Remote Working: Prepare and Enjoy!

L’altro giorno ho visto un post su Facebook di uno dei miei ex colleghi. Aveva postato una foto di un temporary working e sotto ha scritto:

C’era una volta quando ognuno aveva una sua propria scrivania.

 
Il lavoro flessibile è diventata consuetudine tra i modi di lavorare, almeno in Olanda. Spinti dal desiderio di avere una forza lavoro più flessibile o l’ambizione di ridurre i costi per gli spazi negli uffici, per le forniture e per il consumo di energia, la scrivania personale appartiene alla storia.
Come abbiamo spiegato i miei colleghi ed io nel nostro e-book The Smart Working Book (in lingua italiana), crediamo che avere la possibilità di scegliere il miglior posto dove svolgere il proprio lavoro sia una buona cosa.
Durante l’evento Remote Working Conference, diversi esperti discuteranno di lavoro a distanza.
In questo breve articolo cercherò di illustrarti i vantaggi di lavorare a distanza e alcuni suggerimenti per fare in modo che la tua attività da remoto sia efficace. Se si è abituati a lavorare nello stesso ufficio o anche sul posto di lavoro ogni giorno, può essere un momento di transizione abbastanza impegnativo. È necessario essere preparati.

I vantaggi di lavorare in luoghi diversi

Remote working non ha lo stesso significato di lavorare da casa, ma significa lavorare in tanti luoghi diversi. Potrebbe essere un caffè, un coworking dove posso incontrare altri professionisti, un ufficio temporaneo e, sì anche casa mia.
Il motivo principale per cui mi piace lavorare in luoghi diversi è perché mi permette di scegliere il posto giusto per le attività da svolgere.
Se ho bisogno di finire un report o un documento importante, decido di andare in un posto tranquillo, che può essere casa o una tranquilla hall di un hotel con vista sull’oceano. Se voglio incontrare persone, scambiare idee, vado in un coworking o in un ufficio. Non andare nello stesso ufficio ogni giorno, mi fa risparmiare un sacco di tempo.
Per i miei colleghi di Roma, città dove si trova la sede della mia azienda, il risparmio di tempo è un eufemismo. Il traffico romano è orribile e quando abbiamo fatto i calcoli, abbiamo concluso che, andando al lavoro ogni giorno in macchina avrebbero perso minimo 6 settimane lavorative all’anno nel traffico.

Un risultato molto più elevato delle settimane di vacanza all’anno. Inutile dire che rimanere in fila nel traffico non è devastante solo per l’ambiente, ma ha un impatto tutt’altro che positivo nell’energia dei lavoratori.

Come diventare un lavoratore da remoto, efficace

Non tutti riescono immediatamente ad essere sostenitori del lavoro a distanza. Una lamentela che sento dire un sacco è che è più difficile svolgere il lavoro quando non si è in ufficio, dove ci sono i colleghi intorno e hai tutto il materiale da ufficio di cui hai bisogno.
È necessario prepararsi bene per essere in grado di lavorare in modo efficace quando non si è in ufficio.
Ci sono un paio di cose che puoi fare:

• Riorganizzare il tuo lavoro: cerca di raggruppare attività simili. Lavorare al di fuori dell’ufficio può essere grandioso e si possono sicuramente raggiungere livelli di efficienza più elevati, ma solo se si riflette attentamente cosa si deve fare e quando.

• Riduci la tua dipendenza da carta: Hai bisogno di quei 12 rilegatori per fare il tuo lavoro? È molto probabile che stai portando in giro da un posto di lavoro all’altro, una cosa che non serve. Assicurati che puoi lavorare anche senza carta, come meglio desideri.

• Investire in competenze digitali e strumenti di collaborazione: se le mail, gli incontri, la posta elettronica e conversazioni face to face sono i tuoi strumenti di comunicazione, diventa molto difficile lavorare da remoto. Inviare molti messaggi di posta elettronica non è una grande opzione, vero? È il momento di utilizzare strumenti più collaborativi. Ripensare il modo di condividere le informazioni e lavorare insieme. Si tratta di un lavoro di squadra, uno strumento anche se fantastico, da solo non cambierà niente.

• Le chiamate in conferenza: assicurati di avere una buona apparecchiatura audio e video e una connessione internet solida. Senza questi ingredienti le videoconferenze potrebbero essere abbastanza terribili.

Infine, discutere a distanza di lavoro con i colleghi. Si tratta solo di trovare un nuovo equilibrio che richiede una comunicazione continua. Enjoy remote working!
Koen Lukas Hartog è Smart Working Advisor a Seedble. L’Obiettivo di Seedble è di modernizzare il lavoro e la collaborazione (digitale).

Questo articolo è stato scritto in occasione della Remote Working Conference, di cui Spremute Digitali è media partner. La redazione ha voluto dedicare all’evento un post in doppia lingua, vista la sua portata internazionale.
Under the line you can find english language 😉
Buona lettura da Spremute Digitali!

The other day I saw a Facebook post from one of my former colleagues.
He had posted a picture of a temporary working and below he wrote:
 

Once upon a time everyone had a his own desk

 
Flexible working has become the default way of working, at least in The Netherlands. Driven by the wish to have a more flexible workforce or the ambition to reduce costs for office space, supplies and energy use, the personal desk is part of history.
As me and my colleagues explained in our (Italian) e-book The Smart Working Book, I believe it is a good thing that we have the chance to select the best working place per activity.
During the Remote Working Conference several experts will discuss remote working. In this brief article I’ll look into the benefits of remote working and I will give you some tips for effective remote working. If you are used to working at the same office or even workplace every day, it can be quite a transition. You need to be prepared.

The benefits of working in different places

Remote working isn’t the same as working from home, to me it means doing my job at different places. It could be a coffee place, a coworking where I can meet other professionals, temporary office space and, yes also, home.
To me the main reason to work in different places is because it allows me to pick the right place for the activity.
If I need to finish a report or long memo, I go for a quiet place, my home or a quiet hotel lobby with ocean view. If I want to meet people, exchange ideas, then I go to coworking or the office. Not going to the same office every day saves me a lot of time.
To my colleagues Rome, where my company’s office is, saving time is an understatement. Roman traffic is horrible and when we did the math, we concluded that if my associates would drive to the office each day, they would lose a minimum of 6 working weeks per year in traffic.
That is more than their combined weeks of holiday per year. Needless to say, all that waiting in line in traffic is devastating for the environment and doesn’t have a positive impact of workers’ energy levels either.
 

 

How to become an effective remote worker

Not everyone is immediately a remote working fanatic. A complaint that I get a lot is that it is harder to do your job when you are not at the office where you have your colleagues around and all the office supplies that you need. You need to prepare to be able to work effectively when not at the office. There are a couple of things you can do:

• Reorganize your work: try to cluster similar activities. Working outside of the office can be great and you can definitely reach higher efficiency levels, but only if you think carefully about what you are going to do when.
• Reduce your dependency of paper: Do you need those 12 binders to do your work? It isn’t very likely that you are going to carry them around from workplace to workplace. Make sure that you work as paperless as you can.
• Invest in digital skills and collaborative tools: if meetings, mail and face-to-face conversations are your communication tools, it gets very hard to work remotely. Sending more emails isn’t a great option, right? It is time to use more collaborative tools. Rethink the way you share information and work together. This is a team effort, a fancy tool on its own isn’t going to change everything.
• Specifically for conference calls: make sure that you have good audio and video equipment and a solid internet connection. Without those ingredients, video conferences can be quite dreadful.

Lastly, discuss remote working with your colleagues. It is all about finding a new balance which requires continuous communication. Enjoy remote working!
Koen Lukas Hartog is Smart Working Advisor at Seedble. Seedble aims to modernize work and (digital) collaboration.