispositivi (o togliere l’avviso di notifica) in modo tale da non essere disturbati oltre l’orario di lavoro.
I modi per staccare la spina e non precipitare nella spirale dell’overwork ci sono, è una pura questione di organizzazione del proprio tempo, ma non è così scontato non caderci. Dietro al fenomeno dell’overworking c’è un un forte senso di appartenenza aziendale, una grande ambizione e dedizione, che non deve sfociare in una malsana concezione del lavoro che può solo nuocere alla nostra salute, ai nostri rapporti e alla nostra produttività.

Leggi anche L’aumento della messaggistica e la sfida alla produttività

Terzo problema: Solitudine

Uno dei problemi più condivisi riguardo al lavorare da casa è il senso di solitudine che ne può conseguire. Lavorare in modalità agile può precludere degli elementi naturali per chi lavora in ufficio, come conoscere gente nuova e fare amicizia con i propri colleghi (a chi non fa bene fare una risata sul lavoro ogni tanto?).
I colleghi sono le persone con cui ci si può confrontare, scambiare due parole, condividere competenze e chiedere aiuto per task a noi poco familiari.
In un certo senso, i nostri colleghi sono grande parte del nostro circolo sociale, e lavorare da remoto può essere difficile per chi ha più bisogno di interazione.
Se da un lato lavorare in modalità smart può creare maggiore distrazione (per esempio, avere i bambini in giro per casa), dall’altro lato può creare il problema opposto: solitudine ed isolamento.

La soluzione

Prima di tutto, rimandiamo alla soluzione numero uno dell’articolo: mantenere una comunicazione aperta, soprattutto quando si inizia ad avvertire un qualche discomfort, è la soluzione migliore. Che sia con il proprio manager, un collega, un amico esterno all’azienda, non bisogna tenere per sé questa sensazione di disagio.
Per alcuni passare una giornata interamente da soli è il paradiso, mentre per altri è molto più difficile. Chiama i tuoi colleghi, fallo utilizzando video: vedersi crea una sensazione di vicinanza e connessione che può subito dare la carica.
Il senso di solitudine può essere alleviato anche facendo delle social breaks: dopo aver lavorato ore intere davanti ad un pc senza aver aperto bocca, la soluzione migliore è uscire, organizzare un pranzo con amici, andare a bere un caffè al bar sotto casa. Il solo uscire di casa può essere una vera e propria boccata d’aria fresca.
Ma il problema del sentirsi soli può essere estirpato subito alla radice: smart working è associato spesso con il lavorare da casa, ma ci sono mille altri posti adatti al lavoro agile, come bar, spazi di coworking, o ovunque preferiate, purché abbia una connessione wi-fi.
Stabilisci dei momenti fissi di condivisione con i tuoi colleghi, trova il tempo sia per fare il punto della situazione, ma anche per scambiare delle idee e, magari, bersi una birra insieme davanti al pc (dopo aver finito di lavorare, ovviamente).
Siamo esseri umani e le relazioni rimangono alla base della nostra esistenza.

Leggi anche Adottare lo smart working in azienda: alcune linee guida