Consumerization dell’IT e Smart Working: intervista a Rob Janssen – Part 2/3

La serie di interviste sullo smart working concept continua. Questa volta Lukas Hartog ha parlato con Rob Janssen, program manager IT del Ministero degli Esteri in Olanda. Lukas intervista per Spremute Digitali i suoi colleghi project manager ed esperti di Smart Working olandesi. Lo scopo è quello di capire qual è la loro visione sullo Smart Working e come cercano di creare l’organizzazione del futuro.

Se vuoi leggere la prima parte dell’intervista a Rob Janssen, clicca qui: Part 1/3

L’uso di device di alta qualità è sempre più diffuso, per non parlare del fatto che, online, sono sempre più disponibili software di facile utilizzo. Questo ci porta a parlare di un fenomeno denominato Consumerization dell’IT. In quale modo la Consumerization ha modificato il rapporto interno ad un’azienda tra dipartimento IT e worker?
Di base il dipartimento IT tende a voler controllare ogni elemento del mondo digital. Tuttavia, oggi, in un’era dove si parla sempre più di Consumerization e i worker dispongono di tool online gratuiti e device più efficienti e veloci di quelli offerti in ufficio, non ha più senso parlare di un suo controllo totale sull’uso delle tecnologie interno ad un’azienda.
 
L’esistenza di sistemi “chiusi” fa sì che i worker inizino ad usare delle strutture esterne per lavorare. Per esempio preferiscono l’uso di Google Drive per la creazione di documenti oppure inviano file tramite l’indirizzo di posta elettronica Hotmail o Gmail. Mi viene da pensare, quindi, che non è più interessante far riferimento a quel sistema chiuso tradizionale. Sei d’accordo?
In un certo senso sì. Si tende a creare un fenomeno che mi piace chiamare “il bastione di sicurezza”: un’azienda tende ad avere massimo controllo su tutti i processi interni e, per evitare che le informazioni vengano veicolate esternamente, cerca di tenerle “dentro le mura”.
Io non considero assolutamente efficiente questo modus operandi. Con il cambiamento e l’innovazione è fondamentale diversificare l’informazione: ogni diverso tipo di informazione deve avere una politica diversa. I dipendenti hanno talmente tante possibilità tecnologiche a disposizione che diventa molto facile per loro eludere il sistema dell’organizzazione. Questo è un rischio che non deve essere sottovalutato. E se mettessimo su due piatti della bilancia i rischi derivanti dal diffondere le informazioni e quelli connessi al divieto di farlo, sicuramente sarebbero i secondi a danneggiare maggiormante il benessere delle aziende. La soluzione sta nel trovare il giusto equilibrio: imparare a dare fiducia e responsabilità ai propri dipendenti che potranno avere –  entro certi confini – dei margini di scelta. Dare fiducia è alla base dello Smart Working.
Quindi, sulla base di quanto detto, parallelamente al cambiamento del ruolo del dipartimento IT, ciascun professionista avrà maggiore consapevolezza in termini di funzionamento di tool e device. Non sarà più coinvolto l’helpdesk del dipartimento IT.
Esatto, ma, purtroppo, nell’ideologia comune degli esperti IT, i worker non sono considerati in grado di gestire il funzionamento dei gadget in questione.
Sei d’accordo con loro?
Assolutamente no. È un atteggiamento miope considerare i colleghi inesperti in ambito IT, senza fare le appropriate distinzioni.
Al dipartimento IT preferiscono assumere delle procedure tecniche che impediscano la veicolazione esterna delle informazioni, piuttosto che impegnarsi a trasferire la loro conoscenza con l’ausilio di campagne informatiche al fine di ridurre i rischi ed educare, per quanto possibile, i colleghi sul mondo IT. Un esempio interessante si ha in riferimento all’uso di Dropbox per i dati sensibili. Pur di evitare rischi, se ne rende impossibile l’uso in ufficio. È una pratica che non condivido.
E come devono comportarsi i professionisti?
Se il professionista desidera avere più responsabilità in ottica dello Smart Working Concept deve essere anche in grado di guadagnarsela.
Quello che abbiamo sempre osservato è, forse, la rappresentazione di un modo di comportarsi tipico della nostra società: in Olanda, a fronte di eccessi di dati e informazioni, ci rivolgiamo subito al governo, all’assicurazione o ad altro ente. No! Dobbiamo imparare ad essere più indipendenti nella gestione delle informazioni e ad essere più flessibili nell’acquisizione delle competenze.
Ognuno deve impegnarsi a comprendere l’uso dei device ed essere disposto ad acquisire maggiori competenze tecniche. Come? Con la curiosità e la sperimentazione.