Perché implementare lo Smart Working?

Nella prossima settimana faremo altre tappe del nostro Smart Working Roadshow.
Grazie ai workshop gratuiti condividiamo la nostra esperienza e la nostra visione sullo smart working con casi pratici ed esercitazioni.
Finora, le aziende per cui abbiamo organizzato un workshop, prima dell’incontro, ci hanno sempre chiesto: vorremmo capire meglio il perché dello smart working. Quali sarebbero i principali vantaggi  di lavorare smart?
Vorrei condividere con voi 3 motivi macro per lavorare in modo smart e per me il motivo principale per avviare un progetto smart working.

3 Motivi per implementare lo smart working

Ci sono diverse motivazioni per implementare lo smart working. Vi faccio tre esempi:

1. Aiuta il processo di recruiting; un’azienda smart sarà più interessante per gli high potential.
2. Rende più efficiente la collaborazione interna
3. Può portare grandi risparmi finanziari.

Approfondiamo questi tre punti osservandoli più da vicino.

1.Recruiting

Per i Millennial il work-life balance è uno dei fattori chiave nel decidere se rimanere all’interno della stessa organizzazione. Orari di lavoro in apparenza arbitrari o il dover sedere alla scrivania tutto il giorno, sono meno attraenti per loro. Questa nuova forza di lavoro vuole avere la responsabilità di decidere come, quando, con quali strumenti e con chi lavorare per essere quanto più produttivi e cost-effective. È questo il cuore del concetto smart working.

2.Finance

Secondo l’Osservatorio le aziende italiane risparmierebbero fino a 37 milliardi di euro se implementassero lo smart working. Come? Per esempio attraverso una forza lavoro più mobile e flessibile. I worker trascorreranno meno tempo all’interno dell’ufficio che potrà essere quindi ridimensionato. Questo ridurrebbe i costi di gestione e mantenimento degli uffici stessi.
Lo smart working può diminuire anche l’assenteismo. Le persone che non si sentono bene possono decidere di essere (parzialmente) produttive da casa. Plantronics, uno dei leader del movimento smart working, ha diminuito l’assenteismo del 60% da quando ha deciso di implementarlo in azienda.

3.Efficiency

Le email sono piene, scriviamo più che mai, eppure molti di noi credono possa esserci un modo migliore per organizzare il lavoro. A questo aggiungi la necessità di essere sufficientemente rapidi e flessibili per tenere il passo con il ritmo dei social network, e diventa chiaro che abbiamo urgente bisogno di cambiare il nostro modo di collaborare.
Ci sono diversi modi per migliorare la digital collaboration e condividere la conoscenza. Lo smart working prevede modi nuovi, più efficienti e migliori per condividere conoscenze e competenze, scrivere documenti e organizzare riunioni. È giunto il momento di implementare nuovi strumenti di comunicazione, condivisione dei file, gestione di documenti mediante soluzioni cloud e l’utilizzo di tecnologie social per la collaborazione e la gestione del flusso di attività. Trovi un approfondimento nel Capitolo 2 del Libro The Smart Working Book

The one reason that rules them all: la motivazione intrinseca

Il motivo principale per applicare lo smart working, secondo me, è che offre la possibilità di rendere i worker più produttivi e motivati. Lo smart working è un modo di lavorare che permette di indirizzare meglio la motivazione intrinseca dei worker. Per fare ciò dobbiamo abbandonare gli attuali stili di gestione, basati sul controllo utilizzando ricompense (es: bonus o punizioni).
Daniel Pink, esperto di business e autore di diversi libri sul management, nel suo bestseller Drive, descrive come queste pratiche siano oramai superate dalle nuove conoscenze scientifiche. La teoria dell’autodeterminazione indica che, al soddisfacimento delle seguenti tre condizioni, siamo più motivati, felici e produttivi:

1. Autonomia: la necessità di esercitare un controllo sulla nostra vita. L’autonomia non è equivalente alla piena indipendenza. Ciò significa che è possibile fare delle scelte e al contempo dipendere da altri.
2. Padronanza: Il bisogno di essere bravo e competente nel fare qualcosa che conta. Per raggiungere la padronanza ovviamente è necessario l’impegno. È fondamentale capire che la padronanza non si raggiunge mai, bisogna sempre migliorare e cambiare. Si è sempre in viaggio verso la padronanza!
3. Significatività: Il bisogno di fare qualcosa che appartenga a un progetto più grande di noi. Molte (ex) startup hanno compreso questo aspetto e l’hanno fatto proprio inserendolo all’interno della propria mission e/o del codice etico che – implicitamente – consente di attrarre giovani talenti e motivare i worker. Un buon esempio è Google che organizza le informazioni del mondo. Un approccio molto diverso da quello rappresentato dall’ottimizzazione dei processi di business per massimizzare i profitti!

Grazie a questa consapevolezza, dovremmo sfruttare al meglio le competenze dei worker. Ti invito a riflettere su questa osservazione:

sappiamo che ognuno è diverso, allora perché ognuno dovrebbe lavorare con lo stesso metodo? Il metodo one size fits all ignora le competenze distintive dei singoli worker, i quali dovrebbero essere in grado di gestire le proprie attività lavorative nel miglior modo possibile e determinare come, quando, con chi fare il loro lavoro.

Considerare questa presa di consapevolezza come punto di partenza richiede una visione chiara del management. È anche per questo che cerco di sottolineare sempre che lo smart working non è solo il telelavoro o un progetto pilota che permette ai worker di lavorare da casa due giorni a mese. Bisogna cambiare la cultura, solo gestendo le persone in maniera diversa piu cambiare per bene la tua azienda. Questo è lo smart working.