Quale piattaforma di digital collaboration fa per te?

AVVISO: il post è lungo, ma può aiutarti ad avere qualche idea più chiara su quale strumento di collaborazione può servire al tuo team.
Il proliferarsi di strumenti e piattaforme per migliorare la collaborazione e la comunicazione (social technologies o digital collaboration techonologies) all’interno di un team di lavoro sta creando non pochi problemi nella scelta di quale tool implementare internamente. Occupandomi di smart working, sono – inevitabilmente – coinvolto nelle discussioni. Mi sento dire: “Io ho scelto X perché lo scelgono tutti, mi fido di loro”, “Noi abbiamo implementato Y perché è il migliore. Ma ne esistono anche altri?”, “Io provo Z che è nuovo, voglio essere il primo”; “W è a pagamento? Allora no! Meglio trovarne uno gratis, poi se non piace…”

Premessa

Ti svelerò un segreto (in realtà non lo è!). Ebbene, il tool perfetto non esiste. Dunque dimentica di trovare in questo blog-post o nel web, la piattaforma di digital collaboration perfetta in grado di risolvere i tuoi problemi. Semplicemente non esiste, quindi risparmia il tuo tempo ed evita di digitare “piattaforma di digital collaboration migliore” nella barra di Google.
Perché? Semplicemente perché ognuno di noi si differenzia per il proprio modo di lavorare e relazionarsi con le persone, quindi, ascoltami: concentrati nel trovare l’insieme di strumenti (il classico toolkit) in grado di indirizzare le varie esigenze del tuo team (non del singolo, attenzione!). Dunque cosa fare? Innanzitutto capire i motivi che ti spingono a cercare uno o più strumenti che possano semplificare il tuo lavoro.

Vuoi migliorare il tuo modo di gestire le persone all’interno del team (anche da remoto)? Ricerchi una soluzione in grado di garantire una efficiente gestione delle attività e il monitoraggio dei progressi? Vuoi render più fluida la comunicazione nel tuo gruppo di lavoro? Vuoi alimentare la collaborazione tra più persone coinvolte in un progetto? Cerchi disperatamente un modo per ridurre il numero di riunioni inutili e di email ricevute?

Parti dal presupposto che – una volta individuate le principali criticità – bisogna innanzitutto intervenire sui comportamenti e sulle policy e poi, SOLO in un secondo momento, applicarsi sulle social technologies. Perché questo? Perché il tasso di rigetto o rifiuto della tecnologia è molto alto, considerando che, l’introduzione di una piattaforma collaborativa va a modificare il nostro tradizionale modo di lavorare e, dunque, le nostre abitudini. L’implementazione di un’innovazione nei processi e tecniche di lavoro è un aspetto molto delicato che tante (troppe!) volte trascuriamo. Siamo – per natura – restii al cambiamento, pertanto serve tempo per “digerirlo”. (Ma ne parlerò in un altro blog-post; oppure scrivimi e ci ritaglieremo del tempo per approfondire tutto).

Arrivo al punto.

È possibile distinguere due principali categorie di piattaforme che possono migliorare la comunicazione e la collaborazione all’interno di un team.
Esistono strumenti che premiano maggiormente la gestione delle attività e l’avanzamento dei progressi, riconosciuti come strumenti di task management e rappresentano l’evoluzione delle soluzioni di project management. Esistono poi strumenti più orientati a render fluida la comunicazione, noti come strumenti di social collaboration e rappresentano l’evoluzione delle chat. La separazione non è netta, attenzione! Entrambe le categorie contemplano entrambe le caratteristiche, ma laddove si premia una funzionalità, purtroppo bisogna rinunciare a un po’ dell’altra.
Poi esistono le piattaforme di enterprise collaboration che rappresentano l’evoluzione dell’intranet e si caratterizzano per facilitare la condivisione della conoscenza dell’intera organizzazione, attraverso le dinamiche del social networking. Un esempio sono Workplace di Facebook, Joincube, o una soluzione integrata con GSuite.
Qui riporto alcune riflessioni sulle piattaforme di task management (TM) e social collaboration (SC) che consiglio per team di lavoro (no intera organizzazione) e con cui abitualmente mi confronto nel momento in cui sto scrivendo l’articolo (Febbraio 2017). Ho fatto una selezione, ho cercato anche di valutarli in una scala da 1 a 5 (dove 5 rappresenta la perfezione!) sulla base della mia esperienza, ma se ne conosci altre, scrivimi, Potrei scoprirle grazie a te!

Piattaforme a noi!

Asana.

Si definisce come una piattaforma di enterprise collaboration ma credo sia ancora lontano dall’esserlo. Asana è molto utile per la gestione dei progetti e il monitoraggio delle attività. È possibile assegnare e calendarizzare i compiti, attivare discussioni sul singolo task, condividere informazioni e documenti. Si integra con una serie di tool esterni come Drive, Dropbox, Mailchimp e altri ancora, tra cui Slack. Appunto. Cosa significa? Che è carente dal punto di vista della chat. Asana non garantisce l’immediatezza della conversazione con i membri del tuo team se non attraverso la messaggistica privata o i commenti sui task. In definitiva è un ottimo strumento di lavoro, lo consiglio soprattutto a chi deve gestire progetti. TM = 4; SC = 2

Trello.

Da poco acquisito da Atlassian, si presenta come una piattaforma che nel breve futuro – immagino – presenterà una serie di feature interessanti. Trello è un’ottima piattaforma di task management che si ispira alla Kanban Board, pertanto è possibile suddividere le attività in “board” (lavagne) come meglio si crede. Ad esempio creando tre lavagne che separano le attività da fare (TO DO), quelle in corso (DOING) e quelle concluse (DONE).
Ogni board può essere completata con l’inserimento di una deadline, di commenti, di una check-list delle attività, delle risorse dedicate, ma vedrai sempre e solo la “punta dell’iceberg”. Mi spiego: Trello ti permette di avere un visione totale delle attività/progetti in corso d’opera, ma ti fa perdere la percezione dell’avanzamento o del dettaglio di un progetto. L’assenza di un calendario globale e di una chat è un limite che si fa sentire, soprattutto se lavori in team con più persone (es: 5-6). Tuttavia si integra con altre piattaforme per garantire un’ottima esperienza di lavoro, ma lo ritengo più uno strumento che richiede un forte coordinamento da parte di un Project Manager.  TM = 3; SC = 1

Wunderlist.

Piattaforma ottima per il task management. Molto semplice: Lista di attività da compiere con calendario e possibilità di assegnare task. Si condivide facilmente la propria lista anche con altri membri del team. Anch’essa si integra con le principali piattaforme di archiviazione e condivisione file. Credo sia la migliore applicazione della categoria “To-Do list”. La consiglio vivamente per il monitoraggio delle proprie attività. TM = 2; SC = 1

Slack.

Credo sia la piattaforma più chiacchierata degli ultimi 2 anni. È in continua evoluzione (da poco offre la possibilità di estrarre un messaggio dalla conversazione e discuterlo separatamente qui) grazie anche agli investimenti ricevuti e a un’ottima strategia di comunicazione (sono bravi e presenti!). Slack è perfetto per la comunicazione e le conversazioni istantanee nei team per il semplice fatto che è una chat evoluta. Niente di più. Quello che prima si faceva utilizzando Skype come chat o che si fa ora con Whatsapp anche in ambienti di lavoro, lo fa in maniera più organizzata Slack. Niente di più: esistono i canali che aiutano a indirizzare le conversazioni per progetti, esiste la possibilità di taggare persone o di assegnare task a persone.
Si integra con tutte le piattaforme di condivisione file. Lo consiglio per le conversazioni interne o per chi non vuole utilizzare Whatsapp. Non lo consiglio assolutamente per la gestione o il monitoraggio delle attività. Il flusso delle conversazioni è spesso dispersivo ed è facile perdere informazioni. Altro tema delicato: è importante che tutti siano allineati sulle “regole comportamentali” da seguire per scrivere, altrimenti si rischia di avere lo stesso effetto della email: overcommunication e conseguente abbandono della piattaforma. Ma se proprio hai bisogno di una chat interna, perché non utilizzare Google Hangout?  TM = 0; SC = 3

Microsoft Teams.

Group chat software. Microsoft lo promuove come un tool per coinvolgere le persone in più team. Uscito a novembre 2016, non è altro che la risposta a Slack targata Microsoft. Pertanto si integra con Office 365, Sharepoint, OneNote, Skype for business e le altre applicazioni del colosso statunitense e, in più, può contare della rete capillare di affiliati e di aziende che hanno già implementato in passato una o più piattaforme Microsoft. Lo consiglio soprattutto se l’intera infrastruttura tecnologica è basata su applicativi Microsoft. Ma – di contro – chi l’ha detto che Microsoft è la soluzione migliore per un team? Questa provocazione apre una riflessione importante: chi sceglie lo strumento di lavoro? Chi ci lavora o chi lo compra? Parlarsi sarebbe un buon punto di partenza..  Da provare, ma vedi sopra.. 

Hibox.

È una piattaforma che integra le potenzialità di Asana (task management) e quelle di Slack (social collaboration) in quanto presenta un’interfaccia che consente di avere la gestione delle attività e delle risorse impegnate in un progetto, la calendarizzazione e il monitoraggio dei progressi, la messaggistica diretta e quella di gruppo per conversare e in più anche la possibilità di effettuare videochiamate.
È una soluzione che trovo molto interessante perché consente di avere un equilibrio tra la gestione di task e la condivisione di informazioni tra membri di un team. La consiglio per team di lavoro anche con molti membri. Dipende sempre dall’abilità di gestire il gruppo e di utilizzare regole e linguaggi di comunicazione condivisi. La piattaforma si sta lanciando in Europa ed è già attivata in diversi paesi del mondo. Se sei interessato/a ad implementarla nel tuo team di lavoro, puoi usufruire di un codice sconto che Hibox offre in collaborazione con Seedble. Richiedilo scrivendo qui! TM = 4; SC = 4