Retrospettiva Agile per una strategia di successo

Retrospettiva Agile: cos’è

La retrospettiva agile è uno strumento per migliorare il lavoro di squadra poiché porta a riflettere su cosa ha funzionato e cosa non, il cui approccio, nato in ambiente lean, trova sempre più spazio nelle strategie di business attuali.

In tutti i contesti possibili in cui il concetto di pianificazione strategica e di project management può declinarsi e trovare spazio, è la componente analitica a essere privilegiata in maniera univoca;  vengono richieste analisi di scenario, insight sui target, stime di budget e proiezioni dettagliate in modo da ottenere uno scheduling completo e funzionale. 

Pianificare nel dettaglio, prevedendo tutte le possibilità, tuttavia, non equivale a elaborare una strategia vincente. Se l’esperienza fa la differenza, è il confronto tra tutte le parti che crea l’opportunità di migliorare. 

In quest’ottica, prevedere un momento di follow up a conclusione di ogni step della progettazione assume un valore molto più ampio e decisamente più discriminante.

Retrospettiva agile: a cosa serve

Nell’accezione più diffusa, con retrospettiva agile si fa riferimento a un tipo specifico di riunione operativa che si tiene alla fine di ogni step chiave del progetto su cui si sta lavorando.

Lo scopo è rivedere, insieme a tutto il team coinvolto, l’intera operatività svolta, evidenziando tanto ciò che non ha funzionato quanto gli highlight su cui costruire i passi successivi.

Secondo questo modello operativo, individuato all’interno della Guida Scrum – il framework ideato da Ken Schwaber e Jeff Sutherland che aiuta persone, team e organizzazioni ad accelerare le attività di progettazione per ottimizzare i risultati -, la retrospettiva è il momento in cui il team si confronta per analizzare lo sprint appena concluso nella sua interezza e definire delle azioni di miglioramento.

“Lo scopo è quello d’ispezionare il risultato e di determinare i futuri adattamenti, mostrando il risultato del proprio lavoro agli stakeholder e discutendo l’avanzamento verso il Product Goal. Durante l’evento, il team e gli stakeholder passano in rassegna cosa è stato portato a termine e cosa è cambiato, e sulla base di queste informazioni, collaborano su cosa fare successivamente”.

Scrum Guide, 2020.

Un momento di follow up a conclusione di ogni attività è, quindi, fondamentale per il raggiungimento degli obiettivi aziendali perché non solo analizza le prestazioni di una specifica attività e l’efficacia degli strumenti in uso, ma offre al team l’opportunità di migliorare la comunicazione interna, coinvolgendo tutti i referenti e mettendoli sullo stesso piano in termini di gestione dei feedback.

Retrospettiva agile: il modello funzionale

Volendo individuare una struttura base, possiamo affermare che il formato generale di una retrospettiva consiste, quindi, nel rispondere a tre domande specifiche:

1. Cosa è andato bene?
2. Cosa è andato male?
3. Cosa può essere migliorato nel prossimo sprint?

Impostare una discussione su questi tre punti, infatti, significa tradurre ogni input in altrettanti approfondimenti verticali e necessari allo sviluppo di ogni mossa futura, oltre i dati numerici: 

1. Cosa continuare a fare per campagne e strategie simili;
2. Cosa non replicare per migliorare i risultati in scenari simili;
3. Cosa ottimizzare nei processi di marketing per le campagne future.

L’obiettivo principale di organizzare ciclicamente riunioni retrospettive consiste, quindi, nel dare uno sguardo onesto e realistico ai processi di marketing per identificare tutte le opportunità di miglioramento attraverso il confronto diretto tra i referenti e le professionalità coinvolte.

Per gestire le retrospettive di marketing in modo efficace ed essere in grado di individuare miglioramenti attuabili, bisogna strutturare il meeting in maniera funzionale e intelligente, strutturando un vero e proprio modulo replicabile. 

Vediamo insieme come.

Cosa serve per organizzare una Retrospettiva Agile?

L’importanza strategica di agende e check list

• Organizzare i dati: prima di pianificare un follow up retrospettivo è essenziale assicurarsi di avere a disposizione tutti i rapporti di cui si bisogno. Lo scopo primario di questa attività, infatti, è esaminare i risultati ottenuti in ogni dettaglio per trasformare il dato numerico in insight di campagna.
  
• Definire l’agenda: per individuare tutte le possibili soluzioni, è importante creare un’agenda che delinei i punti chiave di discussione e inviarla a tutti gli invitati, in modo che ogni parte della conversazione abbia valore e che ogni membro del team abbia qualcosa di utile da aggiungere, avendo avuto abbastanza tempo per prepararsi. Parallelamente, bisognerà stilare anche un rapporto sulle possibili soluzioni emerse nel meeting retrospettivo, con un action plan dedicato.
  
• Stabilire la durata: il passo successivo è stabilire il set up del meeting e, quindi, la durata totale della riunione che, secondo gli esperti, non dovrebbe mai essere superiore all’ora. Si seleziona, quindi, un moderatore della sessione, che introduce lo scopo del meeting e orienta i singoli speach dei partecipanti (idealmente, circa 10 minuti ciascuno).
  
• Analizzare i key point:  il metodo analitico deve passare in rassegna  gli obiettivi della campagna, i problemi emersi, le soluzioni applicate e i processi in atto, la funzionalità del kit di strumenti, la fattibilità degli obiettivi.
  
• Gestire i feedback: l’obiettivo primario è accreditare ogni membro del team in merito a ogni risultato possibile, indipendentemente da quanto abbia funzionato, sottolineando quanto il vantaggio di imparare dall’esperienza diretta sia un valore aggiunto per i risultati successivi. Per questo è fondamentale chiedere ai partecipanti di sollevare anche problematiche e punti non presenti in agenda.
  
• Rilevare le soluzioni: in generale, si possono individuare tre categorie di soluzioni, da quelle che hanno risolto il problema previsto, quelle che non lo hanno fatto fino a quelle che sono ancora in sospeso.
  
  L’analisi di queste soluzioni, da un lato, aiuterà a identificare le cose che potrebbero funzionare di nuovo in futuro e, dall’altro, a evitare del tutto gli stessi problemi più velocemente e capire se si ha a che fare con un approccio sbagliato, o se, semplicemente, si sta ricorrendo a strumenti inadatti per quel tipo di attività. 

Goal, obiettivi e soluzioni possibili

Affrontare il tema dell’analisi delle performance all’interno di una riunione di retrospettiva agile, tuttavia, richiede un quadro di riferimento estremamente chiaro e lineare, in cui non bisogna confondere goal e obiettivi. 

Esaminare il completamento degli obiettivi della singola attività in una riunione retrospettiva non significa identificarli con i goal dell’intera campagna:

“Un goal è un risultato ampio e a lungo termine che si desidera ottenere, come aumentare le entrate, ridurre l’abbandono dei clienti.

Un obiettivo di marketing definisce le azioni specifiche e misurabili che i professionisti del marketing devono completare per raggiungere obiettivi specifici. Ad esempio, se il tuo obiettivo è ridurre l’abbandono dei clienti, un obiettivo potrebbe essere aumentare i tassi di apertura delle email di oltre il 30%.”

Aaron Brooks, Venture Harbour.

La scalabilità di una strategia, del resto, dipende esattamente da quanto tutti gli obiettivi singoli siano funzionali e complementari nel raggiungere i goal principali dell’intero progetto. 

Mancare gli obiettivi intermedi rallenta il successo della strategia, ma al tempo stesso può compromettere il flusso dell’intera operatività. Per questo, analizzare gli obiettivi singoli di ogni step è più importante della valutazione complessiva dei goal della campagna, perché sono proprio questi che forniscono strumenti e insight in grado di fare la differenza sul lungo periodo.

Goal e obiettivi: il successo di un piano step by step

In un ambiente retrospettivo, quindi, si può ragionare su tre livelli di soluzioni possibili individuando low e high points per ciascuno di essi, ovvero: 

• Alti e bassi della campagna: i successi e i fallimenti della campagna stessa.
• Alti e bassi della squadra: i momenti migliori e peggiori per il lavoro di squadra, individuando gli elementi di legame e quelli di rottura nelle relazioni tra team.
• Alti e bassi dei singoli individui: i risultati e le lezioni di ogni membro del team. 

Questo approccio tridimensionale mette le risorse al centro della discussione, permettendo di distinguere tra le prestazioni della campagna e le prestazioni del team, pur continuando a orientare l’analisi intorno ai risultati effettivi. 

Il metodo Speed Car

Tra le diverse tecniche e tool di realizzazione di retrospettiva agile, quella della speed car è, probabilmente, la più funzionale, perché orienta il team a concentrarsi sia sui temi esposti nel meeting appena concluso, sia sulle possibili applicazioni future delle soluzioni individuate.

Nello specifico, la tecnica speed car si costruisce intorno a quattro figure specifiche, ciascuna delle quali rappresenta un elemento chiave della situazione in analisi:

1. Paracadute: rappresenta gli errori e le battute d’arresto che si sono verificati fino al momento del meeting (per esempio, ripetuti cambi nello scheduling);
2. Motore: definisce l’insieme dei punti di forza del team, quelli in grado di creare valore aggiunto in situazioni complesse (a esempio, una buona predisposizione al problem solving);
3. Abisso: riunisce metaforicamente i rischi che possono presentarsi in futuro, nell’ottica della mission successiva (per esempio, l’acquisto di nuovi strumenti o l’abbandono di feature precedentemente usate);
4. Ponte: rappresenta le azioni che possiamo mettere in campo per la gestione dei rischi e il raggiungimento della milestone (come una maggiore frequenza di rilascio di un prodotto per raccogliere il feedback).

Il futuro del marketing è il passato? 

L’obiettivo generale delle riunioni retrospettive, quindi, è chiarire le cause dei successi e dei fallimenti in modo da poter continuare a fare ciò che funziona e migliorare ciò che non funziona, ottimizzando continuamente sia il processo che l’esecuzione.

“Eseguendo retrospettive regolari, analizzi le singole campagne, ma valuti anche i tuoi processi di marketing per identificare punti deboli, complicazioni, killer di produttività e altri problemi sistematici che ostacolano le tue prestazioni di marketing”.

Aaron Brooks, Venture Harbour.

Per far sì che il meeting retrospettivo sia effettivamente funzionale, non basta individuare le aree di miglioramento e stabilire di metterle in pratica nelle operatività. 

Tutto quello che verrà stabilito dovrà essere, conseguentemente, discusso nella retrospettiva successiva, ma prima sarà doveroso fare un check anche sull’efficacia della retrospettiva stessa.

Al moderatore sarà affidato, infatti, anche il compito di raccogliere, negli ultimi minuti del meeting, suggerimenti e insight dai parte dei partecipanti, tenendo in considerazione i feedback di ciascun membro del team.