Come progettare una sala per videoconferenze

Con i progressi tecnologici il nostro modo di lavorare è cambiato. Le soluzioni di ultima generazione hanno permesso di ottimizzare le attività aziendali, aumentando la produttività e diminuendo gli sprechi. Un discorso che vale anche per le videoconferenze, una modalità di confronto che, grazie a sistemi sempre più realistici ed interconnessi, consente di mettere in contatto persone che si trovano in sedi diverse e nonostante questo possono condividere materiali, idee e informazioni in tempo reale, ottenendo due importanti risultati: rendere il lavoro più efficace e risparmiare sui costi di spostamento delle persone.
Per fare in modo che si evitino problematiche nel fare conference call, che le attività siano veramente facilitate e che queste riescano al meglio, una videoconferenza deve essere organizzata in ogni dettaglio.
L’organizzazione inizia dalla progettazione della sala, che non solo deve essere dotata di tutti i dispositivi necessari a rendere ottimale l’esperienza del meeting, ma anche allestita in modo da creare un’atmosfera confortevole. Di conseguenza, anche dettagli come il clima o l’illuminazione possono fare la differenza per il buon esito di una videoconferenza.

Progettare gli spazi: i fattori da considerare in una sala per videoconferenze

Nello specifico, i fattori da considerare per la progettazione di una sala per videoconferenza e che vedremo di seguito sono:

• Video;

• Audio;

• Connettività;

• Ambiente.

Video

Se la sala non è di grandi dimensioni, un monitor con altoparlanti integrati su cui installare una telecamera motorizzata rappresenta senza dubbio un’ottima scelta.
In una videoconferenza, il contatto visivo è molto importante, perché è necessario che i partecipanti avvertano la sensazione di guardarsi negli occhi, proprio come accadrebbe nella realtà. Nelle sale più ampie, occorre utilizzare più telecamere, mentre per quanto riguarda il monitor è possibile aggiungerne altri o sostituirlo con una videoproiezione.

Audio

Sentire bene i partecipanti a una videoconferenza e farsi sentire bene a propria volta è fondamentale ai fini della buona riuscita della videoconferenza stessa, per questo è necessario che il sistema audio prescelto sia di ottima qualità.
In una sala di medie o grandi dimensioni, una diffusione omogenea dell’audio è l’opzione migliore, mentre in uno spazio più ridotto si può utilizzare anche un’unica unità microfonica (magari prediligendo i dispositivi che integrano due o tre microfoni direzionali, che evitano la sgradevole sensazione dell’eco).

Connettività

Lo sviluppo tecnologico ha permesso di adottare sistemi sempre più integrati e interconnessi, con l’obiettivo ultimo di offrire ai partecipanti un’esperienza realistica e coinvolgente. Per questo le soluzioni più all’avanguardia puntano molto sulla connettività, in modo da rendere la videoconferenza un’occasione di confronto che permette la condivisione immediata di materiale e l’intervento diretto dei partecipanti.
A questo proposito, Ecotec propone una serie di prodotti progettati proprio per le videoconferenze, a partire dalle lavagne interattive. Il modello Ricoh Interactive Whiteboard D3210, per esempio, consente di lavorare in modo più flessibile, condividendo efficacemente e rapidamente idee e dati. Grazie anche alla funzionalità della scrittura condivisa permette agli utenti di modificare il materiale durante la videoconferenza stessa, risparmiando così tempo e favorendo il confronto diretto tra i partecipanti.
Ci sono modelli di lavagne interattive che con un funzionamento facile ed intuitivo e un’eccellente risoluzione,consentono di condividere immagini da remoto di alta qualità, favorendo l’interazione tra le persone.
Anche i proiettori giocano un ruolo molto importante in una videoconferenza: quelli di ultima generazione oltre ad assicurare un’ottima compatibilità con i principali sistemi per videoconferenza ed essere leggeri e portabili, includono una penna interattiva per scrivere sui contenuti proiettati.

Inoltre, sono collegabili ad altri dispositivi (proiettori o lavagne interattive) per facilitare il lavoro da remoto.
Per chi preferisce le opzioni all in one, invece la soluzione ideale sono i modelli di ultima generazione che integrano video, audio, testo e contenuti interattivi. Ad esempio il il Ricoh Unified Communication System è portatile e leggero, lo strumento perfetto per organizzare videoconferenze in modo flessibile ed efficace.

Ambiente

Per progettare al meglio una sala per videoconferenze è opportuno non trascurare l’ambiente, garantendo ai partecipanti il massimo comfort.
Per questo la sala prescelta deve presentare un’illuminazione adeguata, ma non troppo forte, per non pregiudicare la qualità delle immagini a video; allo stesso modo, anche il microclima dello spazio deve essere calibrato con attenzione, evitando che sia troppo caldo o troppo freddo e, in generale, gli sbalzi climatici.
Per quanto riguarda, infine, la salubrità dell’aria, esistono in commercio dispositivi specifici per verificare il grado di inquinamento ambientale dello spazio e, di conseguenza, poter prendere gli adeguati provvedimenti per migliorare la qualità dell’aria.

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