Cosa succede all'employee experience durante lo smart working?

In passato abbiamo già parlato dell’importanza di implementare in azienda una strategia di comunicazione in grado di fidelizzare il cliente interno e di creare sinergia e spirito di squadra nei diversi team. Come accade in qualunque altro contesto sociale, anche all’interno di un’organizzazione la comunicazione ha l’importante ruolo di creare una connessione tra le persone, mettendole nelle condizioni di conoscersi meglio, scambiare idee e opinioni e collaborare attivamente al conseguimento degli obiettivi comuni.
Ma come cambiano le logiche e i canali della comunicazione interna quando l’organizzazione avvia un progetto di Smart Working? Rispondiamo a questa domanda con Dario Saramin, Innovation Manager di Innext.

Come cambiano logiche e comunicazione interna in un progetto di Smart Working?

Q. Ciao Dario, grazie per la tua disponibilità. Puoi raccontarci il tuo punto di vista su com’è cambiato il modo di relazionarsi e di collaborare delle persone in questo periodo di Smart Working forzato? Lo ritieni un cambiamento reversibile?

Dario Saramin, Innovation Manager Innext

A. Tutti noi abbiamo vissuto dei cambiamenti più o meno “forzati” a causa del lockdown, ci siamo trovati costretti a cambiare il nostro modo di lavorare e abbiamo finalmente capito che è davvero possibile farlo “a distanza”.
In Italia lo Smart Working era riservato ad un numero ristretto di lavoratori e spesso veniva visto con scetticismo da parte dei datori di lavoro, mentre nel resto del mondo è una modalità già assodata.
Proprio in quest’ultimo anno abbiamo imparato una cosa fondamentale: ciò che la maggior parte delle persone erano abituate a fare in ufficio, si può fare tranquillamente da casa, risparmiando tempo (ad esempio quello impiegato per il tragitto casa-ufficio) e, magari, imparando a cambiare in meglio le proprie abitudini.
Dal mio punto di vista questo cambiamento è quasi sicuramente irreversibile. A conferma di ciò molte aziende hanno già attuato soluzioni più agili o adottato soluzioni ibride, mettendo ad esempio a disposizione delle persone alcune postazioni in coworking, oppure lasciando l’ufficio aperto alle risorse che ne abbiano la reale necessità, ma in totale sicurezza e senza alcun “obbligo di frequenza”.
In ogni caso, la vera differenza è rappresentata dalle scelte dell’azienda: per essere in grado di mantenere ingaggiati i dipendenti, sia tra di loro che con l’azienda stessa, quest’ultima deve predisporre strumenti che facilitino la collaborazione internamente, e soprattutto al di fuori.

Q. Secondo la tua esperienza, qual è il ruolo della comunicazione interna in un’azienda in Smart Working?

A. Il ruolo della comunicazione interna è fondamentale in questo tipo di contesto. Qualsiasi azienda può avere i migliori processi e strumenti per facilitare il lavoro in modalità smart, ma la vera sfida è riuscire a trasmetterne in modo efficace il valore anche ai dipendenti.
Inoltre, nello scenario che stiamo vivendo, la comunicazione interna ha il ruolo principe di far restare i dipendenti connessi con l’azienda e, soprattutto, mantenerli sempre coinvolti e motivati. Secondo la mia esperienza, una differenza fondamentale è data dal riuscire a veicolare il messaggio giusto, al giusto pubblico, nel giusto momento, e sul giusto touchpoint. Un grosso vantaggio che abbiamo in questo senso sono tutti gli strumenti digitali che ognuno di noi ha a disposizione.

Q. Proprio così: la tecnologia e il digitale ci aiutano a supplire alla presenza fisica. Tra i tool per la comunicazione interna c’è LumApps, piattaforma digitale per la comunicazione e la collaborazione. Ci puoi spiegare con qualche esempio come funziona e qual è il valore aggiunto di questo tool?

A. LumApps è un HUB che mette a disposizione degli employee tutto il loro ambiente di lavoro, integrando sia le classiche app che utilizziamo come base per lavorare (mail, calendari, Instant messaging, rubrica) che quelle più complesse o tipiche di ogni azienda, oltre agli strumenti tipici di una intranet ed appannaggio della comunicazione interna.
Provo a semplificare con un esempio. A Marzo, quando da un giorno all’altro tutti ci siamo trovati bloccati in casa, molte aziende hanno dovuto provare a risolvere un argomento che non era stato mai affrontato: far accedere alle applicazioni aziendali i dipendenti che non potevano andare in azienda o che non avevano un device aziendale.
In questo scenario, grazie a LumApps, gli utenti sono riusciti ad accedere ai loro strumenti di lavoro, lavorando in continuità (mandare email, utilizzare il CRM, l’ERP e tutte le varie Business App) da qualunque dispositivo. In più, l’azienda aveva a disposizione uno strumento ufficiale con cui comunicare direttamente con i dipendenti. Il tutto in totale sicurezza, in quanto la piattaforma è perfettamente compliant con tutti gli standard di sicurezza e il GDPR.
Sotto questo punto di vista direi che, il vero valore aggiunto di LumApps, rispetto ad altre piattaforme presenti sul mercato, è la semplicità d’accesso. Un unico HUB di lavoro al di fuori dell’azienda e, soprattutto, il poter garantire la sicurezza dei dati e delle informazioni aziendali per tutti i dipendenti, anche quelli che non hanno un device aziendale.

Q. In chiusura, ti chiediamo di dare ai lettori un tuo consiglio su come gestire e guidare efficacemente il cambiamento organizzativo che si verifica con il lavoro da remoto.

A. Questa è una domanda davvero difficile che non si può’ esaurire in così poco tempo. Tuttavia, se dovessi dare un consiglio direi che, al di là della scelta degli strumenti giusti, la cosa più importante è fare in modo di restare engaged con tutti i dipendenti.
Per farlo è necessario definire i processi in modo tale che non risultino semplicemente perfetti sulla carta, ma in modo tale che tengano conto della persona ed i suoi veri bisogni. Ma ogni persona è diversa dall’altra e ha necessità differenti, ed è per questo che bisogna costruire la giusta employee experience su cui innestare i processi e gli strumenti adatti per ogni categoria di utente.

Per approfondire questi temi, partecipa al webinar “What A Workplace – L’Employee Experience al centro della tua organizzazione” durante il quale capiremo come fare leva sull’employee experience per permettere alle persone di esprimere al massimo il proprio potenziale.