Post in Translation – Il One-Day Design Sprint

Non fraintendetemi: non sto dicendo di aver trovato la formula magica per trasformare cinque giorni in uno. Il Five-Days design Sprint è un metodo efficace utile per risolvere tutti i tipi di problemi, ma alcuni non richiedono un investimento di cinque giorni. Il vantaggio principale del format di un giorno, descritto di seguito è che può essere utilizzato in ambito aziendale.

Un articolo di Thomas Zarazik da medium.com

Design Sprint: facciamo chiarezza su cos’è il Design Sprint

Per coloro che ancora non conoscono il Design Sprint, ecco un velocissimo riepilogo:

Lo sprint è un processo di cinque giorni per rispondere a domande aziendali attraverso la progettazione, la prototipazione e il test delle idee con i clienti. Sviluppato da Google Venture, è un “capolavoro” di strategia aziendale, di innovazione, scienza del comportamento, pensiero progettuale e altro ancora, confezionato in un processo battle-tested che qualsiasi team può utilizzare.

Quando ben eseguito, il Design Sprint presenta molti vantaggi:

• Soluzioni semplici

L’approccio collaborativo e la prototipazione forniscono soluzioni semplici a problemi complessi in un breve periodo di tempo ea basso costo;

• Rapidità

Lo Sprint accelera la progettazione di nuovi prodotti o servizi. Non c’è tempo per lunghi dibattiti e il limite temporale promuove la creatività e il processo decisionale;

• Rischio ridotti

La prototipazione permette di validare velocemente le scelte che vengono fatte, minimizzando così il rischio di fallimento;

• Collaborazione e innovazione
  La co-ubicazione di risorse multidisciplinari che condividono lo stesso livello di informazioni e si muovono per un’intera settimana verso un obiettivo comune rafforza lo spirito di squadra e favorisce l’emergere di soluzioni innovative;

• Approvazione dell’utente finale

Durante uno Sprint, le soluzioni sono progettate tenendo in piena considerazione il punto di vista dell’utente finale e sono convalidate da loro.

L’agenda tipica del five-days design sprint è la seguente:

• Lunedì: mappare il problema e scegliere un obiettivo;
• Martedì: generare soluzioni e schematizzarle;
• Mercoledì: scegliere le soluzioni migliori e definirne i punti salienti;
• Giovedì: costuire un prototipo reale;
• Venerdì: test con gli utenti finali e prendere le ultime decisioni.

Ogni giornata è programmata e ha un’agenda precisa per raggiungere gli obiettivi di cui sopra.

Affinché lo Sprint sia efficiente, la composizione della squadra è un fattore essenziale. C’è la necessità di un team multidisciplinare che, a seconda dell’argomento affrontato, possa includere persone provenienti da ingegneria, finanza, marketing, customer relationship, logistica, design, ecc … e un decisore – lo sponsor del progetto o del prodotto.

Con lo Sprint classico, questo gruppo di sette (o meno) persone lavora insieme per un’intera settimana, cinque giorni consecutivi. In alcuni ambienti, questo può essere un vero ostacolo per chiunque sia disposto a provare cose nuove e a cambiare il modo di lavorare, da qui l’idea per abbreviare il processo.

Come si potrebbe abbreviare il Design Sprint?

In un contesto aziendale, vari argomenti possono trarre vantaggio da un approccio di Design Sprint. Sebbene lo Sprint di Google Venture sia stato originariamente creato per le startup, i problemi nel contesto aziendale spesso non sono così grandi e non richiedono cinque giorni per essere risolti.

Quello che si può fare è eliminare alcuni workshop specifici dal processo per focalizzarsi meglio su uno scopo specifico – si possono vedere altri esempi di Sprint Design veloci qui. Ciò può aiutare a risolvere i problemi, ma può anche causare la perdita di alcuni vantaggi di un intero Design Sprint.

Dopo averne eseguiti molti, AJ&Smart ha rivisto l’approccio ed è riuscito a mettere a punto il Design Sprint 2.0: quattro giorni di cui solo due con tutto il team. Un vero miglioramento! Ma dalla mia esperienza come consulente, è possibile andare anche oltre con un format di un giorno solo.

Il one-day format

Con “un giorno” ci si riferisce al periodo di tempo in cui tutto il team è nella stessa stanza contemporaneamente. Una giornata non è sufficiente per ottenere tutti i vantaggi del processo: c’è un po’ di lavoro di preparazione e follow-up una volta che la giornata è terminata, consentendo di passare attraverso tutte e cinque le modalità del Design Thinking (secondo il modello della Stanford d.school).

Fase di immersione

C’è molto lavoro di preparazione prima di lanciare uno Sprint, indipendentemente dalla sua lunghezza. Innanzitutto, bisogna pensare alla logistica: liberare il team da altri impegni, preparare una sala per lo Sprint e far sì che tutti gli strumenti necessari siano pronti. Una buona abitudine sarebbe quella di costruire il flusso dello Sprint su una solida base di materiale per assicurarsi la comprensione degli utenti.

I modi migliori per sviluppare una conoscenza solida sono osservare gli utenti finali, intervistarli e in alcuni casi immedesimarsi in essi.

Le interviste potrebbero essere il modo più efficace per raccogliere informazioni sugli utenti, facendo attenzione a non falsare i risultati. Con un buon targeting, cinque interviste potrebbero essere sufficienti anche se alcuni argomenti ne richiedono di più, ad esempio se devono considerarsi diverse tipologie di utenti.

L’esecuzione di un’intervista richiede solo due persone: un intervistatore e un osservatore. Questo significa che alcuni membri dello Sprint team non vivono personalmente le interviste. I risultati chiave devono essere annotati in modo tale da poter essere spiegati a tutto il team: mi piace utilizzare personaggi o una mappa dell’empatia, poiché sono modi pratici per organizzare i risultati chiave.

Il D-day

Nel D-day, l’obiettivo è sfruttare al meglio la squadra durante l’unico momento in cui tutti sono nella stessa stanza. Sono necessari vari workshop per passare dalla comprensione dell’utente a un piano per la costruzione di una potenziale soluzione.

L’agenda può essere adattata alla situazione specifica, ma quella tipica è quella qui di seguito.

Prende in prestito la maggior parte dei workshop dal five-days design sprint, organizzandolo, però, in modo più compatto:

• Ice braker

Mi piace chiedere ai membri del team di disegnare un vaso per rompere il ghiaccio, perché li costringe a disegnare qualcosa ed è un buon modo per spiegare come inquadrare il problema influisce sulle potenziali soluzioni.

• Introduzione

Dopo una spiegazione dell’agenda della giornata da parte del facilitatore, il decisore può introdurre l’argomento, ricordando cosa c’è in gioco durante la giornata.

• Chiedi agli esperti + How might we

Il workshop è lo stesso del five-days Sprint, tranne per il fatto che alcuni esperti possono parlare per più tempo rispetto ad altri: l’intervistatore e l’osservatore dalla fase di immersione. È tempo che spieghino al team i punti chiave dei dati raccolti. Dopo aver dato la priorità alle domande “How Might We”, le tre (ad esempio) più importanti possono essere distribuite tra il team, in modo tale che ci siano almeno due persone a lavorare su ciascuna di esse.

• Sketch in tre fasi

A differenza di un five-days Sprint, il passaggio in cui si prendono gli appunti può essere rimosso in quanto è tutto fresco nella memoria del team. Sebbene i passaggi “idee” e “four crazy” – non c’è tempo per un “eight crazy” completo – siano ancora individuali, mi piace fare in modo che il team lavori sugli schemi per gruppi di due o tre: è un buon modo per iniziare mischiare i pensieri e dando priorità alle idee migliori.

• La “Sticky decision”

Di base è lo stesso dello Sprint di cinque giorni, tranne che è fatto tutto più velocemente. Anche il numero limitato di sketch lo rende anche piùrapido.

• Appuntare le soluzioni

Questo è un workshop che adoro fare prima di passare direttamente alla fase dello storyboard. L’obiettivo è selezionare le idee migliori dagli sketch e disporle nel tempo e nello spazio in modo che il flusso dell’utente abbia un senso. In un certo qual modo, è simile alla mappa del five-days sprint ma rappresenta il percorso dell’utente target.

• Storyboard

Alla fine della giornata, lo Storyboard gioca un ruolo centrale nel processo: sarà il piano per la costruzione del prototipo. È importante che le persone che costruiranno il prototipo siano presenti durante questo workshop. Possono persino interpretare il ruolo dell’ “artista”, disegnando e scrivendo tutto su una lavagna, per assicurarsi che il team comprenda cosa deve, o non deve, esserci nel prototipo.

Potrebbe sembrare una buona idea fermarsi qui, con buone idee pronte per essere implementate, ma che non hanno valore se non hanno un riscontro da parte degli utenti finali.

Prototipazione e test

Per ottenere feedback dagli utenti finali, è necessario costruire una rappresentazione tangibile delle soluzioni e farla arrivare ad alcuni utenti. È qui che entrano in gioco le fasi di prototipazione e test. Fortunatamente, queste due fasi non hanno bisogno di riunire l’intera squadra.

Prototipazione

Tutti possono prototipare, ma non tutti possono farlo velocemente: chi dovrebbe seguire lo storyboard per costruire il prototipo è qualcuno che ha delle buone capacità. Il rischio principale qui è quello di dedicare troppo tempo a lavorare sul prototipo, ecco perché i test degli utenti dovrebbero essere pianificati in anticipo per impostare un limite di tempo ed essere predisposti in modo tale da ottenere feedback rapidamente.

Testing

Ultimo ma non meno importante, i test utente che convalidano le soluzioni costruite dal team. Alla luce dei feedback degli utenti, è compito del Decisore scegliere se queste idee debbano essere realizzate. Infine, il team dovrebbe essere informato delle decisioni prese, poiché spesso è esso stesso che svilupperà ulteriormente le idee.

Benefici e prerequisiti

Questo formato di un giorno conserva i vantaggi dell’originale Five-Days Design Sprint, aggiungendo altro all’elenco:

Richiede ancora meno investimenti rispetto allo Sprint originale. Il fatto che il team si riunisca un solo giorno permette di limitare al minimo le perdite di tempo dovute ai feedback negativi degli utenti.

Può essere utilizzato più spesso, richiedendo meno logistica e meno preparazione.

Soprattutto, consente di radunare le persone giuste più facilmente, poiché è più facile cancellare un giorno in un’agenda fitta.

Ovviamente, ci sono alcuni prerequisiti obbligatori per preservare i benefici dello Sprint originale:

Le persone devono essere presenti per l’intera giornata in quanto non ci sarà un secondo giorno per recuperare.

Le capacità del Facilitatore vengono messe alla prova: non bisogna perdere tempo. Quindi il facilitatore deve padroneggiare i vari esercizi della giornata e, soprattutto, essere rigoroso nel tenere il tempo.

Creare prima versioni approssimative e aggiungere dettagli in modo incrementale entro i limiti di tempo fissati è fondamentale per il successo dello Sprint.

Questo format è già stato testato con ottimi risultati, ora provalo tu stesso! Nel caso non avessi mai provato un Design Sprint non hai più scuse: ti basta un giorno!