Lo Smart Manager nel mondo digitale

L’abilità in ambienti digitali, la conoscenza delle tecnologie di comunicazione e informazione, la capacità di sfruttare al massimo le applicazioni e le piattaforme disponibili sono aspetti rilevanti in ambito professionale. Il worker moderno è in grado di convivere serenamente con più dispositivi mobili e districarsi abilmente tra gli applicativi base di un ufficio (mailbox, Microsoft Office, …). Recentemente veniva anche sottolineato dal Politecnico di Milano che, nell’ultimo Osservatorio HR Innovation Practice, aveva rilevato le cinque competenze IT indispensabili per le aziende.
Nel libro Smart Working abbiamo definito i 4 elementi attraverso quali si raggiunge un maggior livello di efficienza e produttività nelle attività quotidiane riducendo il tempo che mediamente dedichiamo per attuarle: 

1. Digital first/only:

le informazioni digitali sono più facili da creare e condividere e l’accesso è immediato. Le informazioni su carta sono più complesse da condividere e molto meno accessibili. (ricordi l’esempio delle informazioni scritte nel taccuino?)

2. Lavoro di Gruppo:

Lavorare in community, sia aperte sia private, è più efficiente e  collaborativo rispetto alle comunicazioni che avvengono tra due individui. Una comunicazione più trasparente interessa non solo lo scambio di informazioni all’interno di una community (che sia su Facebook o Linkedin), ma anche il modo con cui si creano tasklist o appunti. Gli strumenti collaborativi, come ad esempio Google Drive o Office 365, consentono di creare documenti in maniera più aperta.

3. Indipendenza / essere mobili:

Significa poter accedere alle informazioni personali e a quelle che i tuoi colleghi condividono con te in qualsiasi luogo. Questo non implica che tutti devono lavorare nello stesso istante, bensì che c’è la possibilità di farlo, in ogni punto e con ogni device connesso al web.

4. Real Time:

Il nostro lavoro deve essere organizzato in maniera tale che più persone contemporaneamente possano lavorare allo stesso documento o semplicemente visualizzare le modifiche.
Per lavorare in questo modo serve un worker moderno che crea un ambiente digitale in linea con le sue esigenze e con le tendenze e novità del mercato. Si evolve. È dunque di grandissima responsabilità l’obbligo da parte del Dipartimento delle Risorse Umane di assicurarsi che i worker che si inseriscono in azienda siano pronti ad affrontare un futuro sempre più online e digitale.
Le capacità di sfruttare i mezzi digitali è dunque importante come saper scrivere e leggere. Occorrono investimenti importanti per assicurarsi che sia il worker sia l’azienda lavorino al passo con i tempi.
 

Ne abbiamo parlato molto anche durante lo Smart Working Roadshow, partito nel 2015. Attraverso questo Roadshow portiamo in giro per l’Italia e l’Olanda la nostra esperienza e la nostra visione raccontando cos’è lo Smart Working e come implementarlo all’interno della propria organizzazione.
Nell’ultima settimana abbiamo fatto una tappa del Roadshow a Haarlem per una non-profit olandese nel settore sanitario. Durante la fase di brainstorming ci è stata fatta una domanda molto importante:

Siamo convinti che possiamo lavorare in modo smart, più mobile, più real time, ma significa che non ci fermiamo mai più? Non ci stacchiamo mai?

Infatti è un rischio. Nel 2016, grazie al nostro smartphone e ai tool digitali abbiamo la possibilità di accedere al nostro lavoro sempre e ovunque. In Olanda abbiamo già rilevato che, grazie a queste nuove opportunità tecnologiche, molte persone hanno iniziato a lavorare sempre di più. Già all’epoca del Blackberry (ricordi?) per molte persone iniziava il giorno alle 07:00 e solo alle 23:00 si fermavano. Ovviamente non andava bene. In quegli anni abbiamo anche visto che diverse aziende tra cui Google e Volkswagen hanno deciso di chiudere gli inbox dopo le ore lavorative.
Vorrei sottolineare che il problema di non riuscire a staccarsi dal lavoro è soprattutto un problema culturale. Una grande parte dei worker pensa di dover rispondere subito ai manager, anche se gli viene inviata una email di sera. Ci sono sicuramente manager che preferiscono questo atteggiamento ma la maggior parte dei manager con cui ho parlato di smart working hanno dichiarato il contrario. Prima dell’introduzione dello smartphone, quando i worker uscivano dall’ufficio, non lavoravano più e non erano più disponibili e reperibili lavorativamente. Questa divisione chiara tra lavoro e vita privata oggi non c’e’ più. Spesso capita che i worker pensino di dover essere sempre disponibili. Rispetto al passato tocca ai manager saper comunicare ai worker – in modo esplicito – che non si aspettano che siano a lavoro quando anche loro lo sono.
Uno smart manager comunica alle persone con cui collabora che alla fine contano solo i risultati. Questo dialogo è fondamentale per trovare il giusto equilibrio in un mondo digitale.