Prossima fermata: Modern Workplace

Cosa può rendere estremamente produttivo e collaborativo un ambiente di lavoro? Ce lo domandiamo in tanti, soprattutto imprenditori e manager d’azienda alla ricerca dell’equilibrio tra performance e benessere dei lavoratori. In un mondo digitale in cui business e tecnologia si incontrano, trovare risposte in grado di placare le nostre richieste organizzative è cosa alquanto complessa. Collaborazione, comunicazione, integrazione, connessione sono dei must have. Nessuna organizzazione può farne a meno.
Ho incontrato Massimo Maggiora, owner IWGroup, partner gold Microsoft, con il quale ho ripreso il dialogo Smart Working concentrandomi soprattutto sul concetto di collaborazione digitale all’interno delle organizzazioni e sulla visione Microsoft del Modern Workplace.

La visione di Microsoft del Modern Workplace

M: “Partiamo da una premessa: ad oggi il panorama delle soluzioni digitali per migliorare la collaborazione e le performance è molto ampio e in continua evoluzione. La grande difficoltà sta nel trovare il giusto bilanciamento tra le varie soluzioni presenti sul mercato, per garantire un livello di funzionalità e produttività in linea con le esigenze dell’utente. Per garantire un buon livello di collaborazione, non conviene focalizzarsi sulle singole applicazioni cercando di scegliere il meglio da più parti, ma indirizzarsi verso soluzioni più complete”.
A: Sta cambiando il nostro approccio al lavoro. Lo Smart Working fonda i suoi principi su un rapporto tra colleghi e manager basato sulla fiducia e la responsabilizzazione delle attività. “Oggi non importa dove lavori, l’importante è quello che fai”. Cosa si intende? E dove la tecnologia impatta?
M: Modalità assecondate dalla tecnologia. La postazione di lavoro è stata concepita di volta in volta in base a quelle che sono le direzioni di mercato specifica dove lavori. Nel tempo, con l’obiettivo di ridurre e contenere i costi relativi agli spazi fisici, la tecnologia si è adoperata per consentire il “decentramento” della postazione, complicando o semplificando, a seconda delle ondate tecnologiche, le infrastrutture necessarie a renderlo possibile. Tutto ciò si è verificato soprattutto negli ultimi 18 anni.
Oggi le infrastrutture sono state semplificate e standardizzate. Ci si deve concentrare sul ruolo che il modern worker ricopre all’interno dell’organizzazione: il suo coinvolgimento, la trasparenza sugli obiettivi, la condivisione della conoscenza, la reperibilità e la fruibilità dell’informazione. Se non adeguatamente compresi, questi obiettivi possono suscitare diffidenza in quanto possono far pensare alla perdita di conoscenza, di individualità e di responsabilità ed infine di merito.
A: Diverse sono le soluzioni collaborative che consentono di aumentare la produttività lavorativa. Microsoft da sempre investe nel mondo business per offrire piattaforme e applicazioni in grado di soddisfare le esigenze di collaborazione e facilitare lo scambio di informazioni. Quali le caratteristiche e i benefici.
M: Credo che Microsoft – ad oggi – può garantire un livello di integrazione e collaborazione che difficilmente possiamo trovare altrove. Nel mondo Office 365 ora puoi configurare il tuo ambiente e renderlo funzionale alle tue esigenze operative. Parliamo di un sistema aperto in cui c’è integrazione tra le varie funzionalità e comunicazione/collaborazione tra le stesse.
Inoltre, è necessario che eventuali soluzioni verticali (protocollo, gestione mail, gestionali) oltre a integrarsi a livello user interface, possano condividere e implementare “processi” comuni, sia per evitare di passare da un mondo all’altro, sia per non frammentare le attività di collaborazione.
Noi di IWGroup, ad esempio, perseguiamo questa direzione. Abbiamo sviluppato e perfezionato nel tempo, la soluzione Arxeia 365 in grado di aumentare il livello di integrazione tra i vari processi.
Altro tema importante riguarda la produttività, che deve esser facilmente rilevabile dalle persone stesse le quali possono verificare – attraverso le applicazioni disponibili – le attività svolte, il tempo impegnato, i risultati conseguiti. Ciò consente di avere una maggior chiarezza su cosa e come si sta lavorando. Ci tengo a sottolineare un aspetto: queste informazioni devono essere utilizzate esclusivamente dal dipendente, la direzione o le funzioni di coordinamento dovranno concentrarsi sulla definizione degli obiettivi. L’autoverifica e l’automonitoraggio sono da tempo oggetto della formazione e obiettivi della crescita professionale di ognuno di noi.
A: Qual è il passo verso il Modern Workplace? Che suggerimento daresti alle aziende che si avvicinano a questo concetto?
M: Scegliere piattaforme integrate che consentano all’utente di configurare le diverse applicazioni, utilizzate in modo da adattarsi alla propria modalità operativa. Come ciascuno di noi, modern worker, sceglie l’ambiente fisico in cui lavorare secondo un “comfort” che più si addice alle proprie abitudini; allo stesso modo dovrebbe essere possibile personalizzare le applicazioni di collaborazione per renderle più: confortevoli, rapide, intuitive, proattive e sinergiche in base alle proprie esigenze.
Così facendo ciascuno di noi potrà lavorare con i propri colleghi, sia dello stesso gruppo, sia con persone esterne all’organizzazione, sia di altri reparti, scegliendo la modalità, la frequenza ed il tipo di coinvolgimento utile a svolgere le diverse attività che lo vedono impegnato.
È evidente però che le organizzazioni devono sperimentare verificare e – soprattutto – credere, con il coinvolgimento dei dipendenti, che tali soluzioni siano efficaci per raggiungere livelli migliori di coinvolgimento e, quindi, di efficienza. La strada sembra lunga, ma in realtà ci siamo.