Lo Smart Working raccontato da Erik Veldhoen: fondatore del concept in Olanda – Part 2/2

Erik Veldhoen è il fondatore dello Smart Working in Olanda. È dagli anni ‘90 che si impegna ad implementare tale metodologia per innovare e migliorare l’organizzazione del lavoro nelle aziende. Dove si muove? In Olanda, altri Paesi del Nord-Europa e Australia. È autore di diversi libri sul tema ed è un imprenditore di successo, sempre entusiasta delle possibilità offerte dallo Smart Working.
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Di solito quando un’azienda decide di avviare un progetto di riorganizzazione della struttura implementando lo Smart Working segue un percorso preciso: ridefinizione dell’ufficio, attività finalizzate al cambiamento comportamentale delle risorse e progettazione dell’area di collaborazione digitale. Tu che ordine seguiresti?
Non esattamente questo. A mio parere è fondamentale procedere per prima cosa con la costruzione dell’area di collaborazione digitale; solo dopo, dedicarsi al rinnovo fisico degli uffici.  Storicamente, ci siamo trovati di fronte a tre generazioni di strutture IT. Nella prima, la collaborazione era garantita da terminal sul mainframe. Poi, con il pc (stand-alone) abbiamo automatizzato radicalmente l’ufficio. E infine, sono stati creati network tra questi computer, attraverso ad esempio Citrix.
I sistemi IT sono one size fits all. Tale carattere non è in linea con la flessibilità dello Smart Working concept. Secondo te, in termine di sviluppo, quale sarà il prossimo importante step nel mondo dell’IT?
Il prossimo big bang? Tutte le nostre informazioni saranno conservate al sicuro in cloud. Fino ad oggi, si è puntato ad un’estrema sicurezza digitale, creando un vero e proprio muro che limitasse la circolazione delle informazioni. Questo non è molto efficiente, in quanto riduce drasticamente la facilità di uso. Ecco perché è il caso di organizzare diversamente la nostra sicurezza digitale. Finora c’è stato il firewall, ma nel futuro avremo dei fireblocks, pacchetti coesivi di dati con i quali forniremo la protezione necessaria. Dalle mura della città andiamo alle serrature delle porte. Questo sarà il punto di partenza per creare metodi alternativi per autorizzare le persone ad avere accesso alle informazioni. Con queste premesse, si potrà anche organizzare il lavoro activity based. Come? Basta semplicemente collaborare con il dipartimento IT. Ti faccio un esempio. Se un funzionario del comune visita una signora anziana perché le serve una carrozzina motorizzata (scootmobile), dopo aver controllato la situazione può ordinare la carrozzina sull’iPad. Sembra semplice, vero? Purtroppo non è così. Deve tornare in ufficio per trovare la pratica relativa al caso, inviarla tramite la posta alla signora e svolgere altre mansioni burocratiche. Al giorno di oggi, le aziende possono innovare. Se non saranno loro a farlo, ci sarà qualcun altro che lo farà. Prendiamo il caso di Booking, attraverso cui vengono fatte il 60/70% delle prenotazioni mondiali. Qualsiasi albergo e B&B è presente sul loro sito. Le loro valutazioni sono diventate oramai una garanzia di qualità. Altro aso: Uber. Uber ci ha mostrato che se non sei tu a innovare e a produrre qualità migliorando il tuo servizio, ci sarà qualcun’altro a farlo. Per ottenere questo, bisogna deburocratizzare!

Parliamo di ufficio del futuro. Come deve essere l’ufficio ideale per un’azienda che adotta lo Smart Working? Quale mi consiglieresti di visitare, per cui davvero ne vale la pena?
Il numero uno è assolutamente il Piano Plaza di Interpolis, concluso nel 2001.
Quale dovrebbe essere il punto di partenza per creare l’ufficio o il posto di lavoro nel 2015?   
Innanzitutto è necessario che ci sia una continuità tra la nostra vita in ufficio e la nostra vita dal momento in cui usciamo fisicamente dall’ufficio. La rivoluzione industriale ha creato una separazione innaturale tra le nostre vite private e professionali. Stiamo andando verso il revival dei villaggi e verso città medio-grandi.
Alcune settimane fa in Olanda, al telegiornale si parlava del nuovo ufficio del comune di Utrecht. I dipendenti non sono a proprio agio, l’ambiente è troppo rumoroso e questo porta l’accumulo di stress. Cosa non è andato per il verso giusto?
La risposta sta semplicemente nel fatto che hanno costruito l’ufficio in un’ottica tradizionale. Sono mancate le premesse di cui abbiamo parlato prima. Un esempio? Ci sono cinque piani per il front-office, anche se questo lavoro presto sarà automatizzato. Il concetto Smart Working non è stato proprio implementato. Credo sia stata data troppa libertà all’architetto e usata poca strategia.
Come si evitano tale situazioni?
Evitare massima libertà a chi si occupa dei lavori e coinvolgere il management. La realizzazione di un ufficio del futuro vede alle basi un concept e pertanto tutto deve essere progettato affinché tutte gli elementi su cui si fonda questo concept vengano creati. Obiettivo? Creare un nuovo modo di lavorare: tutto deve essere funzionale a tale scopo!
Potresti descriverci un ufficio del futuro?
Dobbiamo staccarci dall’idea tradizionale di ufficio con scrivania e pc fisso e purtroppo le aziende hanno difficoltà ad abbandonare questa visione. L’organizzazione del futuro non ha più delle scrivanie. Più che altro sarà un soggiorno.
In molte aziende che implementano lo Smart Working e che hanno rinnovato l’ufficio, il 90% dei worker si reca in ufficio ogni giorno. Perché?
Principalmente perché non sono riusciti a cambiare il loro approccio verso il nuovo modo di lavorare. Spesso mancano anche le competenze (digitali) per farlo.
Molte persone erano o sono tutt’ora scettiche nei confronti del nuovo concept di ufficio. Molto probabilmente perché questo comporta il venir meno a quella esigenza di essere in un posto fisso, di avere stabilità e di circondarsi di uno stesso gruppo di persone nel tempo. Cosa risponderesti a riguardo?
Non sono d’accordo. Stare in un gruppo fisso ogni giorno mantiene dei comportamenti di routine da cui dobbiamo staccarci. Dobbiamo liberare le persone da controlli e vecchie abitudini. Dobbiamo restituire loro la creatività e la libertà. Così abbiamo vissuto per la maggior parte della storia umana e dobbiamo tornare a quella situazione.