La riunione virtuale

Se svolgi il tuo lavoro in ufficio, è probabile che spesso ti ritrovi ad essere coinvolto in riunioni. Incontri che vengono organizzati per vari motivi: discutere di documenti, scambiare idee o aggiornare i colleghi sull’avanzamento dei progetti o sulla definizione dei compiti… Possono essere utili, si, ma a condizione che l’obiettivo sia chiaro. Un aspetto rilevante che spesso però non si considera, è che gli incontri professionali sono costosi (calcola quanto costa la prossima riunione in cui particepi! Si, there’s an app for that!). Purtroppo, nell’arco di una settimana le riunioni organizzate sono a volte eccessive perché rappresentano l’unico modo per staccarsi dalle preoccupazioni quotidiane o per rispettare le scadenze. Ognuno di noi sa che la riunione programmata per la prossima settimana non è altro che l’occasione per definire priorità e portare a compimento le proprie task. E se iniziassimo ad organizzare una riunione virtuale?

Riunione virtuale: il Nuovo Modo di Lavorare

In Olanda sempre più aziende cercano di introdurre nella propria organizzazione il Nuovo Modo di Lavorare (The New Way of Work). Questo significa in breve che i dipendenti hanno la libertà di lavorare dove, quando, come e con le risorse che hanno scelto. L’idea di fondo è che essi siano in grado di stabilire i loro orari in base alle proprie esigenze, preferenze e… ispirazione.
È evidente che in questo modo non vi è più la necessità che tutti i dipendenti siano in ufficio dalle 09.00 alle 18.00. In riferimento alle riunioni aziendali, emerge quindi un problema: il tempo per definirle diventa sempre più limitato. Spesso si perde più tempo per l’organizzazione del meeting che per il suo svolgimento! Povere segretarie…

Scambio di idee: sempre più online con la riunione virtuale

Le riunioni sono molto utili, ma bisogna uscire dalla concezione che queste debbano essere svolte tutti all’interno della stessa stanza. Per esempio: se 8 persone su 9 possono essere presenti, l’unico assente dovrebbe essere disponibile virtualmente.
Le riunioni dovrebbero quindi essere utilizzate soltanto per discutere dei problemi più complessi. Gli aggiornamenti quotidiani possono anche essere discussi nelle comunità online, come Yammer, Linkedin, Facebook, oppure su comunità create ad hoc o anche via Whatsapp. Tornando alle riunioni, ci sono diversi strumenti disponibili per consentire una loro più efficiente organizzazione. Qui sotto trovate quattro degli strumenti più utilizzati per organizzare e svolgere la riunione virtuale ideale.

Microsoft Lync

Adatto a chiunque abbia un PC Windows (quasi tutti in ufficio) e anche per il windows phone e smartphone iOS e Android. Lync offre la possibilità di scegliere tra una chat privata, audio e video chiamata. Consente anche di modificare contestualmente un lavoro fatto su una lavagna e di condividere lo schermo. Utile per esempio quando si desidera mostrare un disegno o la funzionalità di un programma informatico.

Skype

Molte persone già utillizzano Skype nella propria sfera privata. Skype è disponibile come programma sul tuo PC o laptop e come un app su la maggior parte degli smartphone. Utilizzando la versione gratuita di Skype si possono organizzare video conference one-on-one. Per il collegamento video tra più partecipanti è necessario accedere alla versione a pagamento.

Google Hangout

L’Hangout inizialmente era accessibile solo tramite la comunità social di Google, Google Plus. Da quest’anno c’è anche l’app di Google Hangouts. Per accedere al servizio bisogna avere l’account Google Plus. È possibile partecipare alle video-conferenze fino ad un massimo di nove persone. Il vantaggio di Hangout è la perfetta integrazione con altri servizi di Google, come YouTube e Google Drive. Questo consente di condividere il proprio schermo, di lavorare contemporaneamente in un documento Google (googledocs, googlesheets, googleslides ) o di vedere assieme ai partecipanti di Hangout un video su YouTube.

Il presidente Obama in Hangout con i cittadini americani.

Join.Me

Join.me si deve installare sul computer/laptop o come app su tablet/smartphone. La call inizia attraverso un link che potete condividere via email. Join.me consente di condividere lo schermo (e anche il controllo del laptop!). E’ anche possibile mandarsi file via Join.me; nella versione gratuita possono partecipare ad una videoconferenza fino a dieci persone.

Avete visto diversi strumenti per organizzare e partecipare ad una riunione virtuale. Voi quale utilizzate?
Tra poco, veramente pochissimo, potremmo organizzare la nostra riunione virtuale, anche così 🙂