L’importanza degli strumenti nella collaborazione digitale

Da più o meno 20 anni la comunicazione nel lavoro consiste in quattro elementi: email, fogli di carta, riunioni in ufficio e telefono. La cosa assurda è che gli ultimi tre elementi esistevano già da tempo e in parte sono stati sostituiti dall’email.
Diciamo che passi in avanti ne sono stati fatti ben poco. Eppure nella nostra vita quotidiana utilizziamo innumerevoli strumenti per la comunicazione (Facebook, Twitter, Snapchat, Whatsapp, Skype, …) che stanno convergendo verso la vita professionale.
Oggi ho il piacere di “ospitare” nella rubrica Dialogo sullo Smart Working Emanuele Pucci, imprenditore specializzato in qualità aziendale, controllo & finanza e formazione, appassionato di turismo, finanza, innovazione e tecnologia. Dal 2007 CEO di Teleskill, azienda che si occupa di innovazione digitale e che offre diverse applicazioni proprietarie, specifiche per il lavoro collaborativo, la formazione a distanza e lo Smart Working. Attualmente l’azienda ha sedi a Roma, Milano e Londra, e collabora con clienti di ogni dimensione in Italia e nel mondo.
Q. Il nostro modo di collaborare in azienda è ancora legato a strumenti “obsoleti”, nonostante negli ultimi anni sono state introdotte diverse tecnologie che hanno migliorato il lavoro tra professionisti. Esistono diversi strumenti per la comunicazione e il lavoro in team (chat, video conference, community, social network, elearning, etc.. ), ma c’è una bassa conoscenza e utilizzo degli stessi. Quali sono le ragioni dietro questo gap?
A. Come tutte le novità, anche l’innovazione digitale (sia che serva a collegare 500 persone sparse in tutta Italia, sia che offra supporti per condivisione a aggiornamento online, per fare qualche esempio) non è mai facile da introdurre nelle organizzazioni perché obbliga a lasciare la zona di comfort dell’abitudinario: lo ”abbiamo sempre fatto così” e ad aprirsi a nuovi scenari e possibilità differenti.
Una delle nostre “leve” per poter rassicurare il cliente è proprio la possibilità, grazie alle soluzioni proprietarie, di adattarle o migliorarle in base a specifiche esigenze. Ogni azienda è un mondo a sé e i nostri strumenti offrono quella flessibilità e capacità di adattamento al contesto che spesso risulta vincente.
Tanto per fare un esempio, Teleskill Live, uno dei nostri prodotti più conosciuti ha plug in compatibili con le più importanti piattaforme e-learning e con i più diffusi CMS. Questo significa poter offrire la miglior integrazione possibile a quanto un’impresa ha già posto in essere, permettendo di usare l’applicazione a tutti i dipendenti o collaboratori, anche ai meno esperti di informatica e pc.
Q. Lo Smart Working rappresenta, per molte aziende, un’opportunità di investimento in infrastrutture tecnologiche per lavorare da remoto o per condividere la conoscenza. Quali le considerazioni da fare prima di introdurle in azienda?
A. Lo Smart Working è davvero una straordinaria opportunità per le aziende italiane e sono certo che la sua diffusione proseguirà con successo.
Con le applicazioni Teleskill può essere introdotto in qualsiasi azienda che desideri ottimizzare i tempi di produzione di un progetto e rendere più liberi e consapevoli i collaboratori, pur se lontani dall’ufficio. Mi capita ogni tanto di leggere che lo Smart Working è un modo per risparmiare sul costo del lavoro, ma finalità puramente economiche non portano mai molto lontano.
Preferisco piuttosto pensarlo come qualcosa che porti vantaggio all’impresa e al collaboratore. All’impresa perché rende l’azienda più attuale, più agile, più rispettosa di filosofie green e con meno impatto sociale. Permette anche di organizzare e monitorare meglio i tempi di un progetto e l’attività dei protagonisti. Per gli smart worker i vantaggi sono una più ampia capacità di gestire il proprio tempo, la possibilità di risparmiare costosi spostamenti casa-lavoro, il benessere di poter lavorare legati a un obiettivo e non a una scrivania.
 

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Q. La formazione è un tema fondamentale per accompagnare l’introduzione di una nuova tecnologia all’interno delle organizzazioni e far si che non venga “rigettata”. Perché ricorrere a soluzioni di e-learning? Quali i vantaggi?
A. Scenari economici sempre più mutevoli impongono alle aziende di aprirsi al cambiamento, di accoglierlo e, grazie alle tecnologie, di condurlo verso criteri di opportunità per il proprio business. La formazione online ha un ruolo decisivo in questo e può essere d’aiuto per introdurre nuove tecnologie produttive, ma anche nuove metodologie di vendita o di servizio al cliente.
L’importante è poter agire con tempestività, in modo autonomo, con la stessa semplicità con cui inviamo un tweet o realizziamo un post su Facebook. In Teleskill ci impegniamo moltissimo per proporre soluzioni dotate di questo grado di usabilità e immediatezza. E i vantaggi per l’azienda sono spesso molteplici; ad esempio: incrementare prestazioni e produttività aziendale, promuovere i processi di change management, condividere le buone pratiche aziendali grazie alle Comunità di pratica, formare, motivare e coinvolgere la rete di vendita, sviluppare Know-how aziendale, ridurre i costi e i tempi della formazione.

Una formazione online ben realizzata permette di disporre di personale aziendale continuamente aggiornato anche in materia di formazione obbligatoria, attirare e trattenere i talenti, inserire i neo-assunti e promuovere la permanenza dei dipendenti in azienda.

Q. Di recente ho letto un interessante blogpost su l’informal learning. Cosa s’intende? E quali le potenzialità e i campi di applicazione?
A. L’informal learning designa tutti quei processi di apprendimento non lineare e non organizzato come ad esempio il consiglio su una procedura più semplice “regalato” a voce da un collega di lavoro, una case history di successo condivisa durante un viaggio in auto, un trucchetto per migliorare un’attività imparato davanti alla macchinetta del caffè.
Come si vede questi modi di imparare, così familiari e semplici per ogni persona, sono molto differenti dal seguire un seminario in presenza, un ciclo di lezioni o un corso di formazione online. Il bello è che per alcuni settori l’informal learning è perfino più efficace dell’apprendimento tradizionale.
Per chi supporta l’azienda si pone però il problema, con l’informal learning, di non disperdere un capitale di conoscenza e, al tempo stesso, di poterlo rendere organizzato e reperibile anche in futuro, anche per un gran numero di collaboratori.
Lo strumento che abbiamo realizzato e brevettato in Teleskill con questa finalità si chiama WikiExperience. È una piattaforma video, compatibile con quanto già presente in azienda, che ospita piccole pillole di conoscenza auto caricate da ogni dipendente: best practices, tips & tricks, scorciatoie, consigli. Un sistema di categorie e tag rende poi ogni video pillola rintracciabile da chi ne abbia bisogno.
In questo modo l’informal learning non perde nulla del suo calore e della sua spontaneità, ma diventa anche patrimonio aziendale e contribuisce alla promozione di una cultura d’impresa il più possibile condivisa e partecipata. L’informal learning è connaturato alla natura umana e con WikiExperience amplifica la sua potenza di condivisione di conoscenza e competenza.
 

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