Pianificare la contabilità per una startup

Per quale motivo le startup, una volta costituite, iniziano a tenere la contabilità?
A questa domanda la risposta, che il più delle volte si riceve, è che la sua utilità sia unicamente quella di fornire al proprio commercialista tutti gli strumenti per il  calcolo delle imposte al termine dell’esercizio sociale. Ma è corretto considerare la contabilità solamente come uno strumento ex post, che termina la sua funzione a fine esercizio con il deposito del bilancio e il calcolo dell’imposizione fiscale?
A noi, questa concezione, appare alquanto fuorviante e riduttiva, in considerazione delle enormi potenzialità di utilizzo che la gestione di una corretta contabilità può fornire.
La contabilità rappresenta uno strumento valido per monitorare l’andamento della propria società, ed è necessario per la redazione dei piani di sviluppo societari e per tutte quelle attività propedeutiche alla massimizzazione delle performance aziendali.
Una corretta e precisa contabilità è condizione necessaria per poter effettuare un efficiente controllo di gestione sulla propria attività.

Come pianificare la contabilità per una startup correttamente?

Per mettere in piedi un sistema affidabile, una prima azione che può essere intrapresa è quella di impostare correttamente e analiticamente il piano dei conti.
In questa fase l’attività aziendale può essere scomposta e segmentata: i singoli segmenti, che si vanno a prendere in considerazione a seconda della tipologia di attività svolta e delle dimensioni aziendali, possono essere rappresentati una volta da prodotti, un’altra da canali di vendita, da aree di mercato o fasi di processo.
In gergo “contabile”  questi segmenti vengono definiti centri di costo.
Ogni centro di costo incorpora al suo interno costi (e, qualora la tipologia di attività lo permetta, anche ricavi); alcuni costi sono direttamente imputabili ad un singolo segmento piuttosto che ad un’altro (costi diretti), ma altri  sono invece comuni a tutti e, quindi, da suddividere tra tutte le sub-aree (costi indiretti).
Scomponendo l’attività aziendale come appena indicato, l’imprenditore ha la possibilità di  studiarne l’andamento specifico, analizzandone l’economicità e la redditività nel tempo e  potendo compiere delle operazioni di raffronto tra di loro.
Il team della startup, a meno che non abbia al proprio interno un membro con formazione economico-contabile, nell’attività di pianificazione deve essere coadiuvato dal proprio commercialista, il quale lo supporterà nell’organizzazione del piano dei conti e nell’analisi dei processi aziendali. C’è la necessità di fondere insieme competenze economico-contabili, con l’awareness aziendale di cui solamente il team dei founder  ha pieno possesso.

Seppur per le startup all’inizio questo processo possa risultare lento e macchinoso, la messa in moto e il mantenimento di un’adeguato sistema di contabilità analitica per centri di costo si dimostrerà nel tempo uno strumento di fondamentale importanza per il supporto decisionale nella crescita e nella scalabilità.
Negli ultimi tempi, con il boom dell’economia digitale, stanno iniziando ad espandersi sul mercato alcuni tool low cost che permettono, anche alla startup appena partita, di utilizzare strumenti che fino a poco tempo fa erano destinati soltanto alle grandi aziende.
In alternativa a questi tool, l’attività può essere compiuta mediante l’utilizzo dell’applicativo Excel (o similari) sul quali vengano compiute delle configurazioni ad hoc, in funzione dell’attività svolta.