Sei mai riuscito a fare due conference call di seguito senza problemi?

La comunicazione crea. La comunicazione distrugge.
Qualche mese fa mi sono imbattuto su Instagram in un breve video di Marco Montemagno in cui suggeriva alcuni libri possibili fonti di ispirazione. “Exactly What to Say” è uno di questi.
La prima cosa che ho pensato è stata: ecco il solito libro americano per dummies che in 3 step ti dice come diventare milionario. Poi, spinto un po’ dalla curiosità – oggettivamente il titolo cattura – e soprattutto dal prezzo (devo esser onesto, 11 € possono anche andar bene per un investimento sbagliato!?!) ho deciso di dargli una chance.
Quel piccolo libro non ha la pretesa di essere il manuale della comunicazione perfetta, ma piuttosto una raccolta di “parole magiche” che possono influenzare una conversazione. Mi ha fatto riflettere sul fatto che la comunicazione – in tutte le sue forme – viene sottovalutata. Diamo per scontato troppe cose credendole superflue o banali, quando invece sono proprio quelle che possono far la differenza.
La comunicazione è il principale fattore di successo e – al tempo stesso – di fallimento in qualunque cosa stiamo facendo. Spesso facciamo poca attenzione a dettagli e cadiamo in errori frequenti, come l’assenza di tono nel parlare, l’approccio one-size-fits-all; il reagire anziché cercare il confronto, pensare di esser sempre capito, parlare anziché ascoltare (per approfondimenti Communication mistakes to avoid at all cost).

Ricordi il gioco del telefono senza fili?

Quante volte il messaggio iniziale è arrivato a conclusione del giro senza distorsioni? Zero! Utilizzo questo semplice gioco in alcune sessioni di formazione, come incipit per far capire quanto sia importante la comunicazione tra persone, team, organizzazioni.
Le interferenze e le interpretazioni differenti, aumentano quando la comunicazione non avviene più face-to-face e, considerando che il nostro modo di lavorare e collaborare sta radicalmente cambiando per effetto delle tecnologie digitali, immagina quanto possa esser facile comunicare male.
Lavoriamo ovunque perché la tecnologia ci permette di scegliere dove, quando e come, ma quando ci ritroviamo a fare una conference call con persone collegate da più posti e con device diversi, ecco che la comunicazione rischia di essere poco efficace. Soprattutto se consideriamo che almeno 1/3 delle persone dichiara di cedere al sonno nel frattempo.

Quali sono le 7 cose che le persone fanno in una conference call?

1. Chiamare da posti poco pratici e improponibili (toilet, treno, auto piena di bambini urlanti, spiaggia..), scollegandosi continuamente, e provare ad unirsi senza successo;
2. Non farsi vedere, oppure nascondersi e concentrarsi su altro, forse su altri progetti, forse su come organizzare il proprio weekend;
3. Dimenticarsi di mettere mute quando non si interagisce con gli altri;
4. Attendere in silenzio che l’ultimo si colleghi per iniziare la call;
5. Parlare uno sull’altro;
6. Inserirsi a metà conference call;
7. Mettersi in mute e condividere con i colleghi l’agonia della conference call.

Comprendi che, se questo avviene ogni volta che ci si chiama, il tasso di produttività è veramente basso.

Cosa fare per migliorare la comunicazione?

Le conference call sono diventate ormai parte integrante della comunicazione in azienda e la crescente tendenza allo Smart Working, spinge sempre più team a rivedere il proprio modo di collaborare. Da una parte, l’assenza di policy e regole su una corretta gestione delle conference call, dall’altra l’utilizzo di soluzioni tecnologiche poco performanti, sono aspetti della comunicazione che non possiamo assolutamente sottovalutare.
Una buona comunicazione guida la crescita. Una cattiva comunicazione la uccide.
È per questo motivo che occorre dare importanza alla comunicazione, partendo da soluzioni tecnologiche che possono ottimizzare una conference call. Recentemente sono stato invitato a partecipare ad un focus group che si svolgeva con più sedi collegate, ed ho scoperto RealPresence Group Series di Polycom, azienda leader in soluzioni di collaboration.
Qualità audio e video della conference call fantastica, grazie soprattutto alla tecnologia noiseblock che crea una bolla virtuale per isolare i rumori, interazione sui documenti eccezionale, visto che c’era un surface hub Microsoft collegato. Unico problema: caffè americano imbevibile.

Cosa hanno scelto alcune aziende?

BMC software e Hitachi hanno scelto di dedicare la giusta attenzione alla comunicazione da remoto e al miglioramento delle conference call. Entrambe hanno introdotto soluzioni Polycom (RealConnect, RealPresence Trio e RealPresence Centro per citarne alcuni), lavorando sull’esperienza dei team di lavoro e unificando le comunicazioni grazie all’integrazione con gli applicativi Microsoft.
Oltre ad una maggior chiarezza e naturalezza garantita dalle tecnologie scelte, BMC e Hitachi hanno evidenziato un sostanziale aumento della produttività, oltre alla notevole riduzione dei costi di viaggio e operativi (es: BMC ha constatato un 13% in meno rispetto all’anno precedente).
Sei mai riuscito a fare due conference call di seguito senza problemi? Vuoi migliorare la tua comunicazione in mobilità per la tua azienda, il tuo team e la tua produttività (e serenità)? Contattami a [email protected], insieme possiamo trovare la soluzione.