Lavorare in smart working è una sfida con se stessi

Avere la possibilità di lavorare da casa o in qualunque posto diverso dal proprio ufficio, oggi viene considerata una grande conquista. Soprattutto lavorare in smart working per chi è dipendente e cerca di conciliare carriera professionale e vita privata.
Un privilegio ancora di pochi, ma che con lentezza e tenacia si sta sviluppando anche nella mentalità delle aziende italiane. Per chi è libero professionista, invece, è la norma: chi meglio di un freelance sa cosa voglia dire lottare per difendere i propri spazi, tempi e libertà?
Arriva il momento anche per chi intraprende il lavoro in smart working, di ragionare un po’ come un remote worker freelance, perché l’organizzazione del tempo, del lavoro e degli spazi iniziano a diventare una necessità per trarre benefici da questa modalità lavorativa.
Di vantaggi se ne parla fin troppo e sono chiari a tutti, dunque non mi soffermerò su di essi: vorrei invece darti alcuni piccoli suggerimenti da freelance, utilissimi anche a te che hai iniziato l’avventura di lavorare in smart working, per non cadere nelle insidie legate al lavoro da remoto ed “operare” in tutta serenità lontano dall’ufficio.

Lavorare in smart working: piccoli accorgimenti per evitare grandi insidie

La gestione del tempo

La tua azienda ha implementato lo smart working. Hai accolto con entusiasmo la cosa e ti piace lavorare da casa. Attenzione però: quando si lavora in un luogo familiare come la propria abitazione, la percezione del tempo è molto diversa da quella che si ha lavorando in ufficio.
Il tempo a disposizione sembra tanto (non dobbiamo impiegare del tempo per raggiungere il luogo di lavoro!), ma le potenziali fonti di distrazione sono molteplici.
Come fronteggiare tutto ciò? Come rendere ugualmente produttive le nostre giornate di lavoro a casa?
Ci vuole prima di tutto un’attenta analisi e pianificazione.

Il cosiddetto Time Management è un processo del tutto personale che si deve adattare alle tue esigenze e al tuo stile di vita.

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I “nemici” del nostro tempo

In linea generale esistono due tipi di nemici con cui dobbiamo fare i conti: noi stessi e le circostanze esterne che ci possono causare perdite di tempo.
Da noi stessi ha origine infatti una cattiva organizzazione: il continuo procrastinare attività da fare, l’incapacità (assai diffusa) di dire “No” quando proprio non ce la facciamo, la stanchezza e il disinteresse verso ciò che stiamo facendo.
Per circostanze esterne intendiamo visite e appuntamenti pianificati male: il cellulare che suona e notifiche di ogni tipo che fanno perdere la concentrazione; la casella e-mail sempre attiva che continua a emettere suoni ogni volta che riceviamo una comunicazione; le riunioni e le call conference.
Come possiamo tutelarci al fine di essere efficienti anche in ambiente domestico?

Definire lo spazio

Scegli lo spazio che diventerà il tuo ufficio domestico all’interno della tua abitazione.
Dovrebbe essere un luogo diverso dai locali adibiti per altre attività: se possibile, meglio se un luogo appartato e lontano da fonti di distrazione.
Ricorda: Quello spazio, per i giorni in cui ci lavorerai sarà il tuo ufficio: rendilo tale!
Via quindi libri di cucina, quaderni dei compiti dei bambini, post it con liste della spesa… Solo ciò che ti occorre per lavorare.

Non ci sono per nessuno

Molto spesso le persone che abbiamo intorno interpretano il lavoro da casa come un “lavoro a metà”, ovvero ci vedono come presenti e disponibili per telefonate, appuntamenti e commissioni.
Sta a te definire chiaramente i paletti ed il ruolo lavorativo. Comunica in modo chiaro che ci sei solo per emergenze o in determinati ritagli di tempo.

Stop alle distrazioni digitali

La casella email ed il cellulare sono altissime fonti di distrazione. Il suggerimento è quello di mettere il cellulare in modalità silenziosa o aerea: solo in momenti precisi che stabilirai tu, andrai a vedere se ci sono messaggi o chiamate a cui rispondere.
Lo stesso per la casella email: accedi solo quando lo reputi utile.

La scrivania non è un ristorante

Durante l’intervallo del pranzo la tentazione di rimanere al pc mentre si sgranocchia qualcosa è sempre molto forte. A maggior ragione se siamo soli e non amiamo cucinare solo per noi.
Qualunque cosa desideri mangiare per pranzo, non farlo al pc: sarà il momento per “staccare la spina” magari chiacchierando con un’amica che non senti da un po’.

Necessità, appropriatezza, efficienza

Esatto, necessità, appropriatezza, efficienza. Prova a considerare il tempo da questi tre punti di vista: analizza tutte le tue attività e verifica che siano veramente necessarie.
Una volta stabiliti i task necessari chiediti se c’è qualche attività che può essere delegata. Delle attività necessarie rimaste in capo a te, domandati se c’è un modo migliore per portarle a termine e se ci sono tecnologie o procedure che possano semplificarti il lavoro.

Ad ognuno una priorità

Elenca le attività presenti nella tua to do list e attribuisci ad ognuna un grado di priorità:

• priorità A. Devo farlo: racchiudi in questa categoria i compiti critici e strategici come ad esempio richieste di clienti urgenti, opportunità di carriera, scadenze impellenti, richieste dirigenziali.
• Priorità B. Dovrei Farlo: racchiudi sotto questa categoria i compiti di media importanza, non sono determinanti e non hanno scadenze critiche.
• Priorità C. Ho piacere a farlo: è chiaramente la categoria meno importante; anche se piacevoli ed interessanti, i compiti appartenenti a questa categoria possono essere rimandati, eliminati o programmati per periodi meno intensi.

I punti chiave di una buona programmazione

Per una buona programmazione è necessario:

• fissare gli obiettivi;
• definire i mezzi e le risorse;
• stabilire i responsabili;
• suddividere le macro-azioni in azioni più piccole;
• definire la data di inizio e di fine del progetto;
• prevedere periodicamente momenti di previsione e controllo.

Anche la vista vuole la sua parte

Quando si lavora da casa ad esempio, è facile cadere nella tentazione di rimanere in pigiama o in tuta. Sappi che non è salutare ne per te, ne per la tua attività professionale.
Essere in ordine e presentabili è il primo regalo che puoi farti per lavorare meglio ed essere più produttivi: indossare abiti da ufficio, pettinarsi, e truccarsi nel caso di noi donne, è il primo potente strumento che abbiamo per ricordarci che siamo in modalità “work” e non in modalità “ casalinga”.

Ogni tanto ricordati di respirare!

L’altro rischio per chi lavora da remoto e per chi ha iniziato a lavorare in smart working da poco, è immergersi nel lavoro perdendo la concezione del tempo e dello spazio. Ricordati: è importante concedersi delle pause per ricaricare mente e corpo.
Per evitare di non trovare del tempo da dedicarti, il suggerimento è quello di pianificare in agenda anche questi momenti. Come definirli? Che te ne pare di “Appuntamento come me stessa/o”?

Soli, ma non troppo

Lavorando in smart working potresti correre il rischio di stare per troppo tempo senza incontrare i tuoi colleghi di persona, fisicamente.
Nei momenti che deciderai di dedicare a te stesso, ritagliati del tempo per incontrarti con qualcuno e bere un caffè. Il confronto, anche con professionalità diverse dalla propria, può sempre portare benefici inaspettati.

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Il mio personale suggerimento è di alternare giornate di lavoro da casa a momenti di lavoro in spazi condivisi con altre persone: coworking, associazioni, o semplicemente un locale tranquillo che permette ogni tanto di alzare lo sguardo dal pc e vedere ciò che succede intorno. Potresti sempre trovare spunti interessanti!

Un incontro con lo smart working da non perdere…

Venerdì 27 Settembre al BAICR a Roma ci sarà un seminario sullo Smart Working per aumentare la consapevolezza sul concetto, inquadrarlo dal punto di vista strategico, conoscere gli elementi chiave su cui far leva e le principali sfide da affrontare.
Le iscrizioni resteranno aperte ancora per poco. Partecipa al seminario formativo.